มีวิธีใดที่จะแสดงข้อดีของการแก้ปัญหาฐานข้อมูลและแอปพลิเคชันให้กับเพื่อนร่วมงาน

ฉันทำงานใน บริษัท ที่มีสเปรดชีต Excel อยู่ทุกที่ ในฐานะที่เป็นเพื่อนร่วมงานของฉันไม่ใช่โปรแกรมเมอร์ฉันมั่นใจว่าพวกเขาไม่ได้ไตร่ตรองว่าอาจมีวิธีการจัดการข้อมูลที่ดีขึ้น / ง่ายขึ้น / มากขึ้น ตามธรรมชาติแล้วฉันสนับสนุนแอปพลิเคชันที่สามารถใช้ประโยชน์จากคุณสมบัติที่คุณพบในฐานข้อมูลเชิงสัมพันธ์และส่วนหน้าแบบโต้ตอบซึ่งปรับให้เหมาะกับความต้องการของเวิร์กโฟลว์ต่างๆที่กระจายอยู่ในสเปรดชีตที่แตกต่างกันในปัจจุบัน

ปัญหาที่ฉันมีคือฉันได้พยายามอธิบายข้อดีของระบบดังกล่าวให้กับฝ่ายต่างๆ แต่ขาดการเขียนพวกเขาตั้งแต่เริ่มต้นฉันมีเวลายากที่จะโน้มน้าวใจพวกเขาหรือแม้กระทั่งเปิดเผยให้หญ้าสีเขียว โดยทั่วไปผู้คนเข้าใจ Excel (แม้ว่าพวกเขาจะไม่ใช่ผู้ใช้ที่ทรงพลัง) แต่อาจจะคลุมเครือทั้งหมดเมื่อคำว่า 'ฐานข้อมูล' ปรากฏขึ้นหรือคุณเริ่มพูดถึง 'รหัส'

ใครบ้างที่สามารถแนะนำวิธีการโดยมีหลักฐานว่าเวิร์กโฟลว์ได้รับการปรับปรุงโดยเปลี่ยนจากสเปรดชีตเป็นแอปพลิเคชันจริงหรือไม่

เมื่อผู้คนจัดการข้อมูลมีสามวิธีที่แตกต่างกันในการเพิ่มมูลค่า:

1. คอมพิวเตอร์
2. การจัดเก็บและค้นคืน
3. การส่งต่อและการแบ่งปัน

สำหรับการคำนวณในระดับเลขคณิตอย่างง่ายคุณจะไม่สามารถเอาชนะ Excel ได้ แม้ว่าคุณจะเป็นโปรแกรมเมอร์ที่มีประสบการณ์ แต่คุณสามารถสร้างสเปรดชีตได้ในเวลาไม่นานที่คุณจะเขียนและดีบักโปรแกรมคอมพิวเตอร์ คุณสามารถจัดกลุ่มข้อมูลลงในตารางและใช้ฟังก์ชั่นการค้นหาเพื่อรับประโยชน์บางอย่างที่คุณได้จากการสืบค้น ตารางสาระสำคัญและคุณสมบัติการทำกราฟทำให้ข้อมูลสรุปง่ายและสะดวก

สำหรับการจัดเก็บและดึงข้อมูลในระดับไฟล์ / เอกสาร Excel นั้นมีประโยชน์เทียบเท่ากับ MS Word หรือ MS Access สำหรับการดึงที่ระดับแบบสอบถาม SQL, MS Access ทำงานได้ดีกว่า Excel อย่างมากแม้ว่า Access จะถูก จำกัด อย่างรุนแรงเนื่องจากคุณจะรู้ว่าคุณเคยเปรียบเทียบ Access กับ DBMS ที่มีความแข็งแกร่งทางอุตสาหกรรมหรือไม่

สำหรับการแบ่งปันข้อมูล Excel มีความสำคัญอย่างยิ่ง ร้านค้าส่วนใหญ่ที่นำ Excel มาใช้โดยการติดต่อนั้นประสบปัญหา ณ จุดนี้ คำถามของคุณแสดงให้เห็นว่านี่เป็นกรณีที่ร้านค้าของคุณ

มีปัญหาหลายประการในการแนะนำฐานข้อมูลในสถานที่ที่ไม่พร้อมสำหรับฐานข้อมูล หนึ่งคือการเมือง ผู้ที่จัดรายการสเปรดชีตของพวกเขาอาจรู้จักปัญหาที่เกิดขึ้นกับระบบ แต่พวกเขายินดีอย่างยิ่งกับการควบคุมที่พวกเขามีต่อข้อมูลชิ้นเล็ก ๆ ของพวกเขาเอง คุณสามารถคาดหวังการต่อต้านได้หากคุณพยายามที่จะทดแทนการจัดการและการควบคุมจากส่วนกลางสำหรับโซลูชันการกระจายอำนาจที่มี บางส่วนของความต้านทานนั้นเป็นธรรม

