มุมมองการสนทนาและหมวดหมู่ของ Outlook


13

ที่ทำงานฉันมักจะได้รับอีเมลสองสามร้อยฉบับต่อวัน เพื่อป้องกันไม่ให้ถูกน้ำท่วมฉันได้ใช้หมวดหมู่เพื่อจัดเรียงและจัดลำดับความสำคัญของข้อความเมลของฉัน ฉันกำหนดหมวดหมู่อัตโนมัติแล้วจัดกลุ่มตามพวกเขา: การตรวจสอบโค้ดถึงถึง CC รายการการแจกจ่าย / BCC ซึ่งหมายความว่าตัวอย่างเช่นข้อความที่ชัดเจนสำหรับฉันจะแสดงในกล่องจดหมายของฉันได้สูงกว่าที่ฉันได้รับเพราะฉันอยู่ในรายชื่อการแจกจ่าย มันเป็นการประหยัดเวลาครั้งใหญ่และนำอีเมลสำคัญมาถึงฉันอย่างรวดเร็วยิ่งขึ้น

เมื่อเร็ว ๆ นี้หัวข้ออีเมลที่ฉันเกี่ยวข้องเริ่มยาวขึ้นและฉันต้องการใช้มุมมองการสนทนาหรืออย่างน้อยเรียงลำดับตามหัวเรื่อง อย่างไรก็ตาม Outlook ดูเหมือนจะไม่สนับสนุนการรวมกันของมุมมองการสนทนาและหมวดหมู่ใด ๆ (มีประโยชน์) ฉันลองทำสิ่งต่อไปนี้โดยไม่ประสบความสำเร็จ:

  • การจัดกลุ่มตามหมวดหมู่จากนั้นมุมมองการสนทนา - Outlook ทำให้ฉันมีข้อผิดพลาด (ชุดการจัดกลุ่ม / การเรียงลำดับซับซ้อนเกินไป)
  • การใช้มุมมองที่กำหนดเองเพื่อจัดกลุ่มตามการสนทนา - หมวดหมู่จะไม่แสดงเป็นตัวเลือกในการจัดเรียง
  • จัดกลุ่มตามหมวดหมู่จากนั้นหัวเรื่อง - เข้าใกล้มากขึ้น แต่หัวเรื่องแรกเป็นลำดับตัวอักษรตัวแรกไม่ใช่ตัวล่าสุด
  • จัดกลุ่มตามการสนทนาจากนั้นจัดหมวดหมู่ - ใช้งานได้ แต่ไม่ได้ทำอะไรที่ดีมากนักเนื่องจากการสนทนาระดับบนเป็นเวอร์ชั่นล่าสุดโดยไม่คำนึงถึงหมวดหมู่ที่เป็นของ

มีวิธีที่ฉันจะรักษาระบบหมวดหมู่ของฉันหรือสิ่งที่คล้ายกันในขณะที่ใช้ประโยชน์จากการจัดกลุ่มอีเมลที่เกี่ยวข้องด้วยกันไหม? ฉันไม่สนใจเกี่ยวกับความหมายของการแก้ปัญหาดังนั้นฉันไม่จำเป็นต้องใช้หมวดหมู่ที่เหมาะสมหรือมุมมองการสนทนาที่เหมาะสม ฉันแค่อยากจะสามารถใช้ระบบลำดับความสำคัญบางอย่างเพื่อเน้นอีเมลที่ส่งถึงฉันในขณะที่จัดกลุ่มเธรดอีเมลไว้ด้วยกัน

ฉันเคยเขียนปลั๊กอินของ Outlook มาก่อนดังนั้นแม้จะไม่ได้อยู่ที่นั่นเพื่อใช้เป็นทางออกที่เหมาะสม อะไรก็ตามที่ใช้งานได้จริง

อัปเดต: ฉันยังไม่เห็นโซลูชันที่ดี ฉันต้องการให้ทุกอย่างอยู่ในมุมมองเดียว การแยกโฟลเดอร์หรือโฟลเดอร์การค้นหาไม่ดีเพราะตัวอย่างเช่นหากฉันลบรายการ TO ของฉันฉันไม่เห็นอีเมล CCed ที่ด้านบนโดยอัตโนมัติฉันต้องไปที่มุมมองอื่นด้วยตนเอง ณ จุดนั้นไม่มีอะไรที่จะทำให้สั่งโดยเนื้อแท้ก่อนที่จะ CC นอกเหนือจากคำสั่งที่ฉันคลิกที่โฟลเดอร์

ความสามารถในการรวมหลายโฟลเดอร์ / ค้นหาโฟลเดอร์ในมุมมองเดียวน่าจะเป็นทางออกที่ดี ฉันไม่ได้เห็นคำตอบใด ๆ แม้จะพูดถึงการเขียนสคริปต์ / การเขียนโปรแกรมที่กำหนดเองและฉันสงสัยว่าโซลูชันใด ๆ ที่ตรงกับเกณฑ์ของฉันจะต้องใช้ ค่าหัวอยู่ที่นั่นเพราะฉันค่อนข้างมั่นใจว่าทางออกนั้นไม่สำคัญ

คำตอบ:


2

วิธีที่ดีที่สุดที่ฉันพบว่ารวมกล่องจดหมายเข้าหลายกล่องคือใช้หมวดหมู่สีกฎและโฟลเดอร์การค้นหา เวอร์ชันสั้นคือคุณตั้งกฎที่กำหนดว่าจดหมายขาเข้าของคุณเป็นสีตามประเภทถ้าคุณต้องการให้เสร็จในวันนี้พรุ่งนี้ในสัปดาห์หน้าและใน 30 วัน จากนั้นคุณสร้างโฟลเดอร์การค้นหาที่แสดงอีเมลทั้งหมดภายใต้แต่ละสี ทุกวันคุณแค่อ่านอีเมลแล้วลองดู โพสต์บล็อกนี้ยิ่งไปกว่านั้น . .

