วิธีสร้างข้อความแบบกำหนดเองที่จะมี: (a) การสร้างเทมเพลตทั่วไป (b) การใช้งานข้ามเอกสารหลายอันและ (c) การอัพเดตอัตโนมัติ


0

ปัญหา:ลบความไม่สอดคล้องกันระหว่างเอกสาร สมมติว่าฉันเขียนประโยค 5 ประโยคสำหรับ "บทบัญญัติทั่วไป" (GP) ในเอกสาร A และใช้ภาษาเดียวกันในเอกสาร B แต่ถ้าฉันแก้ไขภาษา GP ในเอกสาร A ฉันสามารถลืมแก้ไขในเอกสาร B ได้อย่างง่ายดาย

จะเจาะจงมากขึ้น : สมมุติว่า GP ห้อมล้อม: "นี่คือ s1 นี่คือ s2 นี่คือ s3" คุณมีภาษา GP ข้างต้นทั้งในเอกสาร A และ B สมมติว่าฉันแก้ไขภาษา GP เพื่อลบประโยคสุดท้ายโดยเปิดเผยว่า: "นี่คือ s1 นี่คือ s2" ฉันต้องการภาษา GP ใหม่เพื่ออัปเดตโดยอัตโนมัติในเอกสาร 1 และเอกสาร 2 ที่มีอยู่

ทางออกที่ดี:ฉันสามารถเขียนภาษาได้ครั้งเดียวและบันทึกเป็นเทมเพลตที่สามารถใช้ข้ามเอกสารได้ ตัวอย่างเช่นฉันเขียนภาษาบันทึกเป็น "ภาษาตลาดสแตนด์บาย" จากนั้นเรียกใช้ภาษานั้นในเอกสารหลายฉบับ เมื่อฉันต้องการแก้ไขฉันจะเปลี่ยนเฉพาะเทมเพลต สถานที่ทั้งหมดที่มีการเรียกใช้ภาษาปรับปรุงโดยอัตโนมัติ ฉันไม่ต้องผ่านแต่ละเอกสารเพื่อเปลี่ยนภาษาด้วยตนเอง

โดยสรุป:ทางออกที่ดีจะมีดังต่อไปนี้ทั้งหมด: (a) การสร้างเทมเพลตทั่วไป (b) การใช้งานข้ามเอกสารหลาย ๆ อันและ AND (c) การอัพเดตอัตโนมัติ

สิ่งที่ฉันได้ลอง:

  1. การเพิ่มตัวเลือกในแบบเอกสารสำเร็จรูป สิ่งนี้ทำให้ฉันทำ (a) และ (b) แต่ไม่ (c) Building Block จะไม่อัปเดตโดยอัตโนมัติ ฉันจะต้องค้นหาและแทรกตัวเลือกอีกครั้งเพื่อเอาชนะวัตถุประสงค์ของการฝึก ดูวิธีที่ดีในการแบ่งปันค่าในหลาย ๆ ที่ในเอกสาร Word คืออะไร
  2. เพิ่มส่วนที่เลือกลงในข้อความอัตโนมัติ ปัญหาเดียวกันกับ (1)
  3. สร้างการควบคุมเนื้อหาที่หลากหลายภายใต้แท็บนักพัฒนา ไม่อนุญาตให้ฉันทำ (b) หรือ (c) ดูวิธีสร้าง "คุณสมบัติเอกสาร" ที่กำหนดเองได้อย่างไร หรือเพิ่ม QuickPart Like Date หรือ Title ใน Word
  4. สร้างบุ๊กมาร์กและการอ้างอิงโยง ไม่อนุญาตให้ฉันทำ (ข) ฉันสามารถทำ (c) ถ้าฉันเน้นเอกสารทั้งหมดและกด F9
  5. สร้างคุณสมบัติเอกสารที่กำหนดเอง ไม่ตอบสนอง (b) เมื่อคุณสร้างส่วนของคุณสมบัติเอกสารด่วนแล้วมันจะไม่นำไปสู่เอกสารอื่นเช่นแบบเอกสารสำเร็จรูป ดูWord สร้างคุณสมบัติเอกสารหลายอย่างในส่วนด่วน
  6. แก้ไขคุณสมบัติของเอกสาร แทรกคุณสมบัติ Quickparts → document ไม่ปฏิบัติตาม (b) แต่มันอัพเดทโดยไม่ต้องเปลี่ยนอะไรเลย
  7. สร้างบุ๊กมาร์กและใช้การอ้างอิงฟิลด์ ไม่ตอบสนอง (b) สร้างบุ๊คมาร์คจากนั้นใส่ฟิลด์→สูตร→ REF และวางบุ๊คมาร์ค หากคุณแก้ไขข้อความต้นฉบับและไฮไลต์ทั้งหมดแล้วกด F9 ข้อความที่เชื่อมต่อจะอัปเดตโดยอัตโนมัติ

"ถ้าฉันแก้ไขภาษา" หมายความว่าอย่างไร คุณกำลังพูดถึงศัพท์แสงอุตสาหกรรมหรือฝรั่งเศส? "Market Standoff Language" คืออะไรและคุณจะ "เรียกใช้" ในเอกสาร Word ได้อย่างไร? คุณสามารถตั้งค่าภาษาพิสูจน์อักษร แต่ดูเหมือนจะไม่ใช่สิ่งที่คุณกำลังพูดถึง
teylyn

จากการสังเกตรายการข้อกำหนด (a), (b), (c) ในชื่อคำถามของคุณอยู่ในลำดับที่แตกต่างจากรายการในคำถามของคุณ - อาจเป็นการดีที่จะแก้ไขให้เร็วที่สุดเท่าที่จะทำได้ ข้อความของคุณหนักกว่าที่ควรจะเป็น

