วิธีทำให้เอกสาร Word เป็นมาตรฐาน

ฉันถูกเกินไปที่จะจ้างคนให้พิมพ์เอกสารที่สแกนนานจริงๆที่เต็มไปด้วยนักกฎหมาย ดังนั้นฉัน OCRed โดยใช้ OmniPage แต่เอาท์พุท OCR ก็น่าผิดหวัง ฉันได้รับเอกสารคำที่มีช่องว่างหลายบรรทัด ความสูงก่อนและหลังย่อหน้าจะแตกต่างกันไปตามสถานที่

นี่จะเป็นเรื่องง่ายหากเอกสารทั้งหมดมีการตั้งค่าย่อหน้าเหมือนกัน แต่ไม่มี อาจมีรูปแบบที่แตกต่างกันครึ่งโหลเกิดขึ้น

วิธีที่ง่ายที่สุดในการทำให้เอกสารเป็นปกติคืออะไร ตัวอย่างเช่นหากย่อหน้าหนึ่งมีระยะห่างบรรทัด 20.4 pt และอีกย่อหน้ามีระยะห่าง 20.9 pt แล้วฉันต้องการพิจารณาสไตล์เดียวกันและตั้งค่าเป็นค่าเดียวหรือไม่ หรือจริงๆข้อเสนอแนะใด ๆ ยินดีต้อนรับ ณ จุดนี้

ฉันได้รับเอกสารจำนวนมากที่ยุ่งเหยิงและเป็นไปไม่ได้ที่จะต้องทำความสะอาด

คุณจะต้องการเรียนรู้และใช้รูปแบบย่อหน้า / อักขระถ้าคุณยังไม่ได้ใช้

ในแท็บหน้าแรกของ Ribbon ให้มองหาหน้าต่าง "สไตล์"

การเลือกย่อหน้าหรือหลายย่อหน้าใน Word จากนั้นเลือกหนึ่งในสไตล์ย่อหน้าจะใช้การจัดรูปแบบของสไตล์นั้นกับย่อหน้าทั้งหมดที่คุณเลือก

สิ่งนี้จะทำให้ง่ายขึ้นในอนาคตถ้าคุณต้องการเปลี่ยนสไตล์ - เพียงเข้าไปที่นิยามสไตล์ของสไตล์สำหรับสไตล์ที่กำหนดทำการเปลี่ยนแปลงบางอย่างจากนั้นการเปลี่ยนแปลงของคุณจะปรากฏในย่อหน้าทั้งหมดที่ใช้สไตล์นั้น

คลิกที่ลูกศรเล็ก ๆ ที่มุมล่างขวาของหน้าต่างสไตล์ใน Ribbon เพื่อดูรายการสไตล์

กระบวนการทำความสะอาดเอกสารของฉัน

1. เริ่มต้นใหม่ทั้งหมด (ยกเลิกการจัดรูปแบบปัจจุบันทั้งหมดและใช้สไตล์ย่อหน้าเริ่มต้น) - เลือกข้อความทั้งหมดแล้วเลือกสไตล์ย่อหน้าที่ตรงกับส่วนที่ใหญ่ที่สุดของข้อความ ข้อความที่เลือกมักจะเป็นย่อหน้าปกติดังนั้นฉันจึงเลือกลักษณะย่อหน้า "เนื้อความ" ตอนนี้ข้อความทั้งหมดควรมีสไตล์อย่างสม่ำเสมอ
2. สร้างสไตล์ของเอกสารใหม่ - นำส่วนหัวมาใช้ ตอนนี้ฉันผ่านการเพิ่มส่วนหัวของเอกสารตามลำดับ (สแกนเอกสารทั้งหมดสำหรับหัวเรื่อง 1 จากนั้นมุ่งหน้า 2 เป็นต้น)
3. ใช้สไตล์ย่อหน้าอื่น ๆ - ฉันทำขั้นตอนข้างต้นต่อไปสำหรับรายการอื่น ๆ ทั้งหมดที่ต้องใช้สไตล์ย่อหน้า (รายการ, ย่อหน้าเพิ่มเติม, คำอธิบายภาพ, ตาราง, รูปภาพ)
4. ใช้ลักษณะของตัวละคร - จากนั้นฉันสแกนหาลักษณะของตัวละครที่ต้องนำไปใช้
5. รูปแบบการปรับละเอียด - ณ จุดนี้เอกสารควรจะทำโดยทั่วไป ฉันปรับแต่งสไตล์ที่ต้องการแก้ไขเอกสารที่กำหนด

ทางลัดของ Word ที่มีประโยชน์

CTRL+SPACEBAR   Strip character formatting that's not contained in the applied paragraph style.
CTRL+Q          Strip paragraph formatting that's not contained in the applied paragraph style.
CTRL+SHIFT+N    Apply Normal paragraph style.

ฉันพบว่าบางครั้ง Word ไม่ชอบแก้ไขสถานการณ์นี้ไม่ว่าจะเกิดอะไรขึ้น หากเป็นเช่นนั้นให้คัดลอกเอกสารทั้งหมดลงใน Notepad พยายามจัดรูปแบบจำนวนมาก (เช่นช่องว่างและย่อหน้า) แล้วคัดลอกกลับไปยัง Word ด้วยการตั้งค่าใหม่

หากคุณเลือกข้อความของเอกสารทั้งหมดแล้วเปิดหน้าต่างรูปแบบย่อหน้า (ตามที่คุณแสดงด้านบน) ฉันเชื่อว่าค่าจะว่างเปล่าเนื่องจากมีหลายค่า อย่างไรก็ตามหากคุณพิมพ์ค่าที่ต้องการด้วยตนเองทั้งหมดจะเปลี่ยนเป็นค่าใหม่