http://blogs.msdn.com/b/ianpal/archive/2008/06/03/email-task-and-time-management-with-pifem.aspx


"คุณตั้งกฎที่กำหนดว่าจดหมายขาเข้าของคุณเป็นสีตามประเภทถ้าคุณต้องการให้เสร็จในวันนี้พรุ่งนี้โดยในสัปดาห์หน้าและใน 30 วัน" นี่คือสิ่งที่ฉันทำ แต่ฉันกรองตามว่ามันเพื่อฉัน , CCed ถึงฉันหรือจาก DL (รายชื่อการแจกจ่าย) โฟลเดอร์การค้นหาไม่ใช่ทางออกที่ดีเพราะพวกเขาไม่ได้ให้มุมมองเดียว หากไม่มีรายการใดในรายการ TO ของฉันฉันไม่เห็นอีเมล CCed ที่ด้านบนโดยอัตโนมัติฉันต้องไปที่อีเมลเหล่านั้นแยกกัน ความสามารถในการรวมโฟลเดอร์การค้นหาในมุมมองเดียวจะเป็นโซลูชันที่ยอดเยี่ยม อย่างที่ฉันพูดไปฉันไม่กลัวรหัส
Greg Jackson

ฉันทำเช่นเดียวกัน เพิ่งเพิ่มโฟลเดอร์ค้นหาทั้งหมดลงในแถบโฟลเดอร์รายการโปรดตามลำดับที่ฉันต้องการ แต่ละโฟลเดอร์การค้นหาจะแสดงจำนวนรายการที่ยังไม่ได้อ่าน (หรือจำนวนรวมหากคุณต้องการ) มันไม่ยากที่จะมองเข้าไปในแต่ละทีม
oleschri

ยุติธรรมเพียงพอ แต่ไม่ใช่วิธีการแก้ปัญหาที่ฉันกำลังมองหา ฉันรู้อยู่แล้วว่าฉันสามารถใช้หลาย ๆ โฟลเดอร์ได้ดังนั้นนี่ไม่ได้ทำให้ฉันเกินกว่าที่ฉันจะเริ่มด้วย ดูการอัปเดตคำถามของฉันสำหรับรายละเอียดเพิ่มเติม
เกร็กแจ็คสัน

0

ย้ายอีเมลแต่ละฉบับไปยังโฟลเดอร์เฉพาะหมวดหมู่โดยอัตโนมัติอย่างไร

จากนั้นคุณสามารถตรวจสอบโฟลเดอร์ตามลำดับความสำคัญของคุณ โฟลเดอร์นั้นเป็นประเภทการจัดเรียง / ตัวกรองหลักตามหมวดหมู่ดังนั้นตอนนี้คุณสามารถดูได้โดยการสนทนา ฉันคิดว่าการสนทนาควรใช้งานได้ตามที่คาดไว้แม้ว่าอีเมลจะอยู่ในโฟลเดอร์อื่นตามหมวดหมู่ของคุณ ใช้โฟลเดอร์ย่อยเพื่อแยกจากโฟลเดอร์อื่นและเติมหมายเลขเพื่อจัดเรียงตามที่คุณต้องการ


ปัญหาของเรื่องนี้คือมันช่วยลดการมองเห็นของหมวดหมู่ที่แตกต่างกันของอีเมล ฉันยังต้องการให้ที่ดินประเภทต่าง ๆ เหล่านี้เข้ามาในมุมมองเดียวดังนั้นฉันจึงไม่ต้องตรวจสอบว่ากล่องจดหมายสี่กล่องมีจำนวนเท่าใด สำเนาถึงและรายชื่อฉันอาจจะหลีกเลี่ยงสิ่งนี้ได้ แต่ทั้งความเห็นเกี่ยวกับโค้ดและสิ่งที่ฉันอยู่ในบรรทัด "ถึง" ต้องลงจอดในที่ที่เห็นได้ชัดเจนที่สุดสำหรับฉัน อาจมีวิธีแสดงหลายโฟลเดอร์เป็นหนึ่งเดียวหรือไม่ ฉันคิดว่านั่นเป็นสิ่งที่หมวดหมู่ทำ เป้าหมายของฉันคือป้องกันไม่ให้พฤติกรรมปัจจุบันถดถอย
Greg Jackson

0

เนื่องจากคุณบอกว่าการจัดกลุ่มตามหมวดหมู่เรื่องก็คือ "เข้าใกล้" คุณลองจัดกลุ่มตามหมวดหมู่ที่ได้รับแล้วตามหัวเรื่องหรือไม่ ที่ควรจะแก้ไขมันไม่ได้เป็นล่าสุด


จัดกลุ่มตามกลุ่ม "ที่ได้รับ" ในแต่ละนาทีและแยกกลุ่มหัวข้อการสนทนาจนถึงจุดที่ไร้ประโยชน์อย่างสมบูรณ์ แม้แต่การจัดกลุ่มตามวันซึ่งดูไม่เหมือนที่ฉันสามารถทำได้อาจแบ่งเธรดบางอย่างออกมากเกินไป (ฉันมีปัญหาที่มีลำดับความสำคัญสูงเป็นประจำซึ่งมีเธรดที่ครอบคลุมหลายวัน)
Greg Jackson
โดยการใช้ไซต์ของเรา หมายความว่าคุณได้อ่านและทำความเข้าใจนโยบายคุกกี้และนโยบายความเป็นส่วนตัวของเราแล้ว
Licensed under cc by-sa 3.0 with attribution required.