วิธีปรับปรุงการสื่อสารทางอีเมลของฉัน


15

ถอดความของอีเมลที่ฉันส่งถึงเพื่อนร่วมงาน

ฉันสังเกตเห็นปัญหาของระบบ A. ฉันได้พิจารณาแล้วว่ามันไม่ได้เกิดจาก X ฉันสงสัยว่ามันเกิดจาก Y. (เนื่องจากคุณเป็นผู้ดูแล Y) คุณช่วยดูหน่อยได้ไหม?

(ส่วนในวงเล็บไม่รวมอยู่ในอีเมลของฉันเพราะเพื่อนร่วมงานคนนี้รู้ดีว่าเขาเป็นผู้ดูแล Y ... ควรเข้าใจว่าเป็นสาเหตุที่ฉันส่งอีเมลถึงเขา)

ฉันพบเพื่อนร่วมงานครึ่งวันต่อมาและพูดว่า "คุณดูปัญหาของระบบ A หรือยัง" และเขาก็ตอบว่า "โอใช่ฉันได้รับอีเมลของคุณเกี่ยวกับระบบ A เสีย แต่ฉันคิดว่ามันอาจเกิดจาก X ดังนั้นฉันจึงรอให้คุณตรวจสอบเรื่องนั้น"

เห็นได้ชัดว่าข้อความของฉันไม่ได้รับการสื่อสาร นี่เป็นผลลัพธ์ทั่วไปของอีเมลที่ฉันส่งและทำให้ท้อใจมาก ... แต่ฉันก็ไม่รู้ว่าจะทำให้อีเมลของฉันชัดเจนขึ้นได้อย่างไร พวกเขาสั้นกระชับชัดเจนและตรงประเด็นเท่าที่ฉันสามารถทำได้ ข้อเสนอแนะใด ๆ อาจมีบางอย่างเกี่ยวกับสื่อของอีเมลที่ไม่มีประสิทธิภาพสำหรับการสื่อสารประเภทนี้?


2
เว้นแต่ว่า 'X' เป็นมากกว่าหนึ่งประโยคฉันคิดว่านี่เป็นเพียงบางคนที่พยายามหลีกเลี่ยงการทำงาน :) อย่างจริงจังคำตอบของ Jessie นั้นดีสิ่งที่คุณต้องการให้พวกเขาควรทำก่อนควรอธิบายในภายหลัง คนส่วนใหญ่จะไม่อ่านย่อหน้าของคำอธิบายพวกเขาต้องการสรุป 1 ประโยคหากพวกเขาสนใจพวกเขาจะอ่านเพิ่มเติม
Jay

วิธีที่ดีที่สุดคือการพบปะและทำให้ผู้คนมากมายเท่าที่คุณสามารถทำได้เพื่อที่คุณจะได้อยู่กับ "ชื่อจริง" กับพวกเขาเพื่อที่คุณจะได้รู้ว่าพวกเขาคิดอย่างไรพวกเขาชอบอะไรชุดชั้นในสีอะไร เป็นไอศครีมรสชาติโปรดของพวกเขา (เอาล่ะไอศครีมก็เอาไปไกลไปหน่อย)
งาน

2
มันไม่ได้เสียงจากตัวอย่างของคุณว่าคุณเป็นคนที่มีปัญหาการสื่อสาร
GrandmasterB

ฉันสะท้อน GrandmasterB ผู้ชายคนนั้นตอบคุณว่าไม่รับผิดชอบและไร้เหตุผล
Ross

คำตอบ:


17

คุณอาจลองจัดเรียงใหม่เพื่อบอกสิ่งที่คุณต้องการในตอนต้นของอีเมล

ฉันสังเกตเห็นปัญหาของระบบ A ที่ฉันต้องการให้คุณดู ฉันได้ดู X แล้วและพิจารณาแล้วว่าไม่ใช่สาเหตุ อาจเกิดจาก Y ซึ่งเป็นสาเหตุที่ฉันต้องการความช่วยเหลือของคุณ ปัญหานี้ทำให้ So & So ไม่ทำงานของพวกเขาดังนั้นหากคุณสามารถดู Y ในการประชุมครั้งแรกของคุณฉันจะขอบคุณมันจริงๆ

ขอบคุณ!

