ฉันเป็นหุ้นส่วนในการทำสัญญา / บริการให้คำปรึกษาสามคนตั้งแต่เดือนมิถุนายน 2004 เราแต่ละคนทำงาน "บัญชี" ของเราเองเป็นหลักอย่างไรก็ตามเราจำเป็นต้องเก็บรักษาเอกสารสำหรับกันและกันเพื่ออนุญาตให้ "ล้มเหลว" ระหว่างพันธมิตร ลูกค้าของเราส่วนใหญ่มีเจ้าหน้าที่ไอทีภายในบางคนหลายคนทำงานบำรุงรักษาแบบวันต่อวันและเราจำเป็นต้องสื่อสารเอกสารกับพวกเขาอย่างมีประสิทธิภาพเช่นกัน
พันธมิตรทั้งสองของฉันมีข้อได้เปรียบ (ถ้าคุณเรียกสิ่งนี้ได้) ว่าได้ทำงานเป็นพนักงานภายใต้ บริษัท อื่นและด้วยเหตุนี้พวกเขาทั้งคู่จึงได้รับการปลูกฝังจากวิธีการทำสิ่งต่าง ๆ ของฉัน ความมั่นคงที่เข้มงวด (ในกรณีที่สิ่งต่าง ๆ ชัดเจน) ระหว่างการกำหนดค่าของลูกค้าเป็นสวรรค์ เห็นได้ชัดว่าผลิตภัณฑ์มีการเปลี่ยนแปลงดังนั้นเราจึงต้องหารือเกี่ยวกับผลิตภัณฑ์ / รุ่นใหม่ ฯลฯ และตัดสินใจเกี่ยวกับกลยุทธ์การกำหนดค่าที่สอดคล้องกันก่อนที่เราจะปรับใช้ สิ่งนี้จะไม่ขยายไปสู่ บริษัท ขนาดใหญ่ แต่จริงๆแล้วฉันเห็นว่าเป็นคุณสมบัติแทนที่จะเป็นข้อบกพร่อง (ฉันจะไม่เริ่มพูดคุยเกี่ยวกับ บริษัท "บริการที่มีการจัดการ" ที่ใหญ่กว่าด้วย "วิศวกร" ของพนักงานและแนวโน้มที่น่ากลัวสำหรับการแก้ปัญหาแบบครั้งเดียว "ครึ่งทาง" และความไม่สอดคล้องระหว่างลูกค้า ... > smile <)
ฉันใช้ความรุนแรงกับ "สารยึดที่หวั่น" ฉันไม่เคยเห็นเอกสารทางกายภาพที่อัปเดตมาก่อน ฉันคิดว่ามันเสียเงินของลูกค้าในการใช้เวลาในการทำสำเนาเอกสารจริง ฉันอยากจะใช้เวลามากในการหาวิธีสร้างเอกสารตามข้อมูล "สด" จากการเรียกใช้การกำหนดค่า
ตัวอย่างเช่นฉันจะไม่รักษาสเปรดชีตของข้อมูลที่อยู่ IP อย่างแน่นอน นั่นคือสิ่งที่ DHCP และ DNS (ดูด้านล่างสำหรับเฉพาะ) หากสิ่งเหล่านั้นไม่ทำงานเรามีปัญหาใหญ่
เรามีลูกค้าร้องขอสิ่งต่าง ๆ เช่น "สร้างเอกสารที่แสดงการกำหนดค่านโยบายกลุ่มของเราทั้งหมด" และฉันได้ขุดในส้นเท้าของฉันและปฏิเสธที่จะทำ ข้อเสนอที่ทำซ้ำของฉัน (ซึ่งทำงานจนถึงตอนนี้) คือการแนะนำลูกค้าให้รู้จักกับเครื่องมือการดูแลระบบที่สามารถให้ "บริการตนเอง" หรือใช้ซอฟต์แวร์เพื่อสร้างเอกสารที่เป็นมิตรกับลูกค้าตามความต้องการ
