Outlook Email Abuse - คู่มือสำหรับมารยาทในอีเมล?

ฉันใช้เวลามากในการโยกย้ายอีเมลสำหรับ บริษัท ที่มีความสนใจด้านไอทีน้อยมากหรือไม่มีพนักงานประจำที่จัดการปัญหาที่พบบ่อย ดังนั้นนโยบายที่ควบคุมการใช้อีเมลและกระบวนการที่ดีที่สุดจึงไม่เคยถูกจัดทำขึ้น ผู้ใช้ปลายทางในสภาพแวดล้อมเหล่านี้ไม่ใช่ด้านเทคนิคและมีแนวโน้มที่จะต่อต้านการเปลี่ยนแปลง

ฉันเข้าใจกลไกของการเปลี่ยน / ย้าย / อัปเกรดแพลตฟอร์มเมลอย่างแน่นอน ในกรณีส่วนใหญ่ฉันช่วย บริษัท ในการย้ายจาก POP3 หรือ IMAP ที่ใช้ Linux เป็น Microsoft Exchange การย้ายประเภทนี้ทำให้เกิดนิสัยที่ไม่ดีของผู้ใช้จำนวนมาก

ความกังวลของฉันไม่ได้ทั้งหมดเกี่ยวกับพื้นที่ดิสก์ที่เกี่ยวข้องในประเด็นการกักตุนอีเมลผมเคยพบในอดีตที่ผ่านมา ; มีเสมอหนึ่งในทุก บริษัท มันเกี่ยวกับปัญหาและการละเมิดที่ฉันมักเห็นเมื่อฉันทำงานกับ บริษัท ใด บริษัท หนึ่ง

ในระหว่างการโยกย้ายครั้งล่าสุดฉันเห็น:

• ผู้ใช้ที่เป็นเจ้าของCC:อีเมลทุกฉบับ (น่าจะเป็นวิธีในการติดตามเธรดข้อความหรือไม่)

• ข้อความ 300 เมกะไบต์ในโฟลเดอร์รายการที่ถูกส่ง ?!?

• ผู้ที่ส่งการตอบรับการอ่าน Outlook ในทุกข้อความที่ส่งออก

• ผู้ใช้ที่ดูแลโฟลเดอร์ย่อยสำหรับทุกการติดต่อที่สอดคล้อง บางครั้งด้วยตนเอง บางครั้งด้วยกฎฝั่งไคลเอ็นต์ที่ไม่สมบูรณ์

• กว่าองค์กรของโฟลเดอร์ย่อย (บางโฟลเดอร์มีเพียงหนึ่งข้อความในนั้น)

• โฟลเดอร์ย่อยใต้กล่องจดหมาย (ฉันไม่แน่ใจว่านี่เป็นวิธีปฏิบัติที่ไม่ถูกต้องหรือไม่แต่รู้สึกผิด)

• การใช้งาน Priority Flags อย่างไม่ จำกัด ทุกอย่างมี ความสำคัญสูง !!

• 4 ปี + อีเมลในรายการที่ส่งโฟลเดอร์

• 25,000 รายการขึ้นไปในกล่องจดหมายเข้า (มีเปอร์เซ็นต์ที่ยังไม่ได้อ่านเป็นจำนวนมาก)

• 15,000 หรือมากกว่าข้อความในโฟลเดอร์รายการที่ถูกลบ

• ผู้ใช้ที่มี24,000 รายการในโฟลเดอร์ฉบับร่าง ! (ผลลัพธ์ของกฎฝั่งไคลเอ็นต์ที่ใช้ผิด)

• คลังเก็บอัตโนมัติขยายตัวเกินการควบคุม

มันเกิดขึ้นได้อย่างไร?

