เราจะวางแผนโครงการอย่างสมจริงได้อย่างไรในขณะที่บัญชีสำหรับปัญหาการสนับสนุน?

เราประสบปัญหาในการทำงาน: เรากำลังพยายามกำหนดเวลาการทำงานเพื่อให้เราสามารถประเมินช่วงเวลาและรับวันครบกำหนด

ปัญหาคือว่ามันยากที่จะวางแผนสำหรับโครงการโดยไม่รู้ว่าจะเกิดอะไรขึ้น

ตัวอย่างเช่นตอนนี้เราได้วางแผนโครงการทั้งหมดของเราจนถึงต้นเดือนธันวาคมอย่างไรก็ตามในเวลานั้นเราจะมีการประชุมทั้งในและนอกสถานที่การประชุมทางไกลและงานพิเศษ มันเป็นเรื่องที่ดีและดีที่จะบอกว่าโครงการจะใช้เวลาสามสัปดาห์ แต่ถ้ามีค่าหนึ่งสัปดาห์ของการหยุดชะงักในเวลานั้นวันที่แล้วเสร็จจะถูกผลักกลับสัปดาห์

ปัญหาคือ 3 เท่า:

1. เมื่อเราจัดตารางเวลาโปรเจ็กต์จะมีการปรับเวลา หากเราประเมินสามสัปดาห์กำหนดเวลาจะถูกกำหนดเป็นเวลาสามสัปดาห์ลูกค้าจะได้รับแจ้งและไม่มีที่ว่างสำหรับการขยาย

2. งานระหว่างกาลและวิธีการดังกล่าวทำให้เราเสียเวลาในการทำงานในโครงการ

3. บางครั้งลูกค้าไม่ได้มีเวลาที่เราต้องใช้ในการทำงานดังนั้นบางครั้งพวกเขาก็จะมาหาเราและบอกว่าพวกเขาต้องการโครงการที่ทำภายในสิ้นเดือนแม้ว่าเราคิดว่างานจะใช้เวลาสองเดือน - ไม่ต้องพูดถึงเรามีงานต้องทำ

เรามีแผนภูมิแกนต์ที่เราพยายามเติมให้กับโครงการทั้งหมดที่เรามีและเรากรอกข้อมูลลงในแผ่นเวลา แต่ไม่ได้เปรียบเทียบกับแผนภูมิแกนต์เลย สิ่งนี้ทำให้ยากที่จะพูดว่า "ดีเราได้กำหนดไว้ 3 สัปดาห์สำหรับโครงการนี้ แต่เราเสียเวลาไปหนึ่งสัปดาห์ที่นี่ดังนั้นวันครบกำหนดต้องย้ายกลับไปหนึ่งสัปดาห์"

นอกจากนี้ยังไม่ใช่มืออาชีพที่จะรักษากำหนดเวลาที่ขาดหายไปซึ่งเราได้สื่อสารไปยังลูกค้า

คนอื่นจัดการกับสถานการณ์ประเภทนี้อย่างไร คุณจัดการการวางแผนโครงการอย่างไร คุณใช้เวลา "พิเศษ" นานเท่าใดในการจัดทำโครงการเพื่อจัดทำบัญชีที่ไม่ใช่โครงการที่เกิดขึ้นระหว่างโครงการ คุณจัดการกับปัญหาการสนับสนุนและข้อบกพร่องและสิ่งต่าง ๆ ได้อย่างไร? สิ่งที่คุณไม่สามารถอธิบายได้ในระหว่างการวางแผน?

UPDATE

คำตอบที่ดีมากมายขอบคุณ

ปัญหาคือว่ามันยากที่จะวางแผนสำหรับโครงการโดยไม่รู้ว่าทุกอย่างจะเกิดขึ้น

นั่นคือประเด็นของการจัดการความเสี่ยง คุณไม่สามารถรู้ทุกสิ่งได้ดังนั้นคุณวางแผนโดยยึดตามสิ่งที่คุณรู้และระบุว่าอะไรจะมีผลกระทบมากที่สุดต่อแผนของคุณและโอกาสที่สิ่งเหล่านั้นจะเกิดขึ้นมากที่สุด ประเมินผลกระทบของกำหนดการที่อาจเกิดขึ้นเช่นกันโดยบอกว่าหากเกิดเหตุการณ์ X ขึ้นมันจะทำให้กำหนดการจัดส่งโดยประมาณ (คำสำคัญ - ประมาณ) Y วันหรือสัปดาห์

