ยูทิลิตี้ของแฟกซ์ผ่านอีเมล์เมื่อมีให้ใช้งาน


8

มีประโยชน์ใด ๆ อีกหรือไม่สำหรับการส่งเอกสารทางแฟกซ์เมื่อเทียบกับอีเมล (สมมติว่าทั้งผู้ส่งและผู้รับสามารถเข้าถึงเทคโนโลยีใดก็ได้) ตัวอย่างเช่นมีกรณีที่แฟกซ์ปลอดภัยหรือสะดวกกว่าอีเมลหรือไม่


1
ฉันแก้ไขคำถามของคุณค่อนข้างหนัก ในรูปแบบก่อนหน้านี้มันจะถูกปิดไม่ว่าจะเป็นหัวข้อปิดหรือเป็นอัตนัย
Nifle

ขอบคุณ @Nifle ที่แจ้งให้เราทราบ ฉันย้อนกลับการเปลี่ยนแปลงเพราะฉันคิดว่าส่วนที่สองของคำถามของฉันหายไป แต่อย่าลังเลที่จะทำการเปลี่ยนแปลงอีกครั้ง (ขออภัยที่ทำตัวอาจเร็วเกินไป)
Amelio Vazquez-Reina

@AmV: @Nifle พยายามช่วยเหลือคุณ แต่คุณได้ย้อนกลับไปดังนั้นคำถามจะถูกปิดเป็นหัวข้อไม่เหมาะสม
studiohack

@studiohack ฉันไม่เข้าใจ ฉันขอโทษที่แสดงเร็วเกินไปและหลังจากเห็นความคิดเห็นของ Nifle ฉันบอกว่าฉันมีความสุขมากกว่าที่จะยอมรับการเปลี่ยนแปลงอีกครั้ง ฉันไม่ได้ "ปฏิเสธ" ความช่วยเหลือของเขาและไม่ใช่ความตั้งใจของฉัน นอกจากนี้หากคุณยืนยันที่จะปิดกระทู้คุณจะแนะนำสถานที่อื่นให้ถามคำถามนี้หรือไม่
Amelio Vazquez-Reina

2
ทำงานกับมัน ... สร้างชุมชนวิกิด้วยเนื่องจากตอนนี้เป็นเรื่องส่วนตัวแล้ว โชคดี!
studiohack

คำตอบ:


4

เหตุผลใหญ่จริง ๆ คือลายเซ็นและกฎหมาย ตัวอย่างเช่นในบางประเทศคุณเพียงแค่ส่งโทรสารลายเซ็นขณะที่ใช้ลายเซ็นดิจิทัลคุณจะต้องได้รับลายเซ็นดิจิทัลอย่างเป็นทางการ (โดยปกติเก็บไว้ในสมาร์ทการ์ดหากมีอยู่ในสถานที่แรกและบางครั้งก็มี "ความถูกต้อง" น้อยกว่าลายมือ ลายเซ็น) จากนั้นรับเครื่องอ่านสมาร์ทการ์ดติดตั้งมิดเดิลแวร์ซึ่งอาจทำงานร่วมกับโปรแกรมที่คุณต้องการใช้ในการเซ็นเอกสารและผู้รับอาจต้องมีโปรแกรมที่จะทำงานกับลายเซ็นดิจิทัลเพื่อยืนยัน และตลอดห่วงโซ่

ไม่ใช่เรื่องแปลกที่ธุรกิจบางแห่งจะต้องส่งเอกสารที่มีลายเซ็นไปยังหน่วยงานกำกับดูแลของรัฐบาลหน่วยงานธนาคารและอื่น ๆ ทุกคนจะต้องได้รับการฝึกอบรมและพร้อมใช้ลายเซ็นดิจิทัล การเตรียมการดังกล่าวอาจดำเนินการในระดับประเทศเดียว แต่จะเกิดอะไรขึ้นหากคุณได้รับอีเมลที่ลงนามจากประเทศอื่น (เมื่อลายเซ็นต์มีความสำคัญมากกว่าเพราะบุคคลอื่นไม่สามารถมาและลงนามในเอกสารด้วยตัวเองและ จดหมายต้องใช้เวลาและเงิน)

กระบวนการทั้งหมดในการส่งเมลที่ผ่านการตรวจสอบแล้วนั้นค่อนข้างซับซ้อน สำหรับพนักงานออฟฟิศที่เรียบง่ายมักจะง่ายกว่าการใช้แฟกซ์จากนั้นมุ่งเน้นไปที่การทำงานที่เขาควรจะทำ

โดยพื้นฐานแล้วเหตุผลหลักคือความเฉื่อยของสังคม ทุกคนต้องคุ้นเคยกับอีเมลและเกือบทุกคนคุ้นเคยกับการใช้โทรสารอยู่แล้วดังนั้นการเปลี่ยนผ่านจึงไม่ใช่เรื่องง่าย

