ขึ้นอยู่กับโครงการที่ฉันกำลังดำเนินการฉันอาจต้องเข้าร่วมประชุมเพิ่มเติมกับผู้มีส่วนได้ส่วนเสียภายในหรือฝ่ายจัดการด้านเทคนิคใน บริษัท ลูกค้า
ในระหว่างการประชุมเหล่านี้จะมีคำถามสองสามข้อที่อาจเกิดขึ้นได้อย่างหลีกเลี่ยงไม่ได้:
ในแต่ละกรณีคุณจะตอบคำถามเหล่านี้ได้อย่างไร มีเคล็ดลับหรือกลอุบายใด ๆ เกี่ยวกับการมีอำนาจที่เหลือในขณะที่ยังคงซื่อสัตย์อยู่?
คำตอบ:
a) ฉันจะค้นหาคำตอบของสิ่งนี้จากผู้รับผิดชอบโครงการนั้นและติดต่อคุณภายในสองวันถัดไป
b) นี่เป็นจุดที่ดีขอบคุณสำหรับการเพิ่ม ฉันไม่ได้คิดถึงเรื่องนี้ แต่จะทำและกลับมาหาคุณภายในสองวัน
c) คุณหมายถึงอะไรจริง ๆ เกี่ยวกับเรื่องนี้เพราะมันดูเหมือนจะไม่สอดคล้องกับความเข้าใจในโครงการของฉัน
แน่นอนว่าเป็นเพียงตัวอย่าง แต่ถ้าคุณอ่านความหมายเบื้องหลังสิ่งเหล่านั้นล้วนเกี่ยวกับการจัดการความคาดหวังและทำให้พวกเขารู้สึกเป็นส่วนหนึ่งของกระบวนการ หรือที่เรียกว่ากล้าแสดงออกอย่างเหมาะสม
คุณพูดถึงคำถามสามประเภท:
ก) คุณไม่ทราบคำตอบ:บอกพวกเขาว่าฉันไม่รู้คำตอบ แต่คุณจะพบคำตอบ จากนั้นเขียนคำถาม / ข้อกังวลของพวกเขาและกลับไปหาพวกเขาอย่างรวดเร็ว
b) คุณไม่ได้คิดถึงเหตุผลใดเหตุผลหนึ่ง:บอกพวกเขาว่าเป็นแนวคิดที่น่าสนใจ จากนั้นจดบันทึกและติดตามผลอย่างรวดเร็ว
c) คุณคิดว่าไม่เกี่ยวข้องหรือไม่อยู่ในขอบเขตของการประชุมปัจจุบัน:คำตอบนี้ซับซ้อนกว่า ถ้ามันไม่เกี่ยวข้องกับโครงการทั้งหมดลองบอกพวกเขาเบา ๆ ว่ามันไม่เกี่ยวข้อง แต่ทำอย่างระมัดระวังเพราะคุณไม่รู้ว่าทำไมพวกเขาถึงนำมันขึ้นมา ถ้ามันเกี่ยวข้องกับโครงการ แต่ไม่เกี่ยวข้องกับการประชุม บอกพวกเขาว่าคุณจะผ่านมันไปยังคนที่ใช่ จากนั้นจดบันทึกและติดตามอย่างรวดเร็ว
เมื่อคุณได้รับประสบการณ์ในโครงการปัญหาความอับอายจะเป็นไป เมื่อคุณได้รับประสบการณ์มากขึ้นในการทำงานคุณจะสามารถจัดการกับคำถามประเภทนี้ได้ดีขึ้น
เรื่องนี้เกิดขึ้นกับทุกคนเป็นครั้งคราวไม่ว่าจะมีประสบการณ์หรือเตรียมการอย่างไร ความซื่อสัตย์เป็นนโยบายที่ดีที่สุดในสถานการณ์เหล่านี้ซึ่งหมายความว่าการยอมรับว่าคุณไม่มีคำตอบ คุณจะมีความน่าเชื่อถือมากขึ้นในระยะยาวมากกว่าถ้าคุณพยายามที่จะเผชิญหน้ากับมัน
คำถามเฉพาะ:
(a) ถ้าคุณไม่รู้คำตอบแทนที่จะแค่ยักไหล่ของคุณสิ่งสำคัญคือทำให้คนที่คุณเข้าใจในสิ่งที่พวกเขาถามและคุณสามารถออกไปและค้นหา คุณอาจต้องการจัดทำไทม์ไลน์และแนวคิดเกี่ยวกับงานที่เกี่ยวข้องหากมีแนวโน้มว่าจะต้องมีการยกของหนัก
