จะปรับโครงสร้างแผนกไอทีขนาดเล็กนี้ได้อย่างไร [ปิด]

ตลอด 2 ปีที่ผ่านมาพี่ชายและฉันเป็นผู้ดูแล "แผนกไอที" ของ บริษัท ครอบครัวของเรา เราไม่สามารถอุทิศเวลาทั้งหมดนี้ให้กับเราเพราะเราอยู่ในวิทยาลัยและเรายังมีโครงการและสิ่งที่ต้องทำ

โครงสร้างพื้นฐานของแผนกของเราในขณะนี้ประกอบด้วยตัวเราเองและผู้ให้บริการด้านไอทีภายนอก การตั้งค่านี้ไม่ทำงานตามที่เราต้องการ บริษัท นี้เรียกเก็บเงินจากเราประมาณ 650 USD / เดือนและเราไม่รู้สึกว่าบริการที่พวกเขาให้นั้นคุ้มค่ากับเงินที่จ่าย

ตัวอย่างเช่นพวกเขาส่งผู้ชายหนึ่งครั้งต่อสัปดาห์เพื่อทำการดูแลรักษาเครื่องคอมพิวเตอร์และพวกเขา "จัดการ" เซิร์ฟเวอร์ของเราจากระยะไกล อย่างไรก็ตามฉันมักจะขอให้พวกเขารายงานเกี่ยวกับการทำงานระยะไกลของพวกเขาและพวกเขาไม่เคยทำมันเลยนอกจากนี้ฉันยังยืนยันในการจัดทำโครงสร้างอย่างชัดเจนบนกระดาษ (วิกิ) กลยุทธ์การสำรองข้อมูลและเช่นนั้น แต่ก็ยังไม่มีผลลัพธ์

อย่างที่คุณบอกเราเป็นคนที่เบื่อหน่ายกับคนเหล่านี้ สิ่งที่เราต้องการทำตอนนี้คือลบบุคคลนี้ออกและจ้างช่างเทคนิคและให้เขาดำเนินการตามขั้นตอนบางอย่างเช่นการสำรองข้อมูลการบริหาร Active Directory การจัดการไฟร์วอลล์ ฯลฯ ... สิ่งที่ฉันต้องการคือคำแนะนำเกี่ยวกับวิธีการจัดโครงสร้างกระบวนการแผนกของเรา งาน.

นี่คือการตั้งค่าปัจจุบันของเรา:

• พีซีประมาณ 20 เครื่อง
• ประมาณ 20 โทรศัพท์ IP
• 2 เซิร์ฟเวอร์ที่มีเครื่องเสมือน (เซิร์ฟเวอร์ Windows)
• 1 เซิร์ฟเวอร์ที่มีเครื่องหมายดอกจัน (ใช้ Elastix)
• 1 เครื่องสำหรับไฟร์วอลล์ (ใช้แก้ให้หายยุ่ง)
• 1 NAS และ HD ภายนอกบางอย่างสำหรับการสำรองข้อมูล
• การสมัครสมาชิกหนึ่งรายการกับ iBackup.com สำหรับการสำรองฐานข้อมูล MS SQL
• Google Apps สำหรับบริการอีเมล

คุณแนะนำอะไร (ทรัพยากรข้อมูลซอฟต์แวร์) สำหรับ:

• โครงสร้างแผนกไอทีขนาดเล็ก อะไรคือสิ่งที่เราอาจจะขาดหายไป
• การจัดการ NAS และข้อมูลสำรอง (พิจารณา JungleDisk สำหรับการสำรองข้อมูลนอกสถานที่)
• ตรวจสอบสถานะเซิร์ฟเวอร์จากระยะไกล
• การบำรุงรักษาทั่วไปบนพีซี
• ซอฟต์แวร์ป้องกันไวรัสสำหรับพีซีและเซิร์ฟเวอร์