ปัญหาอื่นคือความยากลำบากในการเข้าถึงเอกสาร ด้วยการใช้แฟกซ์คุณสามารถส่งบันทึกย่อที่เขียนด้วยลายมือหรือใช้เอกสารและขีดเส้นใต้ด้วยมือเป็นต้น สิ่งที่ "เรียบง่าย" ในคอมพิวเตอร์นั้นซับซ้อนกว่าเล็กน้อย ตัวอย่างเช่นหากคุณมีเอกสารในคอมพิวเตอร์คุณจะต้องพิมพ์ทำการแก้ไขด้วยมือแล้วสแกนหรือแก้ไขบนคอมพิวเตอร์และผู้คนมักจะไม่คุ้นเคยกับการเชื่อมต่อกับคอมพิวเตอร์เช่นเดียวกับพวกเขา ใช้เพื่อเชื่อมกับดินสอ นอกจากนี้หนูยังใช้งานยากสำหรับการวาดภาพและแท็บเล็ตแบบกราฟิกมักไม่ได้เป็นส่วนหนึ่งของคอมพิวเตอร์สำนักงานมาตรฐาน


3

การส่งแฟกซ์เอกสารอย่างเป็นทางการพร้อมลายเซ็นและสิ่งต่าง ๆ เช่นนั้นทำให้ผู้คนในตอนท้ายได้รับความสะดวกขึ้น พวกเขาไม่ต้องผ่านการพิมพ์กระดาษจำนวนมากแทนแฟกซ์จะดูแลและจะแสดงหมายเลขแฟกซ์ของคุณที่ด้านบน (สำหรับองค์กรที่ง่าย)

ฉันไม่คิดว่าแฟกซ์มีข้อได้เปรียบที่สำคัญมากกว่าอีเมลอื่นนอกจากนี้ ในอนาคตอันใกล้นี้คุณอาจมี 'เครื่องอีเมล' ที่ บริษัท จะมีเซิร์ฟเวอร์อีเมลพร้อมอีเมลพิเศษสำหรับแต่ละแผนก อีเมลทุกฉบับที่ได้รับจะผ่านตัวกรองเพื่อลบจดหมายขยะชนิดใดก็ได้และยอมรับเฉพาะอีเมลที่ถูกกฎหมายเท่านั้น เครื่องจะจับอีเมลเหล่านี้ส่งไปที่ 'เครื่องอีเมล' ของแผนกที่มีปัญหาและจะถูกพิมพ์ออกมาโดยอัตโนมัติ

ฉันไม่รู้ว่ามีอะไรแบบนี้อยู่หรือเปล่า แต่มันก็เจ๋งดี :)


5
การพิมพ์อีเมลอัตโนมัติเกิดขึ้นตลอดเวลาส่วนใหญ่สำหรับผู้บริหารที่มีโรงเรียนเก่าแก่เกินกว่าจะอ่านอีเมลได้ บริษัท หลายแห่งมีระบบ FAX ที่เก็บแฟกซ์ขาเข้าแบบดิจิทัล (โดยปกติจะเป็น PDF ที่ส่งอีเมลไปยังผู้รับ) ดังนั้นพวกเขาจึงไม่เคยแตะกระดาษ
Chris Nava

มันเจ๋งจริงๆ โดยส่วนตัวแล้วฉันคิดว่าอีเมลควรเป็นวิธีการสื่อสารที่แท้จริงเพียงอย่างเดียวเมื่อพูดถึงเอกสารเช่นนั้น การแปลงเป็นดิจิทัลทำให้สามารถเข้าถึงได้มากขึ้น
n0pe

ใช่ระบบแฟกซ์ที่รับแฟกซ์และแปลงเป็นอีเมลเป็นเรื่องธรรมดามาก - ฉันคิดว่าตอนนี้ บริษัท ขนาดใหญ่ส่วนใหญ่จะใช้พวกเขาเป็นหลัก (อย่างที่ฉันรู้) นอกจากนี้ระบบเหล่านี้ส่วนใหญ่ทำงานได้ทั้งสองทิศทาง: คุณสามารถส่งรูปภาพหรือไฟล์ PDF (หรือแม้แต่ข้อความธรรมดา) ไปยังที่อยู่พิเศษและมันจะถูกส่งไปยังหมายเลขที่ระบุในหัวเรื่อง สิ่งเดียวที่เหลืออยู่คือการตัดออกจากการส่งแฟกซ์ ...
sleske