ทุกอย่างดีและดีบอกว่าโครงการจะใช้เวลา 3 สัปดาห์

อย่าให้ค่าประมาณเฉพาะเช่นนี้ กำหนดช่วงหรือปริมาณความน่าจะเป็นของการกดปุ่มประมาณการ ตัวอย่างเช่นพูดว่า "โครงการนี้ใช้เวลา 2-5 สัปดาห์" หรือ "มีโอกาส 85% ที่โครงการนี้จะทำใน 3 สัปดาห์และ 95% ที่จะทำใน 4 สัปดาห์"

มันไม่ได้เป็นมืออาชีพให้กับลูกค้าเพื่อให้พูดว่าเราได้พลาดกำหนด

จริง อย่างไรก็ตามคุณกำลังผสมแนวคิดของ "ประมาณ", "กำหนดการ" และ "กำหนดเวลา" การประมาณของคุณเป็นการประมาณว่าจะใช้เวลานานแค่ไหนในการทำภารกิจหรือโครงการที่กำหนดให้เสร็จสมบูรณ์และความน่าจะเป็นที่จะได้พบกัน กำหนดเวลาคือวันที่กำหนดโดยลูกค้าที่ต้องทำโครงการเพื่อเพิ่มมูลค่า กำหนดการคือวิธีที่คุณใช้ทรัพยากรที่มีอยู่เพื่อให้ตรงตามกำหนดเวลาของคุณ

มีหลายครั้งที่มันเป็นไปไม่ได้ที่จะทำงานให้เสร็จตามกำหนดภายในกำหนดเวลาและการประเมินและกำหนดเวลาทั้งหมดในโลกจะไม่สร้างความแตกต่าง

ดังนั้นคำถามของฉัน ... คนอื่นจะทำเช่นนี้ได้อย่างไร คุณจัดการการวางแผนโครงการอย่างไร เวลา "พิเศษ" ที่คุณกำหนดเวลาในโครงการเพื่อบัญชีสำหรับสิ่งที่เกิดขึ้นในเวลาเฉลี่ยคือเท่าใด

ผมขอแนะนำให้อ่านหนังสือสองเล่มทั้งโดยสตีฟ McConnell: ซอฟแวร์การประเมิน: Demystifying ศิลปะสีดำและการพัฒนาอย่างรวดเร็ว: ตารางเวลาฝึกฝนป่าซอฟแวร์ การประมาณค่าซอฟต์แวร์นั้นเกี่ยวกับการประมาณการของคุณนำเสนอให้ลูกค้าและบางแง่มุมของการเจรจาและการจัดการกับความคาดหวังที่ไม่สมจริง การพัฒนาอย่างรวดเร็วคือการจัดการโครงการทั่วไปการจัดการกับวัฏจักรการพัฒนาการกำหนดเวลาการจัดสรรทรัพยากรและวิธีการจัดกำหนดการและงบประมาณโครงการที่ดีที่สุดเพื่อให้ตรงกับประมาณการและกำหนดเวลาของคุณ

ฉันขอแนะนำให้ขุดลงไปในรายละเอียดกระบวนการพัฒนา Scrum มันครอบคลุมกิจกรรมการยั่วยุเช่นfocus factorตัวชี้วัดโดยตัวชี้วัด โดยทั่วไปคุณต้องทำงาน 2-3 ครั้ง / การวนซ้ำแล้ววัดค่าจุดโฟกัสของทีม (และสำหรับสมาชิกแต่ละคนมันก็จะมีประโยชน์เช่นกัน) หลังจากนี้คุณจะสามารถให้การประมาณการที่แม่นยำยิ่งขึ้นซึ่งครอบคลุมกิจกรรมประจำวัน

ลองดูที่บทความนี้ - "ปัจจัยการโฟกัส"

หากคุณคุ้นเคยกับการพัฒนาแบบ Agile คุณอาจเคยได้ยินปัจจัยการโฟกัส (หรือปัจจัยการผลิต) มันใช้สำหรับการวางแผนเพื่อช่วยกำหนดจำนวนชั่วโมงที่แท้จริงที่คุณต้องทำงานกับบางสิ่ง มันเป็นความแตกต่างระหว่าง "เวลาจริง" และ "เวลาในอุดมคติ"