บริษัท นี้เรียกเก็บเงินจากเราประมาณ 650 USD / เดือนและเราไม่รู้สึกว่าบริการที่พวกเขาให้นั้นคุ้มค่ากับเงินที่จ่าย

$ 650 / mo เป็นถั่ว พนักงานประจำจะเสียค่าใช้จ่าย 5 เท่าที่ต่ำสุด - มากถึง 8 เท่าหรือมากกว่านั้นโดยเฉพาะอย่างยิ่งเมื่อคุณพิจารณาถึงสิทธิประโยชน์อุปกรณ์ภาษีเงินเดือนและพื้นที่สำนักงานในการผสมผสาน จากทิศทางอื่น ๆ ที่เป็นธุรกิจที่ปรึกษาทั่วไปมีแนวโน้มที่จะเสียค่าใช้จ่ายมากขึ้นกว่า $ 100 ต่อชั่วโมง อาจมีมากขึ้นอาจน้อยกว่านี้ขึ้นอยู่กับตำแหน่งของคุณ แต่ก็ไม่ถูก ใช้ $ 100 / ชม. เป็นตัวอย่างคุณจะเห็นว่าพวกเขาใช้จ่ายน้อยกว่า 2 ชั่วโมงต่อสัปดาห์โดยรวมในธุรกิจของคุณ แม้ว่าพวกเขาจะให้อัตราพิเศษบางอย่างแก่คุณเพราะธุรกิจรับประกันที่มากที่สุดคือ 3 หรือ 4 ชั่วโมงต่อสัปดาห์

ในองค์กรขนาดของคุณคุณอาจเชื่อว่าคุณไม่ต้องการคนเต็มเวลาของคุณเองและถ้าคุณไม่รู้สึกว่าคุณมีรายรับ $ 650 ต่อเดือนนั่นก็เป็นเรื่องดี เพิ่งเข้าใจว่าตัวเลือกอื่น ๆ มีแนวโน้มที่จะมีค่าใช้จ่ายมากขึ้นไม่น้อย อาจจะมากขึ้น

ดังนั้นสิ่งแรกที่ต้องทำคือนั่งลงและคิดออกว่าคุณคิดว่าบริการไอทีของคุณจำเป็นต้องใช้เวลาเท่าไรในแต่ละสัปดาห์ในแง่ของความสนใจการเฝ้าติดตามการบำรุงรักษาและการวางแผน หลังจากนั้นให้หาวิธีที่ดีที่สุดในการชำระเงิน ดูเหมือนว่าฉันจะราคา $ 650 คุณจะได้รับข้อเสนอที่ดีงามจากผู้ให้บริการปัจจุบันของคุณ หากคุณตัดสินใจว่าคุณต้องการ 12 ชั่วโมง / สัปดาห์และตอนนี้คุณเพียงจ่ายเงิน 4 คุณอาจพบว่าผู้ให้บริการปัจจุบันของคุณมีความเต็มใจและสามารถให้บริการที่คุณต้องการหลังจากที่คุณเริ่มจ่ายเงินให้พอที่จะพิสูจน์การใช้จ่ายแบบนั้น ของเวลากับมัน คุณยังฟังดูเหมือนว่าคุณแค่ต้องการหยุดพักอย่างสะอาดและไม่เป็นไร ในกรณีนี้คำแนะนำของฉันคือไม่เผาสะพานเมื่อคุณทำการเปลี่ยนแปลง

ในที่สุดชิ้นเดียวที่ฉันคิดว่าคุณหายไปในโครงสร้างพื้นฐานปัจจุบันของคุณคือระบบตั๋วที่ดีสำหรับการขอความช่วยเหลือ ฉันจะไม่ออกไปหาอะไรเลยจนกว่าคุณจะรู้ว่าคุณจะทำงานกับใครและใครจะดูแลระบบ พวกเขาจะมีซอฟต์แวร์ที่พวกเขารู้จักดีอยู่แล้วและอาจต้องการใช้หรือสามารถสนับสนุนได้ดีกว่า

