บันทึกการแตกหักของทุกสิ่ง
มีกระทู้ใน Slashdot เมื่อเร็ว ๆ นี้เกี่ยวกับเอกสารเริ่มต้นซึ่งเป็นแรงบันดาลใจให้ฉันจดบันทึกความคิดเกี่ยวกับเอกสาร
ประเด็นสำคัญของฉันคือ:
หลักการ # 1: มันไม่เคยทำ
เอกสารเป็นความพยายามอย่างต่อเนื่องที่จะล้าหลังสิ่งที่อยู่ในการผลิต การเปลี่ยนแปลงจะทำแบบเฉพาะกิจสิ่งที่ย้ายไปรอบ ๆ หรือหยุดหรือให้บริการโดยการสุ่ม เอกสารจะไม่ติดตาม
คุณต้องขายคนที่ชำระค่าใช้จ่ายตามมูลค่าของเวลาที่ใช้ (และดังนั้นเงิน) ในการทำให้เอกสารที่ใช้อยู่เป็นปัจจุบัน บทสนทนาเหล่านี้มักจะเป็นเช่นนี้: "จำได้ว่าเมื่อฉันต้องใช้เงิน $ TIME เพื่อหาว่า $ THING แตกอย่างไรตอนที่ฉันทำเสร็จมีรายละเอียดทางเทคนิคนี้รายละเอียด $ THING เพื่อที่คนต่อไปจะมาไม่ได้ ต้องคิดให้ครบ "
คุณต้องทำมันแม้ว่าคุณจะไม่จบ
หลักการ # 2: สิ่งเดียวที่เลวร้ายยิ่งกว่าไม่มีเอกสารคือเอกสารผิด
นี่คือความจริงมากกว่าความจริงมากกว่าหลักการ เอกสารอาจทำให้คุณรู้สึกผิดว่ามีบางสิ่งที่อยู่ในสถานะที่รู้จักและหากมีสิ่งผิดปกติคุณสามารถเริ่มต้นทำงานได้โดยแก้ไข
เป็นสิ่งสำคัญที่ต้องรับทราบปัญหานี้
หลักการ # 3: คุณกำลังเขียนเอกสารสำหรับผู้สืบทอดของคุณ
ราคาต่อรองเป็น 95% ของสิ่งที่คุณทำเอกสารคุณจะไม่ต้องอ้างถึงอีกครั้ง เอกสารคือชุดของภูมิปัญญาสำหรับอนาคตไม่ใช่สำหรับคุณ ดังนั้นคุณต้องสมมติว่าผู้ชมของคุณรู้เพียงเล็กน้อยหรือไม่มีอะไรเกี่ยวกับลักษณะเฉพาะของสิ่งต่าง ๆ
และจะมีผู้สืบทอด ฉันไม่รู้เกี่ยวกับคุณ แต่ฉันไม่ได้วางแผนที่จะอยู่ในสภาพแวดล้อมที่เฉพาะเจาะจงเหล่านี้ไปตลอดชีวิตของฉัน โอกาสมาและไปและเมื่อพวกเขามาบางครั้งคุณก็ไป แต่ชีวิตก็ดำเนินไปตามคุณและคนที่ราบรื่นก็สามารถทำให้ชีวิตของคุณต่อไปได้ดีขึ้น ไม่เช่นนั้นคุณอาจมีกลุ่มลูกค้าเก่าที่พูดจาไม่สุภาพเกี่ยวกับคุณอย่างเงียบ ๆ ฉันชอบที่จะบอกว่ามันเป็น 50 คนเดียวกันที่ทำงานทุกที่ใน IT ในออตตาวาเพราะคุณวิ่งเข้าไปหาพวกเขาทุกที่ การช่วยให้ผู้สืบทอดของคุณอาจเปิดประตูให้คุณในอนาคต
