Outlook จะแจ้งให้คุณทำเช่นนี้ไม่ว่าคุณจะมีพื้นที่เหลือน้อย การเก็บถาวรจะย้ายอีเมลไปยังโฟลเดอร์อื่นในไฟล์. pst แบบคงที่ที่จัดเก็บไว้ในเครื่อง (ไฟล์ pst ที่เก็บไว้ในเครือข่ายมีปัญหาด้านประสิทธิภาพอย่างมากและอาจทำให้ระบบล่มได้มากขึ้นดังนั้นจึงไม่คุ้มค่า
หากคุณเก็บถาวรหรือลบอีเมลอาจยังคงถูกทิ้งไว้บนเซิร์ฟเวอร์ Exchange เนื่องจากสามารถกำหนดค่าให้เก็บอีเมลไว้จนกว่าจะมีการสำรองข้อมูลสำเร็จครั้งถัดไป ในทำนองเดียวกันใน Exchange 2003 และรุ่นก่อนหน้า (และฉันค่อนข้างแน่ใจเหมือนกันว่าจะใช้ในปี 2007 แต่ไม่ใช่ 2010) หากมีการส่งอีเมลไปยังผู้ใช้สองคนขึ้นไปในเซิร์ฟเวอร์กล่องจดหมายเดียวกันอีเมลนั้นจะถูกจัดเก็บเพียงครั้งเดียว ด้วยรายชื่อของผู้ที่ยังคงมีอีเมลนั้น เฉพาะเมื่อทุกคนลบหรือเก็บถาวรอีเมลจะลบอีเมลจาก Exchange และประหยัดพื้นที่เก็บข้อมูล แม้ว่าจะไม่นับรวมกับโควต้าของคุณอีกต่อไปคุณอาจไม่ได้รับพื้นที่ว่างเพิ่มเติมจากเซิร์ฟเวอร์ Exchange
นอกจากนี้หากคุณลบหรือเก็บถาวรอีเมลและคุณเป็น "คนสุดท้ายในรายการ" และมันถูกลบไปแล้วการสำรองข้อมูลจะถูกนำไปใช้และอีเมลจะหายไปจริงๆนี่เป็นการเพิ่มพื้นที่ว่างในที่