เคล็ดลับและเทคนิคของ Microsoft Outlook สำหรับการปรับปรุงประสบการณ์ผู้ใช้? [ปิด]

ฉันเป็นหนึ่งในผู้ใช้ Microsoft Outlook ที่ใช้งานหนักในปัจจุบันซึ่งทำงานบนเวอร์ชัน 2007 พระเจ้าทรงทราบว่าเครื่องมือนี้หนักและอาจทำให้เกิดปัญหา ฉันสงสัยในสิ่งที่ฝูงชนผู้ใช้ขั้นสูงต้องแนะนำเพื่อปรับปรุงประสบการณ์การใช้งาน

ข้อเสนอแนะหลายประการของฉันเอง:

1. ทำงานในโหมดแคชเสมอ (เครื่องมือ -> การตั้งค่าบัญชี -> เปลี่ยน -> ใช้โหมด Cached Exchange)
2. ใช้ความสามารถในการเก็บถาวรของ Outlook
3. ใช้โปรแกรมอ่าน RSS ของ Outlook - ง่ายและอนุญาตให้เข้าถึงฟีดของคุณแบบออฟไลน์
4. หากคุณมีการสมัครสมาชิกอีเมลไปยังนิตยสารบล็อก ฯลฯ - สร้างไดเรกทอรีย่อยเพื่อเก็บไว้และกฎที่จะย้ายพวกเขาไปที่นั่นโดยอัตโนมัติเมื่อพวกเขามาถึง (หนึ่งกฎต่อการสมัครสมาชิกขึ้นอยู่กับอีเมลของผู้ส่ง)

คุณยังสามารถแบ่งปันคำแนะนำที่ต้องมีการกำหนดค่า Exchange Server สำหรับพวกเราที่สามารถนำพวกเขาไปยังผู้จัดการฝ่ายไอที

คุณมีข้อเสนอแนะอะไร?

PS: "ใช้ Gmail" ไม่ใช่คำตอบที่ยอมรับเราบางคนไม่สามารถควบคุมระบบอีเมลที่เราใช้ ...

ฉันใช้การส่งอีเมลที่ล่าช้า คุณเพิ่งสร้างกฎใหม่ที่จะยกเลิกการส่งอีเมลตามจำนวนนาทีที่ระบุ

ฉันมีกฎกล่องขาเข้าเป็นศูนย์ เมื่อฉันอ่านอีเมลฉันย้ายมันไปยังโฟลเดอร์อื่นดังนั้นทุกอย่างในกล่องจดหมายจึงเป็นของใหม่และ / หรือดำเนินการได้ หากสามารถดำเนินการได้ฉันมักจะดำเนินการและยื่นอีเมลอย่างรวดเร็วเพื่อให้กล่องจดหมายเข้าว่างเปล่ามากที่สุด

นี่คือมาโครฐานของฉัน มันย้ายข้อความที่เลือกในบานหน้าต่างข้อความหรือข้อความที่เปิดปัจจุบันไปยังโฟลเดอร์ "Inbox โฟลเดอร์ส่วนบุคคล" ไฟล์ "กล่องขาเข้า" ของ PST คุณจะต้องเปลี่ยนชื่อไฟล์และโฟลเดอร์ PST หากต่างกัน ฉันสร้างปุ่มมาโครบนแถบเครื่องมือหลักของ Outlook และบนแถบเครื่องมือหน้าต่างข้อความอ่าน วิธีที่ดีที่สุดคือถ้าคุณเซ็นต์แมโครด้วย

Sub MoveSelectedMessagesToArchiveInbox()
    On Error Resume Next
    Dim objFolder As Outlook.MAPIFolder, objInbox As Outlook.MAPIFolder
    Dim objNS As Outlook.NameSpace, objItem As Outlook.MailItem

    Set objNS = Application.GetNamespace("MAPI")
    Set objInbox = objNS.GetDefaultFolder(olFolderInbox)
    Set objFolder = objNS.Folders("Archive Personal Folders").Folders("Inbox")

    'Assume this is a mail folder
    If objFolder Is Nothing Then
        MsgBox "This folder doesn't exist!", vbOKOnly + vbExclamation, "INVALID FOLDER"
    End If

    Select Case TypeName(Outlook.Application.ActiveWindow)
        Case "Explorer"
            If Application.ActiveExplorer.Selection.Count = 0 Then
                'Require that this procedure be called only when a message is selected
                Exit Sub
            End If

            For Each objItem In Application.ActiveExplorer.Selection
                If objFolder.DefaultItemType = olMailItem Then
                    If objItem.Class = olMail Then
                        objItem.Move objFolder
                    End If
                End If
            Next
        Case "Inspector"
            Set objItem = Outlook.Application.ActiveInspector.CurrentItem
                If objFolder.DefaultItemType = olMailItem Then
                    If objItem.Class = olMail Then
                        objItem.Move objFolder
                    End If
                End If
        Case Else
            ' Do Nothing
    End Select

