อ่านอีเมลหลังจากอยู่ในช่วงวันหยุด

คนส่วนใหญ่ในด้านไอทีคุ้นเคยกับกองอีเมลที่รอพวกเขาหลังจากกลับมาจากไม่กี่สัปดาห์ เป็นการดีกว่าถ้าจะอ่านอีเมลล่าสุดก่อนหรืออีเมลเก่าที่สุดก่อน วิธีที่มีประสิทธิภาพที่สุดในการจัดการกับกองอีเมลคืออะไร

ฉันรู้สึกถึงภาวะที่กลืนไม่เข้าคายไม่ออกนี้เมื่อกลับมาจากวันหยุดเช่นกัน โดยทั่วไปแล้วดีกว่าที่จะอ่านพวกเขาจากที่เก่าแก่ที่สุดก่อน ด้วยวิธีนี้หากเกิดปัญหาหรือไฟดับคุณสามารถเห็นการแจ้งเตือนก่อนจากนั้นจึงทำการแก้ไขการแจ้งเตือน

สิ่งที่ฉันต้องทำก่อนที่ฉันจะไปพักผ่อนคือการตั้งค่าตัวกรองที่ย้ายการแจ้งเตือนทั้งหมดเกี่ยวกับปัญหา / ปัญหาไปยังโฟลเดอร์ของตนเอง ฉันยังทำสิ่งนี้กับบางคน (เช่นเจ้านายของฉันผู้ติดต่อในแผนกอื่น ๆ บุคคลสำคัญ) เพื่อให้ฉันสามารถดูอีเมลที่ต้องการให้ฉันติดตามได้อย่างง่ายดาย

นอกจากนี้หากคุณได้รับอีเมลที่ถูกตั้งค่าสถานะว่าเร่งด่วนเป็นประจำฉันมักจะสร้างโฟลเดอร์การค้นหา (Outlook) ที่จะแสดงอีเมลทั้งหมดที่ถูกตั้งค่าสถานะว่าเป็นเร่งด่วน

สิ่งที่ฉันทำหลังจากสองสามสัปดาห์ก่อนออกจากสำนักงานคือการสแกนกล่องขาเข้า Outlook ของฉันเพื่อขอประชุม บ่อยกว่าที่มีบางอย่างที่กำหนดไว้ภายในไม่กี่ชั่วโมงในการกลับมาและมันก็โง่ที่จะพลาดเพราะฉันทำงานอย่างเคร่งครัดแม้ว่ากล่องจดหมายจากปลายด้านหนึ่งหรือด้านอื่น (ตกลง YMMV ขึ้นอยู่กับประเภทของการประชุมที่คุณได้รับเชิญ ถึง ... บางคนอาจดีใจที่มีข้อแก้ตัวให้พลาดบางส่วน: ^)

ฉันมักจะทำประมาณ 3 ผ่านแต่ละจากเก่าไปใหม่ล่าสุด:

ก่อนอื่นฉันต้องดำเนินการอย่างรวดเร็วและกำจัดสิ่งที่ชัดเจน: คำขอการประชุมสแปมสร้างประกาศอัตโนมัติ ฯลฯ ขณะที่คอยดูอีเมล "น่าสนใจ" ฉันจะบันทึก "เหตุฉุกเฉิน" และเฝ้าดูปัญหาที่ได้รับการแก้ไขแล้ว ฉันพยายามดูสถานะสรุปด้วย

ในรอบที่สองฉันมองหาสิ่งที่ต้องการความสนใจในทันทีและยังไม่ได้รับการแก้ไขและลองแสดงความคิดเห็นอย่างน้อยหากไม่สามารถแก้ไขคำถามได้

ในที่สุดฉันก็อ่านและอ่านอีเมลที่เหลือในระหว่างวันทำงานปกติเพื่อติดตามอีเมลที่เหลือ

หวังว่าคุณจะมีการตั้งค่าตัวกรองจดหมายจำนวนมาก ถ้าไม่คุณควรพิจารณาสร้างใหม่

ฉันเพิ่งออกไปสองสัปดาห์ สิ่งที่ฉันทำเมื่อฉันกลับมาคือการทดสอบข้อความทั้งหมดโดยติดแท็กพวกเขาด้วยระดับความสำคัญ (1-5) ทันที จากนั้นฉันเริ่มดูข้อความนับร้อยใน # 1