อนาคตที่มีความหวัง: ใช้เซิร์ฟเวอร์แฟกซ์เสมือนบนคอมพิวเตอร์ที่มีที่อยู่พิเศษและจะเรียงลำดับและพิมพ์เอกสารโดยอัตโนมัติ มาทำกันเถอะ
n0pe

3

การส่งแฟกซ์ควรใช้การส่งอีเมลเมื่อมีการส่งเอกสารทางกฎหมายหรือเอกสารสำคัญเนื่องจากเป็นคำตอบก่อนหน้านี้ที่ระบุเมื่อคุณส่งแฟกซ์ เมื่อคุณส่งอีเมลไม่มีการรับประกันว่ามาถึงแล้ว - ไม่ได้รับข้อความตีกลับกลับไม่ใช่การรับประกันการมาถึง

สามารถส่งแฟกซ์ได้เฉพาะในกรณีที่มีเครื่องแฟกซ์รอและรอรับ หากคุณได้รับการแจ้งเตือนว่ามีการส่งแฟกซ์คุณทราบว่าหมายเลขแฟกซ์ที่อีกด้านหนึ่งได้รับแล้ว

โดยคำนึงถึงว่ามีการหยิบหรืออ่านโดยบุคคลที่ไม่เกี่ยวข้องในหลายกรณี หากคุณกำลังส่งเอกสารทางกฎหมายคุณจำเป็นต้องรู้ว่าได้รับเอกสารนั้นแล้ว มันขึ้นอยู่กับผู้รับที่จะอ่านและเตรียมการเพื่อรับมัน มันเหมือนกับว่าคุณส่งจดหมายลงทะเบียนไปยังที่อยู่ คุณมีหลักฐานการจัดส่งและนั่นคือทั้งหมดที่คุณต้องการ งานของคุณเสร็จสิ้นและขึ้นอยู่กับผู้รับที่จะเปิดและอ่านจดหมายนั้น หากพวกเขาไม่ได้เป็นความรับผิดชอบของพวกเขาทั้งหมด ดังนั้นแฟกซ์จึงปลอดภัยกว่าหากคุณต้องการมีหลักฐานการรับเอกสาร นั่นคือเหตุผลที่ บริษัท ในภาคการเงินและภาคกฎหมายใช้แฟกซ์มากสำหรับการสื่อสารทางไกลของเอกสารโดยเฉพาะอย่างยิ่งกับกฎหมายของการตรวจสอบย้อนกลับ - ไม่มีใครสามารถโต้แย้งว่าคุณไม่เคยส่งแฟกซ์ แต่พวกเขาอาจโต้แย้งว่าพวกเขาไม่เคยได้รับอีเมล


คำตอบนี้ถูกต้องอธิบายว่าทำไมการพิสูจน์การจัดส่งไม่ใช่การอ่านเอกสารที่พิสูจน์แล้วเป็นปัญหาสำคัญเมื่อพูดถึงประเด็นทางกฎหมาย
ChrisInEdmonton

1

เมื่อคุณส่งแฟกซ์คุณจะทราบว่าบุคคลอื่นได้รับหรือไม่เนื่องจากไม่มีวิธีการที่จะเข้าใจผิดได้ว่าบุคคลอื่นได้รับและอ่านอีเมลของคุณ (เท่าที่ฉันรู้)
นอกจากนี้หากคุณไม่แน่ใจว่าสามารถเปิดสิ่งที่แนบมาที่ปลายอีกด้านหนึ่งคุณสามารถใช้โทรสาร

ดังนั้นการรับทราบเอกสาร และรับประกันความสามารถในการอ่านจึงเป็นสองสถานการณ์ที่คุณอาจพิจารณาส่งแฟกซ์แทนอีเมล


3
คุณรู้ว่าเครื่องแฟกซ์ที่รับนั้นได้รับการส่งสัญญาณ แต่ไม่น่าเป็นไปได้ที่คุณจะรู้ว่ามนุษย์คนไหนที่รับแฟกซ์จากเครื่องถ้ามี
เบียร์

1
หรือแม้แต่พิมพ์เอกสารได้สำเร็จ มันอาจส่งเสียงบี๊บสไตล์ "PC Load Letter"
Chris Nava

0

โดยทั่วไปแล้วแฟกซ์จะถูกส่งผ่านสายโทรศัพท์และข้อมูลจะไม่ถูกรบกวนและไม่ถูกดักจับที่จุดใด ๆ ในอินเทอร์เน็ตเช่นข้อความอีเมล นอกจากนี้แฟกซ์ไม่สามารถส่งต่อไปยังบุคคลที่ไม่ได้ตั้งใจได้อย่างง่ายดายหรือผิดพลาดเช่นเดียวกับอีเมลลับ


