วิธีปฏิบัติที่ดีที่สุดสำหรับโครงสร้างโฟลเดอร์ธุรกิจคืออะไร

12

เราเคยมีแนวโน้มที่จะมีโฟลเดอร์แผนก (การขายการตลาดและอื่น ๆ ) ด้วยการแชร์เพียงครั้งเดียวจากนั้นเพิ่มโฟลเดอร์ที่อยู่ด้านล่างเฉพาะกิจนี้และเมื่อต้องการ

มันยุ่งไปหน่อย - ฉันได้รับมอบหมายให้สร้าง 'ลำดับชั้นของโฟลเดอร์'

ใครบ้างมีแนวทางปฏิบัติที่ดีที่สุดสำหรับวิธีการจัดโครงสร้างโฟลเดอร์หรือไม่?

เรากำลังเรียกใช้ SBS2011 บนเซิร์ฟเวอร์ไฟล์ปัจจุบัน

windows best-practices directory

— jidl
แหล่งที่มา

6

หากมีความจริงข้อหนึ่งที่ฉันพบในการจัดระเบียบองค์กรให้ผู้อื่นเป็นแบบนี้พวกเขาเกิดมาสกปรกและจะตายก่อนที่ฉันจะเปลี่ยน ในการตอบสนองนี้ฉันมีโฟลเดอร์แผนกในการแบ่งปัน ภายใต้ว่าพวกเขาสร้างสิ่งที่พวกเขาต้องการ ทุกเดือนสคริปต์ "ล้างข้อมูล" โฟลเดอร์โดยย้ายทุกอย่างที่ไม่ได้แก้ไขใน 6 เดือนไปยังโฟลเดอร์ย่อย "เก่า" สิ่งนี้ทำให้โฟลเดอร์แผนกไม่สามารถควบคุมได้อย่างสมบูรณ์

— Chris S

สคริปต์ของคุณแยกแยะระหว่าง "เข้าถึงวันที่" และ "แก้ไขวันที่" หรือไม่?

— jidl

ไม่มีสิ่งใดแตะ "วันที่เข้าถึง" มากเกินไปมันไม่ใช่การแสดงที่ถูกต้องในครั้งล่าสุดที่เปิดไฟล์

— Chris S

17

ใครบ้างมีแนวทางปฏิบัติที่ดีที่สุดสำหรับวิธีการจัดโครงสร้างโฟลเดอร์หรือไม่?

อย่า

เชื่อฉันคุณไม่ต้องการเป็นเจ้าของลำดับชั้นของโฟลเดอร์สำหรับแผนกใด ๆ (ยกเว้นอาจเป็นของคุณเอง) คุณไม่ทราบว่าสิ่งที่พวกเขาต้องการคืออะไรไม่มีความรู้หรือประสบการณ์ของแผนกอื่น ๆ เพื่อเลือกที่ดีและไม่ต้องการเป็นภารโรงไฟล์ของ บริษัท

และถ้าคุณคิดว่าพวกเขาทำเลอะเทอะมันก็ไม่มีอะไรเทียบได้กับความยุ่งเหยิงที่คุณทำ ฉันรู้ว่าคุณบอกว่าคุณได้รับมอบหมายให้ทำสิ่งนี้ แต่สิ่งที่ดีที่สุดที่คุณสามารถทำได้เพื่อตัวคุณเองคือการไม่ได้รับการร้องขออย่างรวดเร็ว นี่เป็นตัวอย่างของการตั้งค่าให้ล้มเหลว - ไม่ว่าคุณจะทำอย่างไรบางคนกำลังมีปัญหากับมันและบ่นเกี่ยวกับคุณหรือเพราะคุณ

แนวทางปฏิบัติที่ดีที่สุดคือแท้จริง "[หัวหน้าแผนก] นี่คือแผนกของคุณคุณต้องรับผิดชอบโครงสร้างและการอนุญาตต่ำกว่าระดับนี้ตั้งค่าให้เหมาะสมที่สุด

— HopelessN00b
แหล่งที่มา

คำตอบที่ยอดเยี่ยม แต่มันก็ดูไม่ชัดเจนเกี่ยวกับปัญหาใหญ่ที่แท้จริง องค์กรจำนวนมากที่ฉันจัดการด้วยไม่สามารถตกลงได้คือถ้าการอนุญาตนี้ควรอยู่ในระดับนี้และต่ำกว่าหรือต่ำกว่าระดับนี้ นั่นคือการตัดสินใจที่สำคัญที่ต้องมาจากคนที่มี C ในชื่อของพวกเขา

— Tim Brigham

1

@TimBrigham รายละเอียดฉันปล่อยให้คนอื่นทุกที่ที่เป็นไปได้ การแชร์ให้ทุกคนได้รับอนุญาตจากแผนกและหากพวกเขาต้องการการอนุญาตที่แตกต่างกันในโฟลเดอร์ด้านล่างพวกเขาสามารถตั้งค่าเองได้ การเป็นภารโรงสิทธิ์ในลำดับชั้นของโฟลเดอร์ที่ซับซ้อนนั้นไม่ดีไปกว่าการเป็นภารโรงไฟล์หลังจากทั้งหมด

— HopelessN00b

2

ไม่มี "หนึ่งขนาดพอดีกับทุกคน" แต่ฉันอยากจะแนะนำให้คนอื่นคิดว่าจะเก็บสิ่งต่าง ๆ ไว้ใกล้กับจักรวาลทางกายภาพมากที่สุด เมื่อฉันเห็นคนที่มี 10 โฟลเดอร์ hiearchy ลึกแล้วฉันรู้ว่าพวกเขาไม่มีเงื่อนงำสิ่งที่พวกเขามีไฟล์และไม่เคยพบอะไร

ใน "ชีวิตจริง" คุณมี:

File Cabinets
  --> Drawers
        --> Folders
            --> Documents

เก็บไว้เช่นนั้นในไฟล์คอมพิวเตอร์ ซ้อนกันไม่เกิน 3-4 โฟลเดอร์

หมวดหมู่อาจเป็นไปตามวันที่หรือตามหัวเรื่องทั้งนี้ขึ้นอยู่กับประเภทของไฟล์ ชื่อไฟล์จะมีชื่อแบบ yyyy-mm-dd-subjectoffile.ext

— ETL
แหล่งที่มา

2

ฉันไม่มีโชคที่จะให้ผู้ใช้ปฏิบัติตามโปรโตคอลการตั้งชื่อไฟล์ ฉันเคยคิดว่าจะมีโครงสร้างที่ค่อนข้างแบนและจากนั้นใช้แท็กเพื่อช่วยในการค้นหาที่มีประสิทธิภาพ - ใครบ้างที่โชคดีกับวิธีการนี้

— jidl