ฉันรู้วิธีดำเนินการจดหมายเวียนจากภายในคำ แต่คำถามของฉันคือฉันจะสร้างแม่แบบจดหมายเวียนที่ฉันสามารถเปิดจากแหล่งภายนอกเช่น Excel และแมปส่วนหัวใน Excel กับเขตข้อมูลผสานใน Word โดยอัตโนมัติได้อย่างไร
ฉันเริ่มด้วยบทช่วยสอนนี้ https://www.textcontrol.com/blog/2011/02/04/creating-mail-merge-templates-in-ms-word-2010/ แต่จะไม่แสดงวิธีบันทึกเป็นเทมเพลตจดหมายเวียน
คำตอบ:
ดำเนินการจดหมายเวียนจาก Excel โดยใช้แผ่นงาน Excel เป็นฐานข้อมูลคุณต้องดำเนินการดังต่อไปนี้
ส่วนที่หนึ่ง:
ใน Excel ป้อนข้อมูลการส่งจดหมายด้วยหัวเรื่องที่เหมาะสม
เช่นชื่อ, ที่อยู่, ที่อยู่ 1, ที่อยู่ 2, เมือง, รัฐ, รหัสไปรษณีย์ เนื่องจากหัวเรื่องเหล่านี้จะใช้เป็นชื่อฟิลด์ใน Word ในขณะที่จดหมายเวียน
หมายเหตุ: หากคุณไม่ต้องการใช้แหล่งข้อมูล Excel คุณสามารถใช้รายชื่อผู้ติดต่อหรือสมุดรายชื่อในไฟล์ TXT หรือ CSV สำหรับวิซาร์ดการนำเข้าข้อความนี้ช่วยให้คุณรับข้อมูลเป็นไฟล์ TXT หรือ CSV ลงใน Excel
ส่วนที่สอง:
ส่วนนี้ไม่ยากมาก คุณต้องดำเนินการตามขั้นตอนจดหมายเวียนตามปกติ เช่นเริ่มต้นด้วยไฟล์เปล่าไปที่แท็บส่งจดหมายค้นหาผู้รับเลือก
กดปุ่มรายการที่มีอยู่แล้วค้นหาไฟล์ Excel หากจำเป็นต้องแก้ไขรายการของผู้รับ
ถัดไปคือแทรกเขตข้อมูลเพื่อผสานและจัดเรียง
ในที่สุดดูตัวอย่างและทำให้จดหมายเวียนเสร็จสิ้นและบันทึกไฟล์นี้เป็นเทมเพลต
วิธีอื่นควรเป็น Reverse ของกระบวนการข้างต้น
เช่นเริ่มจาก Word และในขณะที่เชื่อมต่อกับข้อมูลการส่งจดหมายคุณอาจมีตัวเลือกมากมาย คุณอาจไปกับ Excel, Access หรือแหล่งข้อมูลอื่นรวมถึงวิธี DDE (Dynamic Data Exchange)
หวังว่านี่จะช่วยคุณได้