คุณอาจลองอะไรแบบนั้น

นอกจากนี้หัวเรื่องยังมีความสำคัญมากกว่าร่างกายในบางครั้ง สำหรับอีเมลนี้ฉันจะทำให้เรื่องพูดว่า:

เรื่อง: มีปัญหากับระบบ A โปรดตรวจสอบ Y


8
ฉันคิดว่าคุณอยู่ในเส้นทางที่ถูกต้อง แต่คุณสามารถพูดมันต่อไปได้ดังนั้นสิ่งที่คุณขอให้พวกเขาทำคือสิ่งแรก 'โปรดตรวจสอบว่า Y เป็นสาเหตุของปัญหานี้ในระบบ A' หรือไม่ทั้งเรื่องและเนื้อหา
Jay

21

ไม่ควรเป็นอีเมล

ควรเข้าสู่ระบบติดตามของคุณ:

  • รายการเคสคือรายงานข้อผิดพลาด
  • เริ่มแรกให้กับคุณและด้วยการตอบกลับครั้งแรกเพื่อให้ทราบว่าไม่ใช่ผลมาจาก X เนื่องจากคุณตรวจสอบแล้ว (พร้อมข้อมูลเพิ่มเติมเพื่อสนับสนุนข้อสรุปนี้)
  • จากนั้นมอบหมายให้กับเพื่อนร่วมงานของคุณพร้อมด้วยข้อความที่คุณสงสัยว่าอาจเป็น Y

ณ จุดนี้มันควรจะชัดเจนว่าปัญหาของเขา ...


แก้ไข:

จริงๆแล้วนี่คือบางส่วนคำตอบที่น่าสงสารสำหรับคำถามเพราะมันไม่ได้ - แต่ประเด็นที่ทำให้มันถูกต้องคือว่าเพียงแค่ส่งอีเมลโดยไม่ต้อง (เพื่ออ้างถึงเงื่อนไขการขาย) เฉพาะ "โทรไปดำเนินการ" นั่นทำให้ชัดเจนว่าขณะนี้ผู้รับมีปัญหาในการจัดการ

ในกรณีของอีเมล - คุณสามารถเริ่มต้นด้วยบางสิ่งตามบรรทัด "คุณลองดูที่ปัญหาต่อไปนี้ ... " แต่ดีกว่าที่จะให้มีการตั้งค่าสถานะอย่างชัดเจนว่าเป็นภาระงานเหนือข้อความ


เรามีความกังวลเกี่ยวกับการใช้อีเมลมากเกินไปเมื่อแก้ปัญหาเราไม่ควรเป็นเช่นนั้น คำตอบที่ดี ปฏิกิริยาแรกของฉันคือชัดเจนมาก แต่เราไม่เข้าใจ
JeffO

แม้ว่าฉันจะเห็นด้วย แต่น้ำมูกตัวนี้ตอบคำถามโดยตรง แต่มันทำให้เห็นภาพประวัติศาสตร์ที่ชัดเจนว่าเกิดอะไรขึ้น ในท้ายที่สุดคุณไม่สามารถทำงานและของคุณได้ดังนั้นหากสิ่งนั้นแตกสลายเพราะพวกเขาหลีกเลี่ยงงานของพวกเขาคุณจะต้องทำส่วนของคุณพร้อมหลักฐานเพื่อสำรอง โดยส่วนตัวแล้วฉันเกลียดวิธีการ "ปิดบัง" แต่เมื่อต้องเผชิญกับท่าทางก้าวร้าวอย่างหนักแน่นจากเพื่อนร่วมงานฉันพบว่ามันเป็นหนทางเดียวที่จะไป บางครั้งสิ่งที่ทีมต้องตื่นขึ้นมาก็คือลูกเตะที่ดีในโครงการที่ล้มเหลวซึ่งแน่นอนว่าพวกเขาเห็นความล้มเหลวจริง ๆ !!
Newtopian

