กำลังมองหาวิธีการจัดการกล่องจดหมายเข้าที่ดี [ปิด]

ฉันได้รับอีเมลสองสามร้อยฉบับต่อวันสำหรับการทำงาน หลายคนเป็นส่วนหนึ่งของการสนทนาทางอีเมลที่ใช้เวลาหลายวันหรือหลายสัปดาห์ดังนั้นฉันจึงเกลียดที่จะลบออกทันทีเพราะฉันอาจต้องการให้พวกเขาใช้อ้างอิงในอนาคตอันใกล้ ผลที่ตามมาคือฉันมีอีเมลนับพันในกล่องจดหมายเข้าของฉันคนเดียวซึ่งส่วนใหญ่ไม่เกี่ยวข้องอีกต่อไป ฉันใช้ธันเดอร์เบิร์ดดังนั้นฉันจึงมีคุณสมบัติการจัดระเบียบบางอย่างให้ฉัน แต่สิ่งที่ฉันต้องการจริงๆเป็นวิธีการที่ดีโดยรวมสำหรับการจัดการอีเมล ไม่มีใครมีข้อเสนอแนะใด ๆ ? ขอบคุณ!

การรวมกันของการตีความที่หลากหลายของกลยุทธ์ "zero inbox" รวมกับกระบวนการ Get Things Done ( GTD )

1. วินัยในตนเอง : ดูกล่องจดหมายของคุณสองสามครั้งต่อวัน - เมื่อคุณเริ่มทำงานไม่นานก่อนที่คุณจะทำงานเสร็จและสองสามครั้งในระหว่างนั้น
2. Mailfile องค์กร : มีสองโฟลเดอร์ "พิเศษ" ในไฟล์เมลของคุณ: ตะกร้าและนุ่มถังขยะ จากนั้นให้โฟลเดอร์ทำงาน (และอาจเป็นแบบส่วนตัว ) ด้วยโฟลเดอร์ย่อยต่าง ๆ สำหรับโครงการ / หัวข้อ
3. กระบวนการ : เมื่อใดก็ตามที่คุณเปิดกล่องจดหมายของคุณจัดการกับจดหมายทั้งหมดเริ่มต้นที่ด้านบนและไม่จบจนกว่ากล่องจดหมายเข้าจะเป็นศูนย์ ขึ้นอยู่กับปริมาณของจดหมายไปที่กล่องจดหมายซ้ำ ๆ จนว่างเปล่า

การกระทำที่เป็นไปได้ต่อเมลคือ:

• ลบทันทีไปยังถังขยะของกล่องจดหมาย (สิ่งที่คุณไม่ต้องการอีกต่อไปอย่างแน่นอน)
• ย้ายไปที่โฟลเดอร์ถังขยะนุ่ม (สิ่งที่คุณอาจต้องการในอนาคตอันสั้น)
• ย้ายไปที่โฟลเดอร์ตะกร้า (สิ่งที่คุณต้องการเก็บไว้)
• ย้ายไปที่โฟลเดอร์เฉพาะภายใต้โฟลเดอร์ที่ทำงานหรือส่วนตัว (สิ่งที่คุณต้องการเก็บไว้และมีความสำคัญพอ)

ความแตกต่างระหว่างตะกร้าและโฟลเดอร์เฉพาะภายใต้งาน

ลองใส่ทุกอย่างลงในรถเข็นแล้วใช้คุณลักษณะการค้นหา แต่อาจมีบางหัวข้อ / โครงการ / ปัญหาที่คุณต้องการจัดกลุ่มเข้าด้วยกันและสามารถดูได้ทั้งหมด - ดังนั้นคุณจึงใส่ไว้ในโฟลเดอร์ที่มีชื่อเหมาะสม

เคล็ดลับอีกอย่างสำหรับโฟลเดอร์ตะกร้า - ขึ้นอยู่กับแอปพลิเคชันอีเมลของคุณคือการใช้แท็กสำหรับคุณลักษณะการค้นหาขั้นสูง

จะทำอย่างไรกับโฟลเดอร์soft-trash

ลบอีเมลจากโฟลเดอร์soft-ถังขยะเป็นประจำเช่นอีเมลที่เก่ากว่า 3 เดือน สิ่งนี้จะช่วยให้คุณมีอีเมลค้างจำนวนหนึ่งเมื่อคุณพบว่าคุณต้องการอีเมลที่คุณลบไปเมื่อ 2 วันก่อน b / c ที่คุณคิดว่าคุณไม่ต้องการอีกต่อไป ...