โปรดทราบว่าในหลายประเทศการสนทนาทางโทรศัพท์ส่วนใหญ่ (ถ้าไม่ทั้งหมด) จะถูกแปลงเป็นดิจิตอลและส่งผ่านทางอินเทอร์เน็ต ดังนั้นความแตกต่างอาจเล็กน้อย
sleske

นอกจากนี้หลายคนที่มีที่อยู่อีเมลเช่น firstname@gmail.com หรือ firstname.lastname@gmail.com จะได้รับอีเมลที่ส่งถึงพวกเขาโดยไม่ตั้งใจ
ChrisInEdmonton

0

สรุปจากบันทึกย่อของฉัน / แหล่งอื่น ๆ :

ฉันเบื่อที่จะได้รับเอกสารพิมพ์ออกมาลงชื่อและสแกนกลับเข้าไปใหม่

ดังนั้นสิ่งที่ฉันทำคือสแกนลายเซ็นและตัวย่อของฉัน จากนั้นเมื่อฉันได้รับเอกสารสิ่งที่ฉันต้องทำคือ "เพิ่มรูปภาพ" เพื่อใส่ลายเซ็นและชื่อย่อของฉันในที่ที่ถูกต้อง

ตอนนี้นี่คือปัญหา - ถ้าฉันส่งให้ใครบางคนดูเหมือนว่าพวกเขาสามารถลบลายเซ็นของฉัน (ภาพ)

แม้ว่าฉันจะตั้งค่าคุณสมบัติเป็น "ล็อค" ดูเหมือนว่าบุคคลต่อไปสามารถยกเลิกการทำเครื่องหมายในช่องล็อคและลบได้

มีวิธีใดในการทำแบบถาวรนี้เพื่อให้ไม่มีใคร (หรืออย่างน้อยไม่มีใครนอกจากฉัน) สามารถลบหรือแก้ไขได้


รูปภาพที่เพิ่มโดย Foxit Reader จะอยู่ที่เลเยอร์คำอธิบายประกอบ

จัดระเบียบ / แบนหน้า . . เพื่อสร้างลายเซ็นที่ชั้นเอกสารและผู้อื่นไม่ควรถูกลบ

จากนั้นตั้งค่า "แก้ไขเอกสาร" ในข้อ จำกัด ของเอกสารเป็น "ไม่อนุญาต"


จากนั้นเพิ่มรหัสผ่านลงใน PDF และโทรศัพท์ที่อยู่ในผู้รับ

หรือคุณอาจสร้างรหัสผ่าน 1,000 หลัก 20 หลักในสเปรดชีตโดยมีหมายเลข 1 ถึง 1,000 ป้องกันด้วยรหัสผ่านส่งอีเมลไปยังผู้รับและส่งรหัสผ่านให้เขา จากนั้นคุณสามารถส่งอีเมลรหัสผ่านป้องกัน PDF ผ่านอีเมลและรวมอยู่ในอีเมลว่าเป็นรหัสผ่านหมายเลข 0850 หรือบางอย่าง

คุณไม่ต้องกังวลกับการนั่ง PDF บนเซิร์ฟเวอร์บางตัวตลอดไปและ

บุคคลเดียวที่จะเห็นเป็นบุคคลที่คุณให้รหัสผ่าน


ดังนั้น IMO, PDF สามารถทำได้อย่างปลอดภัยกว่าแฟกซ์


-1

ฉันถูกถามโดย บริษัท ประกันภัยให้ส่งแฟกซ์หรือแจ้งข้อมูลธนาคารทางอีเมล ฉันเลือกใช้โทรสารโรงเรียนเก่าเพียงเพราะโอกาสที่จะถูกดักโดยบุคคลที่สามน้อยกว่ามาก แต่ส่วนใหญ่เป็นเพราะอีเมลพร้อมกับข้อมูลการธนาคารของฉันจะยังคงอยู่บนเซิร์ฟเวอร์อีเมลของฉันและบนเซิร์ฟเวอร์ของ บริษัท ประกันภัยตามกฎหมายเป็นเวลานานและอาจจะตลอดไป เมื่อกำหนดให้แฮ็คอีเมลล่าสุดไม่คุ้มกับความเสี่ยง


คุณควรสำรองข้อมูลคำสั่งของคุณ "โอกาสในการถูกดักโดยบุคคลที่สามน้อยกว่ามาก" มิฉะนั้นคำตอบนี้ก็น่าจะเท่ากับ "โอกาสที่จะถูกบุคคลที่สามดักจับได้สูง"
Jan Doggen
โดยการใช้ไซต์ของเรา หมายความว่าคุณได้อ่านและทำความเข้าใจนโยบายคุกกี้และนโยบายความเป็นส่วนตัวของเราแล้ว
Licensed under cc by-sa 3.0 with attribution required.