4

อย่าพูดจาโผงผางนี้เป็นการส่วนตัวฉันมีความผิดเช่นกัน

นี่คือสิ่งที่ฉันเกลียดเกี่ยวกับการใช้อีเมล สิ่งนี้ควรส่งเป็นงาน / สิ่งที่ต้องทำซึ่งระบบอีเมลของคุณจะเรียกมัน ด้วยวันที่ครบกำหนด อาจมีปัญหาเกี่ยวกับวัฒนธรรมของ บริษัท เกี่ยวกับการส่งงานเพราะมันไม่เจอเพราะถามอย่างดี แต่ชอบสั่งให้มากขึ้น ไม่ควรเป็นเช่นนั้นเพราะผู้รับสามารถปฏิเสธคำขอ (ซึ่งจะเป็นข้อดีในกรณีของคุณ) และสร้างเวลาอื่น

การเรียกประชุมเป็นรายการปฏิทิน นี่เป็นเรื่องที่เจ็บปวดโดยเฉพาะอย่างยิ่งเมื่อมีคนถามว่าคุณสามารถมีการประชุมและพวกเขาไม่ให้เวลาและเตะในท้องเมื่อพวกเขาสามารถเข้าถึงปฏิทิน

หลังจาก 3-4 ประโยคกลับไปกลับมาหนึ่งอีเมลถึงเวลาที่จะรับโทรศัพท์หรืออย่างน้อยก็รับการแชท นั่นยังไปสำหรับคำอธิบาย 47 ย่อหน้าของสิ่งที่ฉันไม่จำเป็นต้องเก็บถาวรในข้อความ

การพูดของการเก็บถาวร ทำไมฉันถึงได้รับอีเมล์เกี่ยวกับลูกค้าที่เข้าสู่กล่องจดหมายของฉันเท่านั้น เมื่อฉันออกจาก บริษัท บางคนอาจต้องการสิ่งนี้และพวกเขาจะไม่ได้รับกล่องจดหมายของฉัน ฉันสามารถส่งต่อไปยังบุคคลที่ 'อาจ' เข้ายึดบัญชีของฉันเมื่อฉันไปแล้ว ดังนั้นตอนนี้ฉันต้องคัดลอกอีเมลไปยังระบบเอกสารบางส่วนหรือเป็นเหมือนคนอื่น ๆ และมี 50 โฟลเดอร์ในอาจอีเมลหนึ่งสำหรับลูกค้าแต่ละรายและลากไปที่นั่น และเมื่อฉันไปแล้วผู้ดูดที่ไม่ดีบางคนจะผ่านโฟลเดอร์เหล่านั้นทั้งหมดและได้รับจดหมายขยะที่ส่งไปยังที่อยู่อีเมลเก่าของฉัน (จริงๆแล้วฉันไม่ได้ไปที่เว็บไซต์ลามกนั้น)

เมื่ออีเมลจาก BigBoss@OurMostImportantClient.com นั้นจำเป็นต้องไปยังที่ตั้งบางแห่งสำหรับผู้ที่ต้องการรับมันทันทีหรือในอนาคตสามารถรับได้ หากตรงไปยัง MyBigBoss อาจไม่ใช่ แต่ควรมีความสามารถในการกำหนดเส้นทางลูกค้าสำคัญและอีเมลพันธมิตรทางธุรกิจ

Wiki's และ SharePoint และแอพพลิเคชั่นตลาดแนวตั้งที่รวมการจัดการ contactg นั้นดี แต่มันไม่ได้จัดการกับอีเมล บางคนต้องทำความสะอาดสิ่งนี้จนกว่าเราจะกำจัดมันออกไป