เราพยายามอย่างหนักที่จะพิถีพิถันในการสะกดคำด้วยภาษาอังกฤษแบบเรียบง่าย ตัวอย่างเช่นผู้ติดต่อด้านไอทีที่ไม่ใช่ด้านเทคนิคสามารถตรวจสอบการเป็นสมาชิกกลุ่ม Active Directory ของคอมพิวเตอร์และดูสิ่งต่างๆเช่น "ซอฟต์แวร์ - ติดตั้ง Microsoft Office 2010 Pro" และ "นโยบายกลุ่ม - การจัดส่ง Kiosk คอมพิวเตอร์อัตโนมัติเข้าสู่ระบบ" ไม่ใช้เอกสารใด ๆ เพื่ออธิบายความหมายของสิ่งเหล่านั้น
นี่คือข้อมูล "สด" ที่เราใช้:
การจัดสรรที่อยู่ IP ทั้งหมดจะถูกเก็บไว้ในเซิร์ฟเวอร์ DHCP ซึ่งรวมถึงอุปกรณ์ที่ได้รับการแก้ไขด้วยสแตติก (เช่นที่ระบุไว้ในความคิดเห็น) MAC และที่อยู่ IP สามารถสอบถามได้อย่างง่ายดายโดยสคริปต์หรือด้วยตนเองและตามคำจำกัดความข้อมูลต้องเป็นข้อมูลล่าสุดหากมีการใช้ในการผลิต
ทุกอย่างได้รับชื่อและบันทึก PTR ใน DNS โฮสต์ส่วนใหญ่ยังได้รับบันทึก HINFO สิ่งที่ต้องการคำอธิบายแบบละเอียดจะได้รับระเบียน TXT
การใช้ฟิลด์ "บันทึกย่อ" มากมายและเป็นไปได้ทุกที่ที่เป็นไปได้ - Active Directory, คำอธิบายคอมพิวเตอร์, คำอธิบายโฟลเดอร์ที่ใช้ร่วมกัน ฯลฯ นอกจากนี้เรายังอธิบายและชัดเจนกับสิ่งต่าง ๆ เช่นชื่อกลุ่มความปลอดภัย
ความคิดเห็น / ข้อสังเกตในการกำหนดค่าเครือข่ายเกียร์ (ความคิดเห็นเกี่ยวกับ ACLs, คำอธิบายเกี่ยวกับพอร์ต, ตำแหน่ง SNMP / ข้อมูลการติดต่อ, ตัวอย่างเช่น)
ฉันค่อนข้างลบความคิดของการจัดเก็บข้อมูลแบบอิสระในสิ่งต่าง ๆ เช่นไฟล์ข้อความ wikis ฯลฯ โครงสร้างทำให้การค้นหาดี เมื่อใดก็ตามที่ฉันสามารถใช้กลไกจัดเก็บข้อมูลที่มีโครงสร้างเพื่อทำงานให้ฉันได้ (แม้ว่าจะหมายความว่าฉันต้องเขียนซอฟต์แวร์เพื่อสืบค้น) ฉันชอบมัน ความคิดเห็นที่ฉันสามารถแยกออกจากไฟล์การกำหนดค่าฐานข้อมูลและอื่น ๆ จะชนะฉันเสมอเมื่อวางกับเอกสารที่สร้างขึ้นด้วยตนเองที่จะล้าสมัยเกือบจะในทันที
เมื่อเราต้องเก็บข้อมูล "แบบฟรีฟอร์ม" เราจะใช้ที่เก็บ SVN ของเราเอง มันมีบิตและชิ้นส่วนของเอกสารแบบคงที่ที่เราสร้างขึ้นในช่วงหลายปีที่ผ่านมาทั้งหมดที่ยื่นโดยลูกค้า เราใช้ SVN มาตั้งแต่ปี 2004 และใช้งานได้ดีในฐานะเครื่องมือการทำงานร่วมกันสำหรับเรา เรามีสกีมาฐานข้อมูลเวอร์ชัน, สคริปต์ดูแลระบบ, การสำรองข้อมูลวัตถุนโยบายกลุ่ม ฯลฯ ฉันพยายามตรวจสอบทุกอย่างที่ฉันสามารถทำได้ในการควบคุมเวอร์ชัน
มันง่ายมากที่จะค้นหาการชำระเงินของฉันด้วยเครื่องมือการจัดทำดัชนีตามระบบแฟ้ม ฉันรู้ว่าเราแต่ละคนมีที่เก็บอย่างน้อยหนึ่งสำเนาที่สมบูรณ์พร้อมให้เราใช้งานได้ตลอดเวลา นอกจากนี้เรายังทำให้ที่เก็บข้อมูลสามารถเข้าถึงได้ผ่าน WebDAV ที่ผ่านการตรวจสอบความถูกต้องผ่าน SSL ในกรณีที่เราต้องเข้าถึงข้อมูลที่เก็บไว้ที่นั่นและมีการเข้าถึงเบราว์เซอร์เท่านั้น
เราไม่เคยถูกขอให้ทำ แต่เรายินดีที่จะสร้างบัญชีบนเซิร์ฟเวอร์ SVN เพื่ออนุญาตให้ลูกค้าเช็คเอาต์และโต้ตอบกับไฟล์ของตนเอง (ถ้าพวกเขามีทรัพยากรภายในที่มีความโน้มเอียงมาก ) เราใช้รูปแบบที่ได้มาตรฐานในการจัดเก็บเอกสารลูกค้าแบบคงที่ (เอกสารสิทธิ์ใช้งานซอฟต์แวร์บันทึกการซื้อ ฯลฯ ) ที่อธิบายได้ด้วยตนเอง
นอกจากพื้นที่เก็บข้อมูล SVN แล้วเรายังโฮสต์อีเมลของเราด้วยตนเอง อีเมลขาเข้า / ขาออกทั้งหมดถูกเก็บถาวรตั้งแต่โดเมนของ บริษัท เริ่มได้รับอีเมล มันสามารถใช้ได้ในขณะที่บันทึก BSMTP ไปยังพันธมิตรเพื่อการอ้างอิง (และโดยส่วนตัวฉันพบว่ามันมีค่ามาก) สถานการณ์ไม่เคยเกิดขึ้น แต่ฉันรู้ว่าเรายินดีที่จะให้ลูกค้าเข้าถึงบันทึกการติดต่อใด ๆ ถึง / จากพนักงานของพวกเขาหากพวกเขาเคยถาม การตกแต่งการสื่อสารภายในระหว่างคู่ค้าจะยากขึ้นเพราะเราอาจอ้างอิงลูกค้าหลายรายในข้อความเดียวกัน (เราน่าจะดีกว่าเกี่ยวกับสิ่งนั้น แต่เราไม่เคยเป็น)
รหัสผ่านเป็น "หูด" ที่สำคัญในกระบวนการของเรา เรากำลังใช้ที่เก็บข้อมูล "รหัสผ่านที่ปลอดภัย" เป็นรายบุคคล (พร้อมชุดค่าผสมที่ไม่ซ้ำกัน) สำหรับลูกค้าแต่ละรายเพื่ออนุญาตให้แชร์ไฟล์ที่ปลอดภัยกับลูกค้า เราเก็บรหัสผ่านหลักสำหรับไฟล์ที่ปลอดภัยทั้งหมดไว้ในไฟล์ที่ปลอดภัยอื่นโดยมีคู่ค้าที่รู้จักเท่านั้น ส่วนนี้ต้องการงานจริงๆ ฉันคิดว่าเราต้องการให้ลูกค้าแต่ละรายเป็นโฮสท์ประจำตัวบนไซต์โดยใช้แอปพลิเคชันรหัสผ่านที่มีผู้ใช้หลายคน (มีหลักฐานการตรวจสอบและอื่น ๆ ) แต่เราได้เริ่มต้นแนวคิดนี้มาเกือบ 10 ปีแล้ว .
บันทึกการติดตามเวลาของเรามีรายละเอียดอย่างพิถีพิถันและมอบให้กับลูกค้าในรูปแบบอิเล็กทรอนิกส์ใด ๆ ที่พวกเขาต้องการ (ซึ่งจนถึงจุดนี้เป็นข้อความ ASCII และ PDF) ลูกค้าจะได้รับเวลาเริ่ม / หยุดในแต่ละเหตุการณ์ที่เรียกเก็บเงินได้และคำอธิบายอย่างละเอียดของงานที่ทำ เราพิจารณาบันทึกการบริการเหล่านี้มีค่ามากภายในเพราะพวกเขาทำให้เราทันต่อเหตุการณ์ที่เกิดขึ้นในเว็บไซต์ลูกค้าของพันธมิตร ในกรณีที่มีปัญหาบันทึกเหล่านี้ให้ความรู้เกี่ยวกับปัญหาก่อนหน้านี้และการแก้ปัญหาทั้งหมดที่เราพบในช่วงหลายปีที่ผ่านมา ฉันไม่ละอายที่จะบอกว่าฉันได้แก้ไขปัญหาให้กับลูกค้ารายหนึ่งโดยการค้นหาบันทึกย่อที่ฉันลืมเขียนให้กับลูกค้ารายอื่นเมื่อหลายปีก่อน
เอกสารประกอบการผลิตที่รวดเร็วและระมัดระวัง: ที่ "งานเก่า" ของฉัน (ทำงานกับคนอื่นเมื่อหลายปีก่อน) บริษัท ได้ดำเนินการทางกฎหมายกับลูกค้าที่ไม่ได้จ่ายเงิน เราลงเอยด้วยการทำธุรกิจแบบฟ้องร้องจากลูกค้าที่ไม่ได้ชำระเงิน บันทึกภายในและอีเมลของเรา: ลูกค้าได้รับหมายศาลและถูกปลดออกจากตำแหน่งต่อหน้าศาล ประสบการณ์นั้นสอนฉันมากมายเกี่ยวกับการไม่เก็บสิ่งใดไว้ในสื่อกลางที่คุณไม่ต้องการให้เป็นแบบสาธารณะ
ฉันได้เขียนอีเมลที่มีคำและวลีเลือกใช้ (erm) เกี่ยวกับความผิดหวังของฉันกับลูกค้ารายนี้และ "วิศวกร" คนอื่น ๆ ที่ บริษัท ของฉัน ต้องมีการตรวจสอบอย่างถี่ถ้วนเกี่ยวกับสิ่งเหล่านี้ในศาลเปิดไม่ใช่สิ่งที่ฉันชอบเลย
เมื่อเราเริ่มต้นธุรกิจปัจจุบันพันธมิตรเห็นพ้องว่าเรคคอร์ดที่แก้ไขทั้งหมด (อีเมล, ข้อความ, ข้อความเสียง, ไฟล์ในพื้นที่เก็บข้อมูล SVN, บันทึกการทำงานในตัวติดตามเวลาและอื่น ๆ ) จะได้รับการพิจารณาว่า หากพวกเขาไม่เคยตั้งใจจะจบลงในมือของลูกค้า นี่เป็นเรื่องยากที่จะทำและรับวินัยจำนวนมาก แต่ฉันคิดว่ามันคุ้มค่า แน่นอนว่าเราต้องการฉายภาพความเป็นมืออาชีพให้กับลูกค้าของเราและการใช้ชีวิตเป็นวิธีที่ทำได้ ฉันจะไม่อายอย่างแน่นอนเมื่ออยู่ในห้องพิจารณาคดีอีกครั้ง