ก่อนอื่น Joel นั้นถูกต้อง: สำหรับฝ่ายไอทีที่มีความสามารถคุณกำลังมองหาค่าใช้จ่ายที่สูงขึ้น ตลาดล่างสุดของตลาดไอทีนั้นเต็มไปด้วยผู้คนที่เรียนรู้ด้วยตนเองที่ทำงานจากที่บ้าน ราคาเป็นสิ่งที่ดี แต่การใส่ใจในรายละเอียดความเป็นมืออาชีพและความมั่นคงไม่ได้อยู่ที่นั่นและมีแนวโน้มที่จะทำสิ่งต่าง ๆ ในแบบของฉันแทนที่จะเป็นไปตามแนวปฏิบัติที่ดีที่สุด พูดอีกอย่างคือยิงให้ถูกที่สุดและคุณมักจะจบลงด้วยการเลี้ยงวัว

คุณควรจะสามารถหา บริษัท ให้การสนับสนุนด้านไอทีในท้องถิ่นที่จะให้การสนับสนุนสภาพแวดล้อมแบบราคาคงที่ในระยะเวลาที่เฉพาะเจาะจงแก่คุณ ตัวอย่างเช่นสัญญา 6 เดือนสำหรับ 25 ชั่วโมงการสนับสนุนด้านสิ่งแวดล้อมต่อเดือนซึ่ง 10 ชั่วโมงเป็นการทำงานระยะไกลที่ทำภารกิจบำรุงรักษา x / y / z 5 ชั่วโมงสร้างรายงานรายเดือน 10 ชั่วโมงทำงานนอกสถานที่ จำเป็นต้องใช้ ทำงานนอกสถานที่เกินค่าใช้จ่ายนี้ที่ x ต่อชั่วโมง

เป็นการดีที่คุณต้องการ บริษัท ที่เสนอซอฟต์แวร์ช่วยเหลือตนเอง (เราใช้Beetilมันเยี่ยมมาก) และคุณจะได้รับข้อมูลเข้าสู่ระบบโดยไม่ต้องเรียกใช้ด้วยตนเอง

สิ่งสำคัญที่ควรมองหาจากผู้ให้บริการสนับสนุนของคุณ:

• โซลูชันช่วยเหลือบนเว็บที่ให้คุณเข้าสู่ระบบสร้างตั๋วตรวจสอบความคืบหน้า ฯลฯ
• การรายงานการสำรองข้อมูลที่ใช้งานอยู่และเรียกคืนการทดสอบเป็นส่วนหนึ่งของกำหนดการบำรุงรักษา (เช่นการเรียกคืนจากการสำรองข้อมูลทุกๆ 6 เดือนเพื่อตรวจสอบว่าถูกต้อง) สิ่งนี้น่าจะง่ายสำหรับโฮสต์เสมือนของคุณเนื่องจากคุณสามารถกู้คืนไปยัง VM ชั่วคราวโดยไม่มีค่าใช้จ่ายเพิ่มเติมด้านฮาร์ดแวร์
• รายงานที่กำหนดส่งมอบพร้อมรายการเฉพาะในรายการ (เช่นสถานะแพตช์เซิร์ฟเวอร์ / สถานะสถานะ AV, รายงานชั่วโมง)

คุณมีปัญหามากมาย แต่เป็นเรื่องของการจัดการมากกว่าด้านไอที สิ่งที่คุณอธิบายไว้คือหายนะที่รอให้เกิดขึ้นและหากเกิดขึ้นธุรกิจก็อาจจะล้มเหลว ข้อมูลสำรองที่คุณไม่สามารถควบคุมได้นั้นไม่ใช่ข้อมูลสำรองที่สามารถเชื่อถือได้และอาจไม่มีอยู่จริง

ทำธุรกิจด้วยตัวเองและเป็นที่โปรดปราน คุณและพี่ชายของคุณต้องหยุดแกล้งทำเป็นว่าคุณเป็นคนไอทีและทำให้โครงสร้างพื้นฐานด้านไอทีของธุรกิจอยู่ในมือของคนที่รู้ว่าพวกเขากำลังทำอะไรอยู่