อีกประการหนึ่งคือค่าใช้จ่ายของฐานข้อมูล ตามที่ได้มีการระบุไว้แล้วในการตอบสนองอื่นข้อเสียของฐานข้อมูลอาจมีมากกว่าข้อดี

อีกประการหนึ่งคือความน่าเชื่อถือของฐานข้อมูล คนที่ใส่ข้อมูลลงในฐานข้อมูลมักจะทำเช่นนั้นเพราะมันเป็นงานของพวกเขาหรืออาจจะได้รับบางสิ่งบางอย่างเพื่อตัวเองเช่นการสั่งซื้อสินค้าบนเว็บไซต์ พวกเขาไม่ทำสิ่งนี้ออกจากจิตวิญญาณของชุมชน อย่างน้อยก็ไม่มาก หากไม่มีอินพุตที่ดีฐานข้อมูลจะไม่ได้รับความน่าเชื่อถือ

วิธีแก้ปัญหาที่ฉันกำลังทำงานอยู่ตอนนี้ที่ไซต์ที่มีสเปรดชีตกำลังเป็นที่สนใจคือการสร้างฐานข้อมูลต้นแบบใน MS Access มีข้อเสียที่ชัดเจนเกี่ยวกับเรื่องนี้: ผู้คนอาจเรียนรู้สิ่งที่ผิดเกี่ยวกับฐานข้อมูลสิ่งที่พวกเขาจะต้องเรียนรู้ที่จะวิวัฒนาการในภายหลัง ฉันคิดว่าฟีเจอร์การรายงานของ Access ยังขาดอย่างมาก และหากคุณกำลังคิดถึงผู้ใช้ที่ใช้งานพร้อมกันคุณต้องคิดให้ดีกว่า Access แม้ว่า Access จะกำลังดำเนินการอยู่

ฉันชอบสามสิ่งเกี่ยวกับการเข้าถึง: มันง่ายรวดเร็วและราคาถูกในการผลิตต้นแบบดั้งเดิม แทบไม่มีเส้นโค้งการเรียนรู้โดยเฉพาะถ้าคุณเข้าใจการวิเคราะห์ข้อมูลและองค์ประกอบของตารางแล้ว

ประการที่สองเป็นการข่มขู่น้อยกว่า DBMS ที่รวมศูนย์ขนาดใหญ่ เมื่อผู้ใช้แสดงวิธีเปิดตาราง Access ในมุมมองตารางเพียงแค่คลิกที่ตารางผู้ใช้จะไม่กลัวตาราง และความจริงที่ว่าไฟล์เดียวเก็บข้อมูลคำจำกัดความของข้อมูลและแอปพลิเคชันทำให้ทุกอย่างง่ายขึ้นสำหรับผู้ที่ไม่คิดในแง่ของระบบ

ประการที่สามมันเล่นได้ดีกับ Excel และ Word การคัดลอกตารางหรือแบบสอบถามลงในสเปรดชีต Excel นั้นง่ายเพียงแค่คลิกที่ปุ่ม

ก่อนที่ฉันจะไปถึงจุดนี้ได้ฉันต้องเอาชนะทัศนคติที่ไม่เหมาะสมที่ฉันมีเกี่ยวกับการเข้าถึง ไม่ใช่เซิร์ฟเวอร์ SQL หรือ Oracle แต่มันมีประโยชน์ใช้ตราบใดที่คุณเข้าใจข้อ จำกัด

ต้องบอกว่าทั้งหมดนี้คุณจะต้องเผชิญกับงานที่ยิ่งใหญ่เมื่อถึงเวลาต้องย้ายร้านค้าของคุณจากฐานข้อมูล Access จำนวนน้อยไปยังฐานข้อมูลรวมขนาดใหญ่ที่มีการจัดการอย่างมืออาชีพและทรัพยากรที่ใช้ร่วมกัน

ฉันต้องการเพิ่มความคิด / ความคิดบางอย่างให้กับคำตอบที่ดีของ @ WalterMitty

เขาพูดถูกว่ามันขึ้นอยู่กับวัตถุประสงค์ของไฟล์ Excel ฉันจะเพิ่มอย่างไรก็ตามหากพวกเขามีกฎที่ซับซ้อนและข้อมูลคุณสามารถคิดเกี่ยวกับการใช้ประโยชน์จากพลังของเครื่องมือกฎ เอ็นจินกฎต่างๆเช่นDrools , OpenRulesหรือOpenL Tabletsช่วยให้คุณใช้ไฟล์ Excel สำหรับจัดเก็บกฎทางธุรกิจและ (อย่างน้อยสำหรับ Drools ที่ฉันรู้) เพื่ออัปเดตกฎเหล่านี้ได้ทันที