สิ่งที่เกี่ยวกับการขัดจังหวะคือสำหรับบุคคลหรือทีมที่พวกเขามีแนวโน้มที่จะเกิดขึ้นในช่วงของความน่าจะเป็นที่ค่อนข้างเล็ก ตัวอย่างเช่นคุณมีการประชุมจำนวนเท่ากันทุกสัปดาห์หรือประมาณจำนวนชั่วโมงที่เท่ากันสำหรับการแก้ไขข้อบกพร่องเร่งด่วนทุกเดือนหรือจำนวนเวลาที่ใช้ตอบคำถามสำหรับคนที่แวะมาที่โต๊ะโดยเฉพาะเมื่อเฉลี่ย เป็นเวลานาน

เทคนิคการตั้งเวลาที่ทันสมัยจำนวนมากคำนึงถึงเรื่องนั้น การต่อสู้ปัจจัยมันเป็นความเร็ว การจัดตารางตามหลักฐานยังใช้ความเร็วที่มีช่วงความมั่นใจสำหรับการประมาณที่กำหนด Pomodoro คำนึงถึงการขัดจังหวะเมื่อคุณตัดสินใจว่า "pomodoros" กี่ครั้งคุณสามารถนับให้เสร็จในสัปดาห์ใดก็ตาม ทั้งหมดนี้ขึ้นอยู่กับการติดตามการวัดค่าในอดีตของการขัดจังหวะของคุณและนำมาคำนวณในการประมาณของคุณ ฉันแนะนำให้คุณดูพวกเขาทั้งหมดและคิดค้นเทคนิคที่เหมาะกับทีมของคุณ

คำแนะนำที่ดีรอบตัว

อีกสิ่งหนึ่งที่อาจเป็นประโยชน์สำหรับการจัดการกับปัญหาการสนับสนุนคือการอุทิศคนให้การสนับสนุนใน "รอบโรบิน" คงที่

ตัวอย่างเช่นหากคุณมีนักพัฒนา 5 คนมอบหมายให้หนึ่งคนต่อวันในแต่ละสัปดาห์ เมื่อถึงวันนั้นนักพัฒนาซอฟต์แวร์ที่ได้รับมอบหมายจะทำงานในวันนั้นโดยมีฝ่ายสนับสนุนเท่านั้น ในวันถัดไปนักพัฒนาซอฟต์แวร์รายอื่นจะเข้ารับการสนับสนุน วิธีนี้ทุกคนมีโอกาสที่จะอยู่ใน "ไหล" ของพวกเขาทุกคนได้รับรสชาติของ dogfood

วิธีที่คุณจริงเลือกที่จะแบ่งการทำงานที่สนับสนุนปกติไม่ได้เรื่องจริงๆ (วันของสัปดาห์ Round Robin เป็นเพียงตัวอย่าง) สิ่งสำคัญคือการ จำกัด เวลาสนับสนุนให้แก้ไขเป็นระยะสม่ำเสมอ สิ่งนี้ทำให้เวลาในการพัฒนาสามารถคาดการณ์ได้มากขึ้นด้วยการแลกเปลี่ยนที่คุณไม่มี "ทุกคนทำทุกอย่าง" เพื่อจัดการกับปัญหาการสนับสนุน

นี่เป็นทักษะที่มาพร้อมกับประสบการณ์จริง ๆ และบ่อยครั้งที่ผู้คนถูกถามก่อนที่พวกเขาจะสามารถตัดสินสิ่งนั้นได้อย่างถูกต้อง ฉันทำงานในกลุ่มที่ค่อนข้างเป็นกันเองด้วยสไตล์ที่ไม่เป็นทางการเสมอ แต่เราพัฒนากฎง่ายๆที่ดูเหมือนจะรักษาไว้ได้ดี

ครั้งแรกไม่มีงานใช้เวลาน้อยกว่าหนึ่งสัปดาห์ ประมาณทุกสัปดาห์แม้ว่างานจะดูเหมือนว่าจะใช้เวลาสองสามวันกว่าจะสำเร็จ จะมีเหตุผลบางอย่างที่จะไม่ทำก่อนสิ้นสัปดาห์

