ฉันจะล็อค Microsoft Word เพื่อปกป้องการสร้างแบรนด์ของเราได้อย่างไร

17

ฉันสร้างตราสินค้าองค์กรของเราอีกสองสามปีที่ผ่านมาและสร้างสิ่งที่ฉันคิดว่าเป็นเทมเพลต Word ที่ "ใช้งานง่าย" สำหรับสิ่งต่าง ๆ เช่นหัวจดหมายฟอร์มและเอกสารขนาดยาว เช่นเดียวกับที่เพื่อนร่วมงานของฉันตั้งใจพวกเขาอาจไม่เข้าใจใน Word และ / หรือคิดว่าพวกเขาเป็นอัจฉริยะที่สร้างสรรค์และมักจะจบลงด้วยการทำลายคู่มือแบรนด์และสไตล์ที่ฉันทำงานอย่างหนักเพื่อสร้าง ฉันพยายามล็อก Word แต่มันแปลกมากและทำให้ฉันปวดหัวมากเกินไปสำหรับคนที่จะเปิด Show / Hide หรือเรียนรู้วิธีการทำงานของ Word ฉันยังได้ลองใช้การฝึกอบรมเชิงรุกเกี่ยวกับวิธีการใช้ Word อย่างถูกวิธี แต่ก็ไม่ได้ผล ในโลกที่สมบูรณ์แบบฉันจะให้เอกสารทั้งหมดผ่านสำนักงานของฉันที่ฉันสามารถรับประกันการออกแบบของพวกเขาก่อนที่จะออกสู่สาธารณะ แต่นั่นเป็นไปไม่ได้ที่นี่

ใครช่วยแนะนำวิธีที่ดีที่สุดในการปกป้องแบรนด์ของเราและยังอนุญาตให้เพื่อนร่วมงานเขียนเอกสารของตัวเองได้? ซอฟต์แวร์ที่แตกต่างกันเวิร์กโฟลว์อะไร ???

branding microsoft-office

— Andy Shaffer
แหล่งที่มา

องค์กรใหญ่แค่ไหน

— e100

เราเป็นเขตโรงเรียนเทศบาล ผู้ใช้มากกว่า 200 คนในระดับเขต

— Andy Shaffer

9

มันเป็นปัญหานโยบายไม่ใช่เทคโนโลยีอย่างใดอย่างหนึ่ง

คุณควรมีเอกสารแนะนำลักษณะเอกลักษณ์ของแบรนด์บางประเภทที่แสดงการใช้องค์ประกอบภาพที่เหมาะสมและสิ่งที่ต้องทำและไม่ควรทำ

เทมเพลตสามารถให้เป็นมารยาท - แต่จะต้องมีนโยบาย: "สื่อการกระจายทั้งหมดจะต้องเป็นไปตามสไตล์คู่มือสื่อการตลาดทั้งหมดควรได้รับการตรวจสอบโดย [ใส่ชื่อหรือแผนกของคุณ] ก่อนที่จะลงนามสำหรับการผลิตและการจัดจำหน่าย ."

— DA01
แหล่งที่มา

2

และนโยบายจะต้องมีฟัน นั่นเป็นเรื่องของการเจรจากับระบบราชการระดับสูงที่คุณสามารถเข้าถึงได้ แต่มันต้องมาจากด้านบนหรือใกล้กับด้านบนสุดเท่าที่จะทำได้

— อลัน Gilbertson

ขอบคุณ DA01! ฉันเห็นด้วยอย่างยิ่งและได้แสดงสิ่งนี้ต่อหัวหน้าของฉัน เรากำลังต่อสู้และให้ความรู้ผู้บริหารระดับสูงอย่างต่อเนื่องเพื่อดูว่าความสำคัญของเราในองค์กรเป็นอย่างไรและที่สำคัญกว่านั้นคือคุณภาพและความสม่ำเสมอของอัตลักษณ์ทางสายตาของเรา การอยู่ในที่สาธารณะการต่อสู้นั้นต้องใช้เวลาสักครู่ ฉันคิดว่านั่นเป็นเหตุผลที่ฉันกำลังมองหาวิธีการแก้ปัญหาทางเทคโนโลยีซึ่งฉันสามารถใช้งานได้เร็วกว่าระบบราชการ ปัญหาอื่น ๆ ของฉันคือสำนักงานของฉันมีเพียง 2 คนเท่านั้นและไม่มีเงินมาขยายและครอบคลุมภาระงานในการพิสูจน์อักษรดังนั้นจึงเป็นวิธีแก้ปัญหาด้านเทคโนโลยีอีกครั้ง

