ตัวกรอง / ป้ายกำกับของ Gmail: บังคับให้อีเมลอยู่ในกล่องจดหมายหรือไม่

ฉันได้รับอีเมลไปยังที่อยู่เหล่านี้:

• my-team@example.com : นี่คือวิธีการสื่อสารหลักของทีมของฉัน ฉันต้องการให้อีเมลนี้ทั้งหมดไปที่กล่องจดหมายเข้าของฉัน
• other-team@example.com : นี่เป็นของทีมอื่นในองค์กรของฉัน แต่ฉันตรวจสอบแล้ว ฉันมีตัวกรองสำหรับอีเมลประเภทนี้ มันข้ามกล่องจดหมายเข้า ฉันมักจะอ่านในภายหลัง

หากมีการส่งอีเมลไปที่my-team@example.comและother-team@example.com จะมีการใช้ป้ายกำกับสำหรับ 'ทีมอื่น' และอีเมลนั้นจะถูกลบออกจากกล่องจดหมายเข้าของฉัน แต่อีเมลนี้ถูกส่งไปที่my-team@example.comดังนั้นฉันต้องการให้อีเมลนี้ยังคงอยู่ในกล่องจดหมายเข้าของฉัน

ฉันจะบอกให้ Gmail ทิ้งอีเมลใด ๆ ไว้ที่my-team@example.comในกล่องจดหมายเข้าของฉันได้แม้กระทั่งอีเมลจะตรงกับกฎอื่น ๆ

หรือเพื่อถามคำถามอีกวิธีหนึ่งฉันสามารถบอก Gmail ให้หยุดประมวลผลตัวกรองได้หลังจากตรงกับตัวกรองหรือไม่ นี่เป็นวิธีปฏิบัติทั่วไปของ Microsoft Outlook

ฉันพยายามสร้างตัวกรองโดยใช้ป้ายกำกับที่ชื่อว่า "กล่องจดหมาย" แต่ Gmail บอกว่า "ขออภัยคุณไม่สามารถสร้างป้ายกำกับที่ชื่อว่า" กล่องจดหมาย "(เป็นป้ายกำกับของระบบที่สงวนไว้)

ฉันคิดว่ามีสองตัวเลือกให้เลือกซึ่งไม่ได้หรูหรา

1. เพิ่ม-to:my-team@example.comตัวกรองอื่น ๆ ทั้งหมดที่อาจเก็บข้อความถาวร
2. ใช้รูปแบบข้างต้น แต่แทนที่การเข้ารหัสที่อยู่ยากให้เพิ่มป้ายกำกับที่เป็นคำอธิบาย

ไม่มีตัวเลือกในการส่งอีเมลไปที่กล่องจดหมายผ่านตัวกรอง ตัวเลือกเดียวของคุณคือป้องกันไม่ให้ข้อความถูกเก็บถาวรตั้งแต่แรก

โซลูชัน # 1 : อันนี้ค่อนข้างง่าย ตัวอย่างเช่นสมมติว่าคุณมีตัวกรอง:

• เมื่อเมลตรงกันto:other-team@example.comให้เก็บข้อความถาวร

คุณต้องเปลี่ยนเป็น:

• เมื่อเมลตรงกันto:other-team@example.com -to:my-team@example.comให้เก็บข้อความถาวร

หากต้องการใช้การปฏิเสธนี้อาจพิมพ์ได้ง่ายกว่าในช่อง "มีคำว่า"

การใช้โซลูชันนี้ไม่ต้องการให้คุณรักษาลำดับตัวกรอง ข้อเสียเพียงอย่างเดียวคือถ้าคุณมีที่อยู่อีเมลหลายที่คุณต้องเก็บไว้ (เช่น my-team2@example.com, my-team3@example.com ฯลฯ ) โดยใช้วิธีนี้คุณจะต้องเพิ่มที่อยู่เหล่านั้นทั้งหมด แต่ละตัวกรอง ซึ่งอาจเป็นเรื่องยากที่จะรักษา นั่นคือที่มาของคำตอบ # 2 ...

วิธีการแก้ปัญหา # 2 : หนึ่งนี้มีความซับซ้อนมากขึ้นและอาศัยอยู่กับวิธีการที่ Gmail จัดการกฎการกรอง โดยทั่วไปจะประมวลผลพวกเขาจากบนลงล่าง ซึ่งหมายความว่าหากคุณแก้ไขหนึ่ง (ซึ่งทำให้ด้านล่าง) คุณจะต้องจำไว้ว่าต้องเรียงลำดับตัวกรองของคุณใหม่เพื่อให้ทำงานได้อย่างถูกต้องอีกครั้ง

คุณสร้างตัวกรองต่อไปนี้ตามลำดับนี้:

1. เมื่อมีจดหมายตรงใช้ฉลากto:my-team@example.comdont-archive
2. เมื่อมีจดหมายตรงใช้ฉลากto:my-team2@example.comdont-archive
3. เมื่อมีจดหมายตรงใช้ฉลากto:my-team3@example.comdont-archive
4. เมื่อเมลตรงกันto:other-team@example.com -label:dont-archiveให้เก็บข้อความถาวร

เมื่อสร้างตัวกรองสุดท้ายตัวกรองจะเตือนคุณเกี่ยวกับการใช้ป้ายกำกับ ข้อความนี้สามารถละเว้นได้อย่างปลอดภัยเนื่องจากคุณสั่งตัวกรองอย่างถูกต้อง

เคล็ดลับสำหรับการแก้ปัญหา # 1: แน่นอนหากที่อยู่อีเมลคล้ายกันมากคุณอาจสามารถใช้การ จำกัด การใช้Gmailเพื่อใช้โซลูชัน # 1 ที่มีที่อยู่หลายแห่ง (เช่นแทนที่จะใช้การ-to:my-team@example.comใช้งาน-to:(my @example.com)ซึ่งจะตรงกับmy-team2@example.comในกรณีนี้ด้วย .

นี่ไม่ใช่คำตอบที่แน่นอน แต่อาจเป็นวิธีการแก้ปัญหาที่ดีหนึ่งในคุณสมบัติเจ๋ง ๆ ใน Gmail Labs เรียกว่า " กล่องจดหมายหลายกล่อง "

คุณสามารถตั้งค่าบานหน้าต่างใหม่ที่แบบสอบถามเป็น " to:my-team@example.com is:unread" ดังนั้นอีเมลจะปรากฏในกล่องจดหมายเข้าในบานหน้าต่างแยกต่างหาก

ทางออกที่ง่ายคือการใช้กล่องจดหมายสำคัญ คุณสามารถตั้งค่าตัวกรองสำหรับถึง: my-team@example.com ด้วยการกระทำของ "ทำเครื่องหมายข้อความว่าสำคัญ" การดำเนินการนี้ควรให้แสดงในกล่องจดหมายของคุณแม้จะถูกเก็บถาวรโดยตัวกรองอื่น ฉันใช้กลยุทธ์นี้สำหรับซอฟต์แวร์การติดตามปัญหาที่ได้รับช่างพูดเล็กน้อยเพื่อกรองปัญหาและโครงการที่ไม่สูงในรายการลำดับความสำคัญของฉัน