ขออภัยคำตอบสำหรับคำถามของคุณอยู่ตรงนั้น เช่นเดียวกับระบบอีเมลของเรา

จะต้องมีวิธีที่ดีกว่าและแน่นอนว่านรกไม่ใช่ Twitter


2
  • ทำให้ข้อความของคุณสั้นและกระชับ
  • ชอบรายการสัญลักษณ์แสดงหัวข้อย่อยผ่านร้อยแก้วแบบย่อหน้า
  • รู้จักผู้รับของคุณ (เช่นหลีกเลี่ยงศัพท์แสงทางเทคนิคเมื่อพูดกับผู้ที่ไม่ใช่โปรแกรมเมอร์)
  • ใช้อีเมลเท่าที่จำเป็น
    • หากคุณสื่อสารมากเกินไปผู้คนจะปรับคุณออก

2

การจัดการตัวอย่างเฉพาะของคุณผ่านกลไกการติดตามบั๊กที่คุณเลือกคืออย่างที่คนอื่นพูดว่าอาจเป็นทางออกที่ดีกว่า ที่กล่าวมาคำถามที่กว้างขึ้นเกี่ยวกับการสื่อสารทางอีเมลของคุณควรได้รับการมองอย่างใกล้ชิด

  • ระบุว่าอีเมลของคุณชัดเจนตามที่คุณอ้างสิทธิ์ (และฉันไม่มีเหตุผลที่จะสงสัยว่าตามคำถามที่แสดงอย่างชัดเจนของคุณที่นี่)
  • และระบุว่าคนทั้งสองรับทราบและรับอ่านอีเมลดังกล่าว
  • และระบุว่านี่ไม่ใช่เหตุการณ์ที่เกิดขึ้นอย่างโดดเดี่ยวหรือหายาก
  • ถ้าอย่างนั้นฉันสงสัยว่าปัญหาคือความชัดเจนของอีเมลของคุณ

คุณดูเหมือนจะสงสัยมากเมื่อถามว่า "อาจมีบางอย่างที่เป็นเรื่องเกี่ยวกับสื่ออีเมลที่ไม่มีประสิทธิภาพสำหรับการสื่อสารประเภทนี้" แต่ฉันสงสัยว่าคุณจะประสบความสำเร็จในสื่ออื่น ๆ ฉันสงสัยว่าแหล่งที่มาของความคับข้องใจของคุณมีแนวโน้มมากขึ้นตามความสัมพันธ์ของคุณกับทีมของคุณ

ดูเหมือนว่าฉันจะเป็นคนที่อยู่ในทีมของคุณไม่ได้จริงจังกับคุณและนั่นเป็นปัญหาที่กว้างกว่าที่จะสามารถแก้ไขได้ด้วยการเปลี่ยนสื่อหรือรูปแบบการสื่อสาร หากคุณต้องการให้การสื่อสารของคุณเป็นเรื่องจริงจังคุณจำเป็นต้องทราบสาเหตุที่คุณไม่ได้รับความสนใจอย่างจริงจังและแก้ไขให้ถูกต้อง มีปัจจัยที่เป็นไปได้มากมายที่อาจเป็นหัวใจของการขาดความเคารพนี้ (คุณใหม่หรือเด็กหรือแตกต่างทางวัฒนธรรมหรือไม่ผ่านการพิสูจน์หรือผิดในอดีต) และแต่ละคนจะระบุแนวทางที่แตกต่างกัน เพื่อการฟื้นฟู และทีมที่แตกต่างตอบสนองแตกต่างกันไปตามประเภทบุคลิกภาพที่แตกต่างกัน ดังนั้นโดยไม่ทราบรายละเอียดเพิ่มเติมฉันลังเลที่จะให้คำแนะนำในการก้าวไปข้างหน้าจากที่นี่

หากนี่คือภาพยนตร์คุกฉันขอแนะนำให้คุณหาผู้ชายที่ยิ่งใหญ่ที่สุดในทีมและกระโดดเขา การได้รับความเคารพจากทีมโปรแกรมเมอร์อาจทำได้ยากขึ้น (โดยทั่วไปมีโอกาสน้อยที่จะเข้ารับการรักษาตัวในโรงพยาบาล)

โดยการใช้ไซต์ของเรา หมายความว่าคุณได้อ่านและทำความเข้าใจนโยบายคุกกี้และนโยบายความเป็นส่วนตัวของเราแล้ว
Licensed under cc by-sa 3.0 with attribution required.