— Andy Shaffer

โอ้อีกหนึ่งสิ่ง ฉันใช้คู่มือแนะนำสไตล์พร้อมกับแนะนำ แต่เรามีปัญหากับความสามารถของ Word ในหมู่ผู้ใช้ ไม่ใช่ว่าพวกเขาไม่ต้องการทำตามแนวทางของฉัน แต่พวกเขาไม่รู้ว่า ... เป็นอีกสาเหตุหนึ่งที่ทำให้ไม่สามารถทำตามได้

— Andy Shaffer

ปัญหาคือมันไม่ใช่ปัญหาของเทคโนโลยีดังนั้นการโยนเทคโนโลยีลงไปจะไม่ทำให้เกิดปัญหามากนักและถ้ามีอะไรจะเพิ่มประแจเข้ากับฟันเฟืองของระบบราชการมากขึ้น สำหรับความสามารถของซอฟต์แวร์เดสก์ท็อป ... เป็นปัญหาทุกที่ ... และคุณจะพบว่าเป็นเพียงข้อแก้ตัวสำหรับผู้ใช้ปลายทางในการค้นหาทางเลือกอื่น ๆ ในการใช้เทมเพลตที่ล็อคไว้ คุณมีงานของคุณที่ถูกตัดออกไปอย่างน่าเสียดาย : /

— DA01

7

ฉันเห็นด้วย 100% กับความคิดเห็นของ DA01 หากไม่มีอำนาจหน้าที่ใด ๆ ที่มาจากด้านบนความพยายามด้านเทคนิคใด ๆ ก็สามารถบ่อนทำลายได้

อย่างไรก็ตาม Word มีคุณสมบัติ "ป้องกันเอกสาร" ใน Office 2003 อนุญาตให้แก้ไขความคิดเห็นได้เท่านั้น ตั้งแต่ Office 2007 คุณสามารถสร้างฟอร์มและอนุญาตให้แก้ไขเฉพาะฟอร์ม ดูเหมือนว่าจะให้การควบคุมที่ดีพอสมควร แต่ฉันไม่แน่ใจว่าจะมีผลต่อการออกแบบของคุณอย่างไร (เช่นรูปแบบหลายหน้า ฯลฯ )

ฉันไม่รู้ว่าวิธีนี้ใช้ได้ผลในทางปฏิบัติ ฉันใช้ Protect Workbook / Worksheet ใน Excel ค่อนข้างสม่ำเสมอ (มีผลลัพธ์ที่ดี) แต่ฉันไม่เคยพยายามปรับใช้เอกสาร Word ที่มีการป้องกัน โชคดี!

คลิกที่ "ป้องกันเอกสาร" บนแท็บรีวิวริบบิ้นเพื่อรับกล่องโต้ตอบนี้:

ไดอะล็อกป้องกันเอกสาร

— Farray
แหล่งที่มา

1

มีประโยชน์ที่จะรู้ ฉันเกลียด "Ribbon" (อะไรก็ตามที่ขวางทางฉันหรือทำให้ฉันช้าลงอย่างรวดเร็ว) มากจนฉันติดกับปี 2003 เปลี่ยนลูกค้าที่เข้าใจเทคโนโลยีของฉันทำแบบเดียวกันดังนั้นมันจึงเป็นคนที่มีความท้าทายด้านเทคโนโลยี ในปี 2550 และ 2553 ตรงกันข้ามกับการวิจัย UX ที่ล้ำสมัยของ Microsoft รุ่นใหม่นั้นยากสำหรับคนที่ทำงานด้วยเพราะลักษณะ UI นั้นแตกต่างจากแอปพลิเคชันอื่นทั้งหมด

— อลัน Gilbertson

@Aan หนึ่งในสิ่งที่ดีเกี่ยวกับ ribbon คือตอนนี้ทุกอย่างมีแป้นพิมพ์ลัด ในเวอร์ชันเก่าบางรายการสามารถเข้าถึงได้ด้วยปุ่มลูกศรเมนูหรือเมาส์เท่านั้น

— Farray

1

คุณคิดอย่างนั้นหรือ? :) การปรับปรุง kbsc ย่อมมีคุณสมบัติสำหรับรางวัล "คุณสมบัติที่ค้นพบได้น้อยที่สุด" แน่นอนว่ามันไม่ได้กล่าวถึงในโฆษณา มันเป็นสิ่งหนึ่งที่จะขายฉันให้กับ UI ใหม่

— Alan Gilbertson

2

ตั้งค่าส่วนหัวและ / หรือส่วนท้ายของคุณตามต้องการ
แทรกตัวแบ่งอย่างต่อเนื่องในบรรทัดแรกของเอกสาร
สร้างส่วนที่เหลือของเอกสารของคุณตามที่ต้องการ
ป้องกันเอกสารเป็นรูปแบบตรวจสอบให้แน่ใจว่าส่วนแรก (ส่วนก่อนที่จะหยุดพักต่อเนื่องของคุณ) เป็นส่วนเดียวที่ได้รับการคุ้มครอง
บันทึกเอกสารของคุณ

— Ryan
แหล่งที่มา

1

เขียนเพื่ออะไร ส่งทางกายภาพหรือส่งทางอิเล็กทรอนิกส์?

การส่งมอบจริง - มีโฆษณาด้านบน / หัวจดหมายที่พิมพ์โดยสื่อสิ่งพิมพ์ จากนั้นให้พนักงานใช้งานชิ้นส่วนที่พิมพ์ไว้ล่วงหน้าในเครื่องพิมพ์สำนักงาน จัดหาเฟรมเวิร์กของ Word เท่านั้นเพื่อไม่ให้มีกราฟิกที่พิมพ์ไว้ล่วงหน้ามากเกินไป

การจัดส่งทางอิเล็กทรอนิกส์ - ฉันไม่คิดว่ามีสิ่งใดที่สามารถทำได้มากมาย Word คือ ... ดี ... Word

— สกอตต์
แหล่งที่มา

1

นี่อาจไม่ใช่ตัวเลือกสำหรับองค์กรขนาดเล็ก แต่ บริษัท ขนาดใหญ่สามารถใช้ระบบการเตรียมเอกสารในเวิร์กโฟลว์ได้

เนื้อหาจะถูกจัดทำผ่านชุดของรูปแบบหรือเพียงแค่โปรแกรมประมวลผลคำปกติ จากนั้นมันจะถูกส่งไปยังระบบการเตรียมเอกสารเช่น LaTeX, ConTeXt, Halibut ฯลฯ ซึ่งจะใช้แม่แบบที่เหมาะสมกับมัน

โซลูชัน ECM จำนวนมากมีฟังก์ชันประเภทนี้ คุณสามารถสแกนเอกสารทางกายภาพที่มีอยู่แล้วแปลงเป็นดิจิตอลและส่งออก PDF ที่สอดคล้องกับการสร้างแบรนด์ของคุณ

นอกจากนี้ผมยังไม่ได้พยายามนี้ แต่คาดคะเน InCopy และ InDesign สามารถนำมาใช้ในการดำเนินการขั้นตอนการทำงานที่มีการจัดการระหว่างนักออกแบบและการเขียนข้อความโฆษณาแม้ในองค์กรขนาดเล็ก

— หมิ่นพระบรมเดชานุภาพ
แหล่งที่มา

0

ใน Word 2010 คุณสามารถ จำกัด การแก้ไขเทมเพลตเพื่ออนุญาตการแก้ไขเนื้อหา (ไม่มีการเปลี่ยนแปลงรูปแบบ) ซึ่งจะช่วยได้มาก เปิด "ตรวจทาน" ในแถบเครื่องมือเลือก "จำกัด การแก้ไข" จากนั้นกำหนดค่าตามความต้องการของคุณ

— Scott Jones
แหล่งที่มา