มันเป็นวิธีที่ยอดเยี่ยมสำหรับคนที่มีใจธุรกิจที่ต้องควบคุม ... ธุรกิจของพวกเขาและแยกธุรกิจออกจากดาต้าซึ่งเป็นงานของคุณหรืออย่างน้อยก็เป็นหน้าที่ของแผนกไอที ฉันคิดว่านักธุรกิจจะยอมรับว่าการจัดเก็บการบำรุงรักษาและการสำรองข้อมูลควรถูกนำออกจากไหล่ของพวกเขา คุณควรทำให้พวกเขาหวาดกลัวเล็กน้อยโดยใช้ส่วนสำรองในความเป็นจริง:

• จะเกิดอะไรขึ้นถ้าฮาร์ดไดรฟ์ของผู้นั้นเสียชีวิตในทันใด
• จะเกิดอะไรขึ้นหากไฟล์เกิดความเสียหายลบลบรีเซ็ตโดยไม่ตั้งใจ
• หากเราย้ายไปที่ Excel 2013 จาก Excel 2007 ทุกอย่างจะไม่เป็นไร

ทีนี้ถ้าคุณไปทางนั้นลองคิดถึงความจริงที่ว่าถ้าคุณเพิ่มฐานข้อมูลมันจะเป็นหน้าที่ของคุณในการรักษาสุขภาพและความซื่อสัตย์ของพวกเขา นั่นคือคุณควรเข้าใจวิธีการหรือ / และเตรียมโครงสร้างพื้นฐานด้านไอทีของคุณสำหรับการสำรองข้อมูล แม้ว่าจะไม่ซับซ้อนเท่าฐานข้อมูลของ Oracle หรือของ IBM แต่Microsoft Access สามารถสร้างการสำรองข้อมูลได้ (แต่ฉันไม่แน่ใจว่าสิ่งนี้สามารถทำงานอัตโนมัติ)

สุดท้าย แต่ไม่ท้ายสุดถ้าพวกเขายอมรับอย่าลืมว่าคุณต้องมีใครคนหนึ่งในการวิเคราะห์ข้อมูลทางธุรกิจตั้งฐานข้อมูลเตรียมแผนการย้ายถิ่นอนุญาตให้นักธุรกิจส่งแผนวิวัฒนาการ ฯลฯ ขึ้นอยู่กับปริมาณของข้อมูล มันอาจจะเป็นโครงการด้านไอทีที่มีขนาดบางและคุณมักจะเป็นผู้รับผิดชอบสำหรับมัน รั้งตัวเอง! :-)

เมื่อคุณพยายามโน้มน้าวใจผู้คนเกี่ยวกับข้อดีของการใช้ระบบที่แตกต่างคุณควรหลีกเลี่ยงการพยายามโน้มน้าวพวกเขา

ฉันรู้ว่ามันฟังดูแปลกมาก

แต่สิ่งที่ฉันหมายถึงคือ:

คนชอบใช้ระบบปัจจุบัน มันใช้งานได้สำหรับพวกเขา มันใช้งานง่ายและรวดเร็วในการเปลี่ยนแปลง ในการโน้มน้าวผู้คนให้ใช้ระบบอื่นให้ปฏิบัติเหมือนเป็นผู้ใหญ่

จัดโครงร่างของโปรและคอนของ excel และวิธีการฐานข้อมูล อธิบายผลกระทบระยะสั้นและระยะยาวของแต่ละคน หากคุณสามารถพูดถึงประโยชน์ทั้งหมดของทั้งสองและยังคงชักชวนให้คนเปลี่ยนคุณก็มีข้อโต้แย้งที่น่าเชื่อถือเพียงพอ กุญแจสำคัญคือให้พวกเขาตัดสินใจว่าวิธีฐานข้อมูลนั้นดีกว่าโดยขึ้นอยู่กับข้อเท็จจริงและแนวคิดที่คุณนำเสนอ

ปัญหาที่เรามีคือแผ่น excel ที่แตกต่างกันมีจุดประสงค์ที่แตกต่างกัน แต่มีที่อยู่ติดต่อเดียวกัน จากนั้นเมื่อผู้ติดต่อเปลี่ยนที่อยู่ของพวกเขามันจะยากที่จะประสาน excel ทั้งหมดและในขณะที่ที่อยู่ของพวกเขาถูกเปลี่ยนใน excel แผ่นที่ 1 เขาจะยังคงได้รับจดหมายเพราะแผ่น excel 2 ไม่ได้รับการปรับปรุง