ข้อสองให้ความพยายามอย่างเต็มที่ในการประเมินระยะเวลาที่ต้องใช้งานซึ่งรวมถึงการขัดจังหวะปัญหาด้านการสนับสนุนลูกค้า นั่นเป็นค่าประมาณของคุณ (เป็นสัปดาห์)

ประการที่สามตรวจสอบให้แน่ใจว่าผู้จัดการของคุณไม่ได้เพิ่มช่องว่างภายในของคุณแล้ว ทีมของเรามีผู้จัดการบ่นเกี่ยวกับประมาณการของเรา มันกลับกลายเป็นว่าเขากำลังจะคูณมันด้วย 2.1 (ค่าประมาณที่ได้จากการสังเกตของเขา) และเราได้เพิ่มมันเป็นสองเท่าก่อนที่จะบอกเขา

มันไม่ใช่เครื่องมือแฟนซีและอาจไม่ใช่วิธีที่สมบูรณ์แบบ แต่ก็ใช้งานได้ดีอย่างน่าประหลาดใจ

คนทำความจำเป็นในการประมาณค่าที่จะเข้าใจว่าไม่มีทีมที่เคยได้ 100% ในโครงการ คุณมีลาป่วย, วันหยุด, หน้าที่ของคณะลูกขุน, การลาจากไป, การประชุม HR ที่ต้องใช้ (เป็นเวลาประโยชน์!), การประชุมทีมที่ไม่เกี่ยวข้องกับโครงการ, ล่าช้าอย่างหลีกเลี่ยงไม่ได้, การพักห้องน้ำ, สนับสนุนงานในรายการที่มีอยู่แล้ว การกำหนดค่าคอมพิวเตอร์ใหม่หลังจากที่คอมพิวเตอร์เครื่องเก่าเสียชีวิตตอบคำถามเกี่ยวกับงานในอนาคตและทำการประเมินสำหรับงานนั้นให้คำปรึกษารุ่นน้องเป็นต้นซึ่งจะต้องมีการพิจารณาในเรื่องนี้มันไม่รับผิดชอบสำหรับผู้ประเมินที่จะรับผิดชอบมากกว่า 6 จาก 8 ชั่วโมง ใช้ได้ต่อวัน นั่นคือการรับประกันว่าจะไม่มีวันครบกำหนด หากคุณรับประกันว่าจะถึงเวลาที่กำหนดไม่ได้แสดงว่าคุณกำลังรับประกันว่าลูกค้าจะไม่มีความสุข

คุณถูกต้องอย่างแน่นอน - เป็นการยากที่จะวางแผนโครงการโดยไม่ทราบว่าจะเกิดอะไรขึ้น แต่มันสำคัญมากที่ต้องติดตามสิ่งต่าง ๆ ที่เป็นบรรทัดฐานเช่นเดียวกับงานที่คุณมองข้าม นี่คือจุดที่การจัดการตารางมีส่วนร่วม ฉันใช้การจัดการโครงการ Microsoft (รุ่นมาตรฐาน) ซึ่งรวมถึงคุณสมบัติที่เป็นส่วนหนึ่งของซอฟต์แวร์การจัดตารางการจัดการโครงการ

คุณสามารถเยี่ยมชมhttp://www.microsoft.com/project/en/us/schedule-management.aspxสำหรับข้อมูลเพิ่มเติม

ดูเหมือนว่ามีความพยายามซ่อนเร้นมากมายจากทีมโปรเจ็กต์ซึ่งคุณกำลังเสียสมาธิและความเร็ว มันอาจเป็น benneficial เพื่อแยกงานเพื่อจัดการกับ

.. สนับสนุนปัญหาและข้อบกพร่องและสิ่ง?

ถึงกลุ่มบุคคลที่เฉพาะเจาะจงเพื่อให้สมาชิกในทีมอื่น ๆ สามารถมุ่งเน้นไปที่งานการพัฒนาใหม่ ด้วยวิธีนี้การผลิตโดยรวมของพวกเขาอาจลดลงเล็กน้อย แต่คุณภาพจะดีขึ้นเนื่องจากมีสิ่งที่ทำให้ไขว้เขวน้อยลง สิ่งนี้เป็นการตอบแทนเพื่อลดจำนวนข้อผิดพลาดดังนั้นงานที่ต้องทำในโครงการของคุณ

ในส่วนของการวางแผนฉันเห็นด้วยอย่างยิ่งกับคำตอบของโธมัสโอเวนส์