คำตอบ:


2

ไม่มีสิ่งใดที่จะทำ (c) (อัปเดตอัตโนมัติ) โดยไม่มีความช่วยเหลือ

วิธีที่ง่ายที่สุดในการทำเกือบทุกอย่างคือการใส่เนื้อหาที่ใช้ร่วมกันทั้งหมดไว้ในเอกสารเดียว (หรืออันที่จริงแล้วคุณสามารถใช้เอกสารหลายฉบับได้)

คั่นแต่ละรายการ

ในการใช้รายการในเอกสาร "ลูกค้า" ให้ใช้ฟิลด์ INCLUDETEXT ที่ระบุชื่อเต็มของเอกสารและที่คั่นหน้า

เช่น {INCLUDETEXT " http://192.168.222.10/sharedtexts1.docx " genericprovision}

คุณไม่ได้รับการอัปเดตอัตโนมัติ แต่ผู้ใช้สามารถอัปเดตข้อความที่แชร์ทั้งหมดในเนื้อความเอกสารโดยใช้ ctrl-A, F9 (หรือเทียบเท่า Mac ในกรณีนี้คุณต้องแน่ใจว่าพา ธ เต็มของไฟล์ + ชื่อไฟล์เหมือนกัน บนทั้งแพลตฟอร์ม Windows และ Mac)

สำหรับฉันคำถามสำคัญสำหรับวิธีการดังกล่าวรวมถึง:

  • ผู้ใช้ทุกคนเข้าใจว่ามันทำงานอย่างไร (เช่นเพื่อไม่ให้ถูกตัดออกโดยกลุ่มของเขตข้อมูลและ / หรือการควบคุมเนื้อหา) ใครเป็นผู้สร้าง / ดูแลเอกสารเหล่านี้ พวกเขาจะรู้ได้อย่างไรว่ามีส่วนใดบ้างที่ใช้ร่วมกัน ด้วยชิ้นส่วนที่ใช้ร่วมกันจำนวนมากคุณจะหลีกเลี่ยงการสร้างกลุ่มที่มีชื่อมากกว่าหนึ่งชื่อได้อย่างไร คุณจะจัดการสถานการณ์ที่เอกสารสองชิ้นใช้ร่วมกันได้อย่างไร แต่ในบางจุดความต้องการเปลี่ยนแปลงและพวกเขาแต่ละคนต้องการเนื้อหาที่แตกต่างกันอย่างไร
  • วิธีการจะจัดการกับจำนวนแทรกที่แท้จริงที่คุณอาจมีในเอกสารเดียว
  • คุณจำเป็นต้องจัดการกับระบบกฎหมาย / การปฏิบัติตามกฎระเบียบใด ๆ หรือไม่เช่นที่ระบุว่าคุณต้องตรวจสอบให้แน่ใจว่าคุณมีสำเนาของเอกสารใด ๆ ตามที่ปรากฏ ณ จุดใด ๆ ในเวลาที่กำหนด )

หากคุณต้องการการอัปเดตที่สมบูรณ์ยิ่งขึ้น (รวมถึงส่วนหัวและส่วนท้าย) คุณต้องพิจารณาใช้รหัสเช่นมาโคร VBA autoopen

ในมุมมองของฉันทันทีที่คุณใช้รหัส VBA เกมจะเปลี่ยนไปและมันอาจเป็นการดีกว่าถ้าคุณจะพิจารณาวิธีอื่น สำหรับชิ้นข้อความธรรมดาคุณสามารถสร้างเอกสารที่ใช้ร่วมกันที่มีการควบคุมเนื้อหาที่เชื่อมโยงกับส่วน XML ที่กำหนดเองอย่างน้อยหนึ่งรายการ เมื่อเปิด "เอกสารลูกค้า" มาโคร autoopen ของมันจะเปิดเอกสารที่ใช้ร่วมกันและคัดลอกชิ้น XML แบบกำหนดเองเขียนทับสิ่งที่มีอยู่ แต่ฉันไม่แน่ใจว่าจะทำงานได้ดีกับ rich text chunks เนื่องจากแต่ละ chunk ถูกเก็บเป็นเอกสาร Flat OPC XML ที่สมบูรณ์และอาจมีขนาดค่อนข้างใหญ่ คุณต้องการใช้ Word 2013 หรือใหม่กว่าในกรณีใด ๆ (ไม่แน่ใจเกี่ยวกับ Mac Word 2016 เนื่องจากคุณลักษณะที่เกี่ยวข้องกับการควบคุมเนื้อหาได้เปลี่ยนไปเมื่อเร็ว ๆ นี้ แต่ยังไม่มีการสนับสนุน VBA สำหรับ customxmlparts หรือการควบคุมเนื้อหา)


ขอบคุณมากสำหรับโพสต์ที่ยอดเยี่ยมนี้ คุณมีคำแนะนำใด ๆ สำหรับคำค้นหาทั่วไปที่ใช้เพื่อดูเพิ่มเติมเกี่ยวกับมาโคร VBA ที่คุณกำลังพูดถึงหรือไม่ ฉันต้องการค้นคว้าเพิ่มเติม
user3314418

1
สำหรับเนื้อหาการควบคุมเนื้อหาฉันจะดูgregmaxey.mvps.org/word_tip_pages/content_controls.html
โดยการใช้ไซต์ของเรา หมายความว่าคุณได้อ่านและทำความเข้าใจนโยบายคุกกี้และนโยบายความเป็นส่วนตัวของเราแล้ว
Licensed under cc by-sa 3.0 with attribution required.