ฉันชอบกลยุทธ์Inbox Zeroมาก แน่นอนมันต้องใช้ความพยายามบ้าง แต่คุณไม่สามารถคาดหวังการจัดการอีเมลได้อย่างง่ายดายใช่ไหม

กล่องขาเข้าศูนย์เป็นมือลงตอบที่ดีที่สุดเป็น Manni ปัญหา หลังจากที่คุณทำเสร็จแล้วลองทำสิ่งต่าง ๆ ให้สำเร็จ: The Art of Stress-Free Productivity (หนังสือปกอ่อน)

มันจะช่วยให้คุณปรับแต่งพลังพิเศษที่ค้นพบใหม่ของคุณ

เพื่อสรุปกระบวนการ GTD:

เมื่อประมวลผลที่ฝากข้อมูลกระบวนการทำงานที่เข้มงวดจะปฏิบัติตาม:

• เริ่มที่ด้านบน
• จัดการกับรายการหนึ่งครั้ง
• ไม่เคยใส่อะไรเข้าไปใน 'ใน'
• หากรายการต้องการการดำเนินการให้ทำอย่างใดอย่างหนึ่ง :
  • ทำ (ถ้าใช้เวลาน้อยกว่าสองนาที)
  • มอบหมายมัน
  • เลื่อนมัน
• หากรายการไม่ต้องการการดำเนินการให้ทำอย่างใดอย่างหนึ่ง :
  • ไฟล์มันสำหรับการอ้างอิง
  • โยนมันออกไป
  • ฟักไข่เพื่อการกระทำที่เป็นไปได้ในภายหลัง

หากใช้เวลาไม่ถึงสองนาทีในการทำสิ่งใดควรทำทันที กฎสองนาทีเป็นแนวทางปฏิบัติซึ่งครอบคลุมเวลาที่ใช้ในการเลื่อนการกระทำอย่างเป็นทางการ

ดูบทความ Wikipediaเพิ่มเติม

นี่คือสุดขีด / ไม่มีการรวบรวมกัน แต่บางครั้งสิ่งที่ฉันทำคือ (ใน gMail) "เลือกทั้งหมด" จากนั้นดูและยกเลิกการเลือกสิ่งสำคัญจากนั้นคลิก 'เก็บถาวร' นั่นเป็นเพียงสิ่งสำคัญในกล่องจดหมาย

ฉันมีอีเมลที่ไม่จำเป็นมากกว่าที่ฉันรู้ดังนั้นนี่จึงใช้ได้ดีสำหรับฉัน

เช่นเคย YMMV

ฉันเลิกจัดระเบียบอีเมลของฉันเพราะฉันรู้สึกเหมือนกำลังทำให้เสียและปล่อยให้อีเมลกองพะเนินแล้วฉันก็ไม่พบสิ่งที่ฉันกำลังมองหาเพราะฉันไม่รู้ว่าฉันใส่โฟลเดอร์อะไรลงไปในสิ่งที่คุ้มค่า ฉันใช้ Outlook 2003 และได้รับข้อความน้อยกว่า 30 ข้อความต่อวัน

นี่คือสิ่งที่ฉันทำตอนนี้:

1. ฉันติดตั้ง Google Desktop เพราะจะทำให้ฉันค้นหาอีเมลได้ดีกว่าสิ่งอื่นที่ฉันสามารถหาได้
2. ฉันเก็บอีเมลไว้หนึ่งเดือนในกล่องจดหมายเข้าของฉัน หลังจากนั้นฉันย้ายมันไปยังที่เก็บถาวรแยกต่างหาก
3. ฉันมีไม่กี่โฟลเดอร์ที่ฉันใช้ แต่ส่วนใหญ่จะเป็นอีเมลอัตโนมัติที่ฉันได้รับและสำหรับอีเมลที่ฉันมักจะอ้างอิง โฟลเดอร์เหล่านี้ส่วนใหญ่มีการตั้งค่ากฎที่วางอีเมลในโฟลเดอร์นั้นโดยอัตโนมัติและข้ามกล่องจดหมายเข้าของฉันอย่างสมบูรณ์

โชคดี!