เราแก้ไขปัญหานี้ด้วยฐานข้อมูลกลางของลูกค้า

ฉันทำงานให้กับองค์กรที่มีสเปรดชีตอยู่ทั่วสถานที่ส่วนใหญ่เป็นเพราะทรัพยากรไอทีถูกทับถมอย่างสิ้นหวัง พวกเขาจะย้ายสิ่งนี้ไปยังแอปพลิเคชันหากเป็นไปได้ - เป็นไปไม่ได้

หนึ่งในสิ่งที่ฉันทำหลังจากฉันออกจากองค์กรนั้นได้สร้างเครื่องมือสำหรับสร้างโปรแกรมบำรุงรักษาตาราง C # / SQL Server จากสเปรดชีต Excel จะถือว่าส่วนหัวคอลัมน์เป็นชื่อคอลัมน์สำหรับวัตถุประสงค์ในการสร้างตารางและการติดฉลากฟิลด์ อย่างไรก็ตามนี่เป็นตราสารดิบ มันจบลงด้วยการใช้สิ่งที่ไม่มีอะไรเกี่ยวข้องกับ Excel

ปัญหาที่เราพบเจอมีหลายประเภท:

• การตรวจสอบความถูกต้อง: เมื่อกฎการตรวจสอบมีความซับซ้อนผู้คนจะต้องรักษาขั้นตอนไว้ในหัว เป็นไปได้ที่จะออกแบบสเปรดชีตโดยใช้คำว่า 'if' ทั่วทุกแห่งตราบใดที่ผู้คนเข้าใจว่าการทำงานเหล่านี้เป็นอย่างไร

• การแชร์: ตามที่อื่น ๆ หากคนคนหนึ่งมีสเปรดชีตแชร์เครือข่ายเปิดอยู่สำหรับการอ่าน / เขียนผู้ใช้คนอื่นสามารถอ่านได้เท่านั้น เราไม่ได้อยู่ที่จุดที่เราสามารถเปิดสเปรดชีตในโหมดการทำงานร่วมกัน นั่นเป็นอีกสิ่งที่คนไอทีไม่สามารถรับมือได้ในเวลานั้น

• ความสอดคล้องของสคีมา: ในสถานการณ์ที่ฉันอยู่ในนั้นเรามีสเปรดชีตสำหรับแต่ละรัฐ: รูปแบบนั้นเป็นเรื่องปกติ แต่ข้อมูลรัฐเดินทางเป็นไฟล์แยกต่างหาก หากมีใครใช้คอลัมน์อย่างสร้างสรรค์ทุกคนต้องเห็นด้วยกับการใช้งานนี้ซึ่งไม่มั่นใจเสมอไป

สเปรดชีตมักจะอยู่ในเครือข่ายที่ใช้ร่วมกันและเซิร์ฟเวอร์ได้รับการสำรองทุกคืนดังนั้นจึงไม่มีปัญหานี้ นอกจากนี้ยังมีความเป็นไปได้ที่ชัดเจนว่าหนึ่งในนั้นจะถูกส่งอีเมลไปยังปลายทางโดยไม่ได้ตั้งใจ ในขณะที่โอกาสของอันตรายที่เกิดขึ้นจริงมีน้อยในกรณีนี้องค์กรเป็นหนึ่งใน 'ผู้นำโดยตัวอย่าง' มีความสำคัญต่อความน่าเชื่อถือขององค์กร ความวุ่นวายแบบนั้นคงจะน่าอาย

ฉันเห็นโฆษณาใน Craigslist ที่มีคนต้องการ "Excel Guru" ฉันส่งสิ่งนี้ให้เพื่อนที่อยู่ระหว่างงานและเขาพบว่า บริษัท มีระบบการประเมินการทำสัญญาก่อสร้างที่ดำเนินการในไซต์ทั่วรัฐ บางคนที่นี่ได้ทำการตรวจสอบระบบโดยพลการเพื่อให้มันทำงานได้อย่างมีสไตล์มากขึ้น ไม่ว่าสไตล์นั้นจะเป็นเช่นไรมันก็สร้างความเสียหายมากมาย เขาใช้เวลาหลายวันซ่อมมัน เขาแทบจะไม่หันไปทำงานและได้รับค่าจ้างพวกเขาเรียกเขากลับมาซ่อมอีกเมืองหนึ่งในอีกเมืองหนึ่ง เรื่องเดียวกัน: บางคนโดยพลการ 'แก้ไข' ให้ทำในสิ่งที่พวกเขาต้องการ อันนี้แย่ยิ่งกว่า

ระบบที่ซับซ้อนเช่นนี้จำเป็นต้อง 'เกินขอบเขต' ของการปรับแต่งโฆษณาแบบเฉพาะกิจ