    Set objItem = Nothing
    Set objFolder = Nothing
    Set objInbox = Nothing
    Set objNS = Nothing
End Sub

คลิกขวาที่ไอคอนถาดระบบของ Outlook และเลือก "ซ่อนเมื่อย่อขนาดเล็กสุด" พื้นที่เพิ่มเติมสำหรับแอพอื่น ๆ บนทาสก์บาร์ยินดีต้อนรับเสมอ :)

ฉันได้เพิ่มมาโครเพื่อตรวจสอบว่าฉันได้ป้อนเรื่องก่อนที่จะส่ง

1. กด Alt + F11 สิ่งนี้จะเปิดตัวแก้ไข Visual Basic

2. บนบานหน้าต่างด้านซ้ายคุณสามารถเห็น“ Microsoft Outlook Objects” หรือ“ Project1″ ขยายได้ ตอนนี้เราสามารถเห็น“ ThisOutLookSession”

3. ดับเบิลคลิกที่“ ThisOutLookSession” มันจะเปิดบานหน้าต่างรหัส

4. คัดลอกและวางรหัสต่อไปนี้ในบานหน้าต่างด้านขวา (บานหน้าต่างรหัส)

รหัส:

‘============================================================================
Private Sub Application_ItemSend(ByVal Item As Object, Cancel As Boolean)
    Dim strSubject As String

    strSubject = Item.Subject

    If Len(Trim(strSubject)) = 0 Then
        Prompt$ = “Subject is Empty. Are you sure you want to send the Mail?”
        If MsgBox(Prompt$, vbYesNo + vbQuestion + vbMsgBoxSetForeground, “Check for Subject”) = vbNo Then
            Cancel = True
        End If
    End If
End Sub

นอกจากนี้คุณยังจะต้องลงนามในแมโคร - ดูคำตอบของฉันไปที่คำถามนี้

ฉันชอบความสามารถในการเปิดมากกว่าหนึ่งหน้าต่าง Outlook เช่นหนึ่งสำหรับอีเมลหนึ่งสำหรับงานหรือปฏิทินเมื่อฉันทำงานร่วมกัน คลิกขวาที่รายการในบานหน้าต่างนำทาง:

เลือก 'เปิดในหน้าต่างใหม่' ฉันเชื่อว่ามีแป้นพิมพ์ลัดสำหรับสิ่งนี้ แต่ฉันไม่สามารถใช้งานได้จากหน่วยความจำของกล้ามเนื้อหรือค้นหาบนเว็บหรือในรายการแป้นพิมพ์ลัดอย่างเป็นทางการ!

อีกวิธีหนึ่งคือติดกับหน้าต่างเดียว แต่ใช้แป้นพิมพ์ลัดเพื่อย้ายระหว่างปฏิทินรายชื่อติดต่ออีเมลและอื่น ๆ :

ctrl + 1 สลับเป็น Mail
ctrl + 2 เปลี่ยนเป็นปฏิทิน
ctrl + 3 สลับไปยังผู้ติดต่อ
ctrl + 4 สลับไปที่งาน
ctrl + 5 เปลี่ยนเป็น Notes
ctrl + 6 สลับไปยังรายการโฟลเดอร์ในบานหน้าต่างนำทาง
ctrl + 7 เปลี่ยนเป็นปุ่มลัด

โดยทั่วไปสิ่งที่ฉันพบว่ามีประโยชน์มากคือการเรียนรู้แป้นพิมพ์ลัดบางอย่างสำหรับการดำเนินการที่ฉันใช้บ่อยที่สุด - ซึ่งช่วยประหยัดเวลาได้มากเมื่อรวมเข้ากับวันหรือสัปดาห์เนื่องจากฉันใช้เวลามาก ภาพ รายการที่สมบูรณ์มากที่นี่

และที่นี่ด้วย

เพื่อตอบสนองต่อความคิดเห็นของ Slink84 เกี่ยวกับการลืมแนบไฟล์แนบฉันได้ทำการค้นหาอย่างรวดเร็วและเจอรายการบล็อกนี้ซึ่งอธิบายถึงกระบวนการสร้างมาโครดังกล่าว

ฉันไม่ได้คัดลอกมาที่นี่เพราะมันค่อนข้างยาว

ตัวเลือกการเรียกคืนนั้นค่อนข้างมีประโยชน์เมื่อคุณลืมบางสิ่งเกี่ยวกับอีเมลที่คุณส่ง

ส่งเมล -> ดับเบิลคลิกที่เมล -> การกระทำอื่น ๆ -> เรียกคืน

ฉันมีกล่องอีเมลฝันร้าย - ฉันใช้บริบทที่ชัดเจนนี้