• อีเมลนี้เป็นอีเมลที่ค่อนข้างใหม่และผู้ใช้ไม่ได้รับการศึกษาเกี่ยวกับวิธีการใช้งานอย่างดีหรือไม่?
• เป็นปัญหา UI ที่โฟลเดอร์รายการที่ถูกลบเป็นเพียงระบบการจัดเก็บคีย์เดียวหรือไม่?
• ผู้ดูแลระบบไม่ได้ทำหน้าที่ของตนเพื่อช่วยแก้ไขการกระทำอย่างเบา ๆ หรือไม่?
• หากผู้ใช้มีปัญหากับอีเมลพื้นฐานฉันจะจัดการกับความท้าทายในการสอนพวกเขาเกี่ยวกับการตอบกลับเมื่อไม่อยู่ที่สำนักงานได้อย่างไรและวิธีการทำงานในปฏิทินกลุ่ม (อึก)?

คำถามของฉันคือว่ามีชุดแนวทางมาตรฐานในการจัดการอีเมลหรือไม่ (แม้แต่หนังสือเล่มเล็ก?)

ปัญหาการให้ความรู้แก่ผู้ใช้มีแนวโน้มที่จะชะลอการปรับใช้เหล่านี้เนื่องจากฉันเปลี่ยนเวิร์กโฟลว์ที่ผู้คนเข้ามาด้วยวิธีการที่หลากหลาย และเมื่อสิ่งนี้ส่งผลกระทบต่อคนในทุกระดับ / บทบาทขององค์กรดูเหมือนว่าจะไม่มีมาตรฐาน

สถานการณ์เช่นนี้เป็นผลมาจากปัจจัยสองประการ:

• ไม่มีการศึกษาอย่างเป็นทางการเกี่ยวกับการใช้จดหมาย
• การถ่ายทอดภูมิปัญญาพื้นบ้านตามภารกิจทั่วไปเช่นกฎวันหยุดและวิธีการตั้งค่าตัวกรองอัตโนมัติ
• ขาดความเจ็บปวดเพราะไม่ได้ลบอะไรเลย

วันนี้เรายังไม่ถึงจุดที่พนักงานส่วนใหญ่โดยรวมได้รับการติดต่อกับอีเมลทั้งหมดของพวกเขาอาชีพ แต่มันได้รับมี แต่เราผ่านเครื่องหมาย 50% แน่นอนสำหรับคนที่จัดการกับมันมานานกว่าทศวรรษแล้วดังนั้นจึงยังมีการฝึกฝนที่ไม่ดีในอดีตอยู่มากมาย

สภาพแวดล้อมการแลกเปลี่ยนสุดท้ายที่ฉันเกี่ยวข้องมีปัญหาเหล่านี้ทั้งหมด บางส่วนเกิดจากชนกลุ่มน้อยบางคนที่ยืนยันในอินเทอร์เฟซที่ไม่ใช่ Outlook เพื่อแลกเปลี่ยนซึ่งมี .... ผลข้างเคียง บางส่วนเป็นผลมาจากการสุ่ม flailing จนกระทั่งมันดูถูกต้องจากนั้นทิ้งให้อยู่ตามลำพังเป็นเวลาห้าปี

การจัดการอีเมลเป็นเรื่องส่วนตัวอย่างมากและถูกบังคับจากที่สูงโดยThe Manในการยื่นสิ่งต่าง ๆ เพียงเพราะแผ่นพับบางเล่มบอกว่านั่นเป็นวิธีที่ไม่ควรพบกันอย่างอบอุ่น ในสภาพแวดล้อมที่มีโควต้ากล่องจดหมายขนาดเล็กมากคุณจะพบกับขนาดไฟล์ PST ที่ผิดปกติซึ่งมีลักษณะเหมือนโฟลเดอร์หลายโฟลเดอร์

ที่ที่เราเคยใช้เวลาในการให้ความรู้ผู้ใช้อยู่ใน:

