บริษัท ของฉันมี 20 คน เราทุกคนใช้ Google เอกสาร เมื่อฉันได้รับเอกสารส่งต่อฉันก็จัดการพวกมัน (ผ่านคอลเลกชัน) แต่ฉันก็รู้ว่าคนอื่นกำลังจัดระเบียบพวกเขาเช่นกัน นี่เป็นคุณสมบัติที่ยอดเยี่ยม แต่ดูเหมือนว่าจะมีวิธีที่ดีกว่าในการจัดระเบียบเอกสารเพื่อให้ผู้อื่นสามารถค้นหาได้และไม่ใช่ทุกคนที่จะต้องจัดระเบียบเอกสาร
ไม่มีใครมีข้อเสนอแนะเกี่ยวกับทรัพยากรสำหรับแนวทางปฏิบัติที่ดีที่สุดสำหรับการจัดระเบียบ Google เอกสารสำหรับทั้งองค์กรหรือไม่
ฉันรู้ว่าฉันสามารถใช้คอลเล็กชันและแบ่งปันได้แทนที่จะเป็นเอกสารเดี่ยว
คำตอบ:
ใน บริษัท ของเราเราใช้ Google Apps และ Google เอกสาร จากมุมมองของผู้ดูแลระบบฉันสามารถคลิกที่พัดลมชื่อ[Service-Settings]จากนั้นใน[Docs settings]และในหน้านี้ฉันสามารถเลือก [ตัวเลือกการแบ่งปัน] ดูเหมือนว่านี้:
ตัวเลือกการแชร์ นอก [บริษัท ]
เลือกระดับสูงสุดของการแบ่งปันที่คุณต้องการอนุญาตสำหรับผู้ใช้ของคุณ:
() ผู้ใช้ไม่สามารถแบ่งปันเอกสารภายนอก [บริษัท ]
[_] อนุญาตให้ผู้ใช้รับเอกสารจากภายนอก [บริษัท ]
(x) ผู้ใช้สามารถแชร์เอกสารภายนอก [บริษัท ]
[_] เตือนผู้ใช้เมื่อแบ่งปันภายนอก [บริษัท ]
การเปิดเผยเอกสาร
เลือกการเปิดเผยค่าเริ่มต้นสำหรับเอกสารที่สร้างขึ้นใหม่:
(x) [บริษัท ]
ผู้ใช้ที่ [บริษัท ] สามารถค้นหาและเข้าถึงได้
(_) ผู้คนที่ [บริษัท ] พร้อมลิงก์
ผู้ใช้ที่ [บริษัท ] ที่มีลิงก์สามารถเข้าถึงได้
(_) ส่วนตัว
เฉพาะผู้ที่ได้รับอนุญาตอย่างชัดเจนเท่านั้นที่สามารถเข้าถึงได้
คอลเล็กชันใน Google เอกสารสามารถแชร์ได้เช่นกัน ดังนั้นหากคุณต้องการมีวิธีมาตรฐานในการจัดระเบียบเอกสารในคอลเลกชันคุณสามารถแชร์คอลเล็กชันทั้งหมดภายใน บริษัท ของคุณได้
ฉันเพิ่งเป็นผู้ดูแลระบบหลักของ บริษัท 30 คน หนึ่งในเทคนิคขององค์กรที่มีประโยชน์ที่สุดที่ฉันใช้คือการใช้กลุ่ม Google เพื่อการแชร์ ... คุณไม่จำเป็นต้องแชร์ไฟล์แต่ละไฟล์กับพนักงานอีกต่อไปหรือลบทิ้งเมื่อพวกเขาไม่ต้องการเข้าถึงอีกต่อไป คุณเพียงแค่ลบหรือเพิ่มพวกเขาในกลุ่ม เสร็จสิ้น