ออกแบบแผนที่จะทำให้มั่นใจว่าธุรกิจของคุณจะได้รับการตอบสนอง ซึ่งรวมถึงกลยุทธ์การสำรองข้อมูลที่เหมาะสมและการบำรุงรักษาคอมพิวเตอร์และระบบ ฉันจะต่อต้านแฟชั่นปัจจุบันและแนะนำให้คุณใช้การสำรองข้อมูลทางกายภาพเท่านั้นไม่ใช่อัปโหลดไปยัง "คลาวด์" การสำรองข้อมูลจะต้องดำเนินการนอกสถานที่ด้วย

ธุรกิจจำนวนมากเกินไปถูกพับเก็บหลังจากเกิดภัยพิบัติเนื่องจากไม่สามารถกู้คืนข้อมูลได้ สถิติแสดงให้เห็นว่าแม้แต่ บริษัท ที่มีการสำรองข้อมูลที่ดีก็ยังตกอยู่ในอันตรายจากการถูกทำลายภายในปีแรกหลังจากเกิดภัยพิบัติ

ธุรกิจอยู่ใกล้ที่ขนาดใหญ่พอที่จะต้องการคนไอทีแบบเต็มเวลา ฉันทำงานให้กับ บริษัท ที่ค่อนข้างใหญ่กว่าและถ้าไม่ใช่สำหรับโครงการเขียนโปรแกรมของฉันฉันก็ไม่มีอะไรจะทำอย่างน้อย 90% ของเวลา นี่คือสิ่งที่ฉันแนะนำให้คุณทำ

• สร้างแผนที่เหมาะสมในสิ่งที่บุคคล / บริษัท จะทำและสิ่งที่จำเป็นต้องใช้เอกสาร
• จัดระเบียบให้มีบุคคลอย่างน้อยหนึ่งคนในสถานที่ประกอบธุรกิจโดยมีอีกคนหนึ่งทำหน้าที่เป็นข้อมูลสำรองเพื่อดำเนินการกับส่วนทางกายภาพของการสำรองข้อมูลรายวัน เช่นสลับเทปฮาร์ดไดรฟ์ (yuk!) หรืออะไรก็ตามที่จะใช้
• ลบตัวคุณเองออกจากการมีส่วนร่วมโดยตรง แต่อาจมีบทบาทการตรวจสอบมากขึ้นเพื่อให้แน่ใจว่ามีการปฏิบัติตามขั้นตอนทั้งหมด
• กำจัดผู้รับเหมาปัจจุบันของคุณและหาคนที่พร้อมที่จะทำงานภายในพารามิเตอร์ที่คุณกำหนดไว้

ผู้รับเหมาควรจะสามารถทำเกือบทุกอย่างจากระยะไกล แต่ควรเตรียมพร้อมที่จะมีสถานะทางกายภาพเป็นและเมื่อจำเป็นซึ่งไม่ได้อยู่ในตารางโดยพลการ ไม่มีอะไรผิดปกติหรือชั่วร้ายเกี่ยวกับการทำงานจากระยะไกล ฉันจะพูดต่อไปว่าคนที่ไม่สามารถทำงานในแบบนั้นไม่ใช่คนที่คุณต้องการ

หากผู้รับเหมาจำเป็นต้องใช้เวลามากกว่าสองสามชั่วโมงต่อสัปดาห์ในระบบของคุณทั้งที่พวกเขากำลังไร้ความสามารถหรือคนอื่นกำลังทำสิ่งที่ผิดอย่างร้ายแรงดังนั้นให้แน่ใจว่าผู้รับเหมาพร้อมที่จะรักษาบันทึกไม่ใช่แค่สิ่งที่พวกเขาทำ แต่ยัง ชั่วโมงที่ใช้ทำมัน