• โฟลเดอร์รายการที่ถูกลบไม่ใช่ตู้เก็บเอกสาร ในความเป็นจริงล้างมัน! ต่อไปนี้เป็นวิธีตั้งค่ากระบวนการลบอัตโนมัติ ...
• เมื่อตั้งค่ากฎไม่อยู่ที่สำนักงานนี่คือหลักเกณฑ์บางประการ
• นี่คือสิ่งที่คุณสามารถทำได้เมื่อคุณได้รับอีเมล "กล่องจดหมายของคุณใหญ่เกินไป"

โดยย่อเรามุ่งเน้นไปที่พื้นที่ความเจ็บปวด เราไม่สนใจว่าผู้ใช้สร้างหนึ่งโฟลเดอร์ต่อวันเพื่อใส่การติดต่อของวันหรือถ้าพวกเขาทิ้งไว้ในกล่องจดหมายและค้นหาเมื่อใดก็ตามที่พวกเขาต้องการบางสิ่งบางอย่าง (สไตล์ Gmail!)

• รายการที่ถูกลบเรามีผู้ใช้ที่ค่อนข้างบ้าๆบอ ๆ เมื่อเราทำการลบรายการที่ถูกลบทั้งระบบระหว่างการย้ายข้อมูล ดังนั้นเราจึงเขียนบางสิ่งเพื่อกีดกันการใช้ถังขยะเป็นตู้เก็บเอกสาร
• กฎไม่อยู่ที่สำนักงานแกรนด์สูงใหญ่กำลังเบื่อหน่ายกับการขอความช่วยเหลือจากแผนกช่วยเหลือสำหรับการปรับแต่งกฎ OO ที่เขียนอย่างไม่ดีดังนั้นเราจึงเขียนการฝึกอบรมเกี่ยวกับวิธีการตั้งค่าที่ดี
• กล่องจดหมายใหญ่เกินไปเรามีโควต้าอีเมลเพราะเราต้อง ดังนั้นเราจึงเขียนเอกสารเกี่ยวกับวิธีที่จะอยู่ภายใต้ ในเวลาใบปลิวบ่อยของเราเปลี่ยนวิธีการเก็บจดหมาย

มาตรฐานเดียวที่เราบังคับใช้คือ:

• ทำให้กล่องจดหมายของคุณต่ำกว่าขนาดที่กำหนด (นี่คือวิธีที่จะทำ)
• อย่ารำคาญกับข้อความ OO
• อย่าให้รหัสผ่านอีเมลของคุณแม้แต่กับเลขานุการของคุณ เราหมายถึงมัน นี่คือวิธีที่คุณมอบหมาย ...

ฉันชอบกล่องจดหมายของคุณที่บ้านของคุณเพื่อลองติดต่อกับผู้ใช้อีเมล "ไม่ดี"

คุณจะไม่ทิ้งสแปมที่ยังไม่ได้เปิดทั้งหมดไว้ในกล่องจดหมายของคุณคุณจะไม่เก็บค่าใช้จ่ายของคุณรูปภาพของหลานสาวของคุณที่สวนสัตว์หรือสิ่งอื่นใดในนั้น คุณนำมันออกมาและทิ้งมันไปหรือเก็บไว้ที่อื่นเพื่อความปลอดภัย ปฏิบัติต่อกล่องจดหมายอีเมลของคุณเช่นเดียวกับที่ทำกับกล่องจดหมายประจำบ้าน

จากที่กล่าวไปแล้วการให้ความรู้แก่ผู้ใช้และการฝึกอบรมที่เหมาะสมจะเป็นไปในทางยาว เราบังคับใช้ข้อ จำกัด ของกล่องจดหมายด้วยเหตุผลและจัดส่งข้อ จำกัด ด้านขนาดกับ google เพื่อหลีกเลี่ยงปัญหา ไม่ว่าจะมีผู้ใช้คนใดคนหนึ่งที่คิดว่าทุกอย่าง "ควรจะทำงาน" โดยที่พวกเขาไม่ต้องจัดการกับมัน (เช่นทำความสะอาดกล่องจดหมายของคุณ ณ จุดหนึ่งในหลาย ๆ ปีแห่งการสะสม)