ตอนนี้ในระดับหนึ่งมี "ตำหนิคนก่อน ๆ " อยู่เสมอเมื่อเกิดปัญหาขึ้น นั่นเป็นส่วนหนึ่งของธุรกิจ ฉันทำเอง แต่หลายต่อหลายครั้งเมื่อฉันได้ทำลายคนที่แต่งตัวประหลาดก่อนหน้านี้เป็นปัญญาอ่อนบางอย่างฉันได้เรียนรู้อย่างอื่นว่าเขาทำหน้าที่ของเขาด้วยกันจริง ๆ และรู้เพิ่มเติมเกี่ยวกับสิ่งที่เกิดขึ้นมากกว่าที่ฉันทำในเวลา
หลักการ # 4: "ทำไม" มักจะสำคัญกว่า "อย่างไร"
เมื่อมองไปที่ระบบส่วนใหญ่ของเราเริ่มคิดว่าทำไมทำไมถึงเป็นเช่นนี้ มีเหตุผลที่เฉพาะเจาะจงมากสำหรับตัวเลือกการกำหนดค่าที่เกิดขึ้น ในสถานการณ์เช่นนี้ "ทำไม" สั่งการ "อย่างไร" และคุณต้องทำให้แน่ใจว่าผู้อ่านเข้าใจปัญหาเฉพาะที่ได้รับการแก้ไขเมื่อตรวจสอบการสูบบุหรี่ยังคงเป็นทางออกของคุณ
หลักการ # 5: มันจะต้องง่ายหรือคุณจะไม่ทำมัน
ซึ่งหมายความว่าคุณจะต้องตระหนักถึงเครื่องมือของคุณเช่นเดียวกับผู้ที่จะใช้เครื่องมือของคุณ
การปรับปรุงสิ่งต่าง ๆ ให้เป็นเรื่องง่าย หากคุณต้องใช้ความพยายามใด ๆ คุณจะพบข้อแก้ตัวที่จะหลีกเลี่ยงเมื่อทำได้ดีที่สุดซึ่งจะเกิดขึ้นทันทีหลังการเปลี่ยนแปลง
หากเครื่องมือของคุณไม่ใช่เรื่องง่ายที่ผู้อื่นจะใช้พวกเขาจะไม่ใช้มัน สิ่งนี้สามารถทำให้หมดกำลังใจอย่างยิ่งในสภาพแวดล้อมของทีมเนื่องจากยิ่งทีมมีโอกาสมากขึ้นคุณจะพบกับสมาชิกในทีมที่ไม่ชอบเครื่องมือที่คุณเลือก
ส่วนตัวฉันชอบวิกิสำหรับเอกสาร อย่างไรก็ตามปัญหาคือวิกิไม่ได้บังคับโครงสร้างให้กับคุณดังนั้นโครงสร้างจะต้องถูกกำหนดจากภายนอก สิ่งนี้นำไปสู่ความขัดแย้งเสมอเพราะบางคนมีความคิดที่ดีกว่า / ต่างออกไป
ในบางแห่งฉันได้ใช้เอกสาร Word และ Visio "เผยแพร่" เป็น PDF ด้วย PDF "ล่าสุด" ที่ถือว่ามีสิทธิ์ นี่เป็นสิ่งที่ดีที่คุณมีคอลเลกชันที่คุณสามารถมอบให้นายจ้าง / ผู้สืบทอดของคุณ PDF หากลงวันที่อย่างถูกต้องสามารถให้บันทึกทางประวัติศาสตร์ของสิ่งที่เกิดขึ้นแม้ว่าคนที่ไม่ง่ายที่จะสำรวจ มันไม่ดีเลยที่ฉันไม่ชอบ Word หรือ Visio และถูกบังคับให้ต้องทำความเข้าใจพื้นฐานของเครื่องมือเหล่านี้เพื่อสื่อสารความคิดอย่างมีประสิทธิภาพ
นายจ้างปัจจุบันของฉันกำลังเล่นกับความคิดเกี่ยวกับเอกสาร Word ในพอร์ทัล Sharepoint เราแค่ต้องดูว่าเราไปได้ไกลแค่ไหน