(b) หากคุณไม่ได้คิดเรื่องนี้อีก เช่นเดียวกับข้างต้นเพียงแจ้งให้พวกเขาทราบและกลับไปหาพวกเขา
(c) หากคุณคิดว่าคำถามไม่เกี่ยวข้องคุณควรพูดอย่างมีเหตุผลว่าทำไมถึงเป็นเช่นนั้น เป็นไปได้มากที่พวกเขาไม่ได้ตระหนักว่ามันไม่เกี่ยวข้อง หากคุณทำงานกับผู้เชี่ยวชาญพวกเขาจะยอมรับว่าไม่เกี่ยวข้องหากคุณให้หลักฐาน / เหตุผลและเมื่อตรวจสอบกับพวกเขาคุณอาจค้นพบว่ามันเกี่ยวข้องกัน
คำแนะนำข้างต้นเป็นคำแนะนำที่ดีมากและทำงานได้ดีในบริบทส่วนใหญ่ เช่นเดียวกับผู้ตอบแบบสอบถามคนอื่น ๆ ที่ระบุว่าสิ่งนี้เกิดขึ้นได้โดยเฉพาะอย่างยิ่งถ้าคุณกำลังนำเสนอแนวคิดต่อคนฉลาดและมองหาคำติชมหรือข้อเสนอแนะของพวกเขา (ตัวอย่างเช่นพยายามระดมทุนสำหรับการเริ่มต้น)
อย่างไรก็ตามคุณตอบสนองคุณต้องการบรรลุผลบางสิ่ง:
ในขณะที่ข้อเสนอแนะมีประโยชน์อย่างแน่นอนรูปแบบการออกแบบที่ยอดเยี่ยมสำหรับคำถามนี้ทำงานดังนี้:
โดยทั่วไปการทำความเข้าใจ "ทำไม" พวกเขากำลังถามอะไรบางอย่างจะช่วยให้คุณเลือกการติดตามที่ดีที่สุดและทำให้แน่ใจว่าพวกเขารู้สึกว่าได้ยินและเข้าใจ
จากประสบการณ์ของฉันหนึ่งในสาเหตุที่พบบ่อยที่สุดของการอภิปรายนอกกรอบหรือคำถามที่คุณไม่ได้เตรียมไว้คือการประชุมที่ไม่มีวาระ การเรียกประชุมเป็นการประชุมที่มีความชัดเจนเสมอ หากการประชุมควรตัดสินใจบางอย่างควรระบุไว้อย่างชัดเจนในระเบียบวาระการประชุมและควรสะท้อนให้เห็น (และรับทราบ) ในรายงานการประชุมหรือบันทึกที่ส่งหลังจากการประชุม
หากผู้คนยืนยันว่าจะเรียกประชุมโดยไม่มีวาระให้นำเรื่องนี้มาด้วยและแนะนำว่าจะมีประสิทธิภาพมากขึ้น หากวิธีนี้ไม่ได้ผลให้พูดคุยกับหัวหน้าของคุณด้วยแรงบันดาลใจว่าเวลาของคุณกำลังสูญเปล่าอย่างไม่มีประสิทธิภาพ หากคุณรู้สึกว่าสามารถหนีไปได้ (โดยไม่ได้รับความประสงค์ที่ไม่ดี) อย่าลังเลที่จะเริ่มการประชุมที่ไม่มีระเบียบวาระการประชุมทันที ฉันต้องใช้วิธีนี้สองสามครั้งเมื่อสิ่งต่าง ๆ ออกไปจากมือ
ฉันไม่ได้เห็นสิ่งนี้พูดถึง แต่สิ่งที่แย่ที่สุดที่คุณสามารถทำได้คือพยายามลองพวกมัน มันยุติธรรมเสมอที่จะตอบสนอง:
ก) คุณไม่ทราบคำตอบของการ
ตอบสนอง: "ไม่ทราบ แต่ฉันจะหาคำตอบ"
b) คุณไม่ได้คิดถึงเหตุผลใดเหตุผลหนึ่งหรืออีก
คำตอบ: "หัวเรื่องไม่เคยเกิดขึ้นฉันจะทำการวิจัยและกลับมาหาคุณ"
c) คุณคิดว่าไม่เกี่ยวข้องหรือไม่อยู่ในขอบเขตของการ
ตอบสนองการประชุมปัจจุบัน: "เราควรหารือเรื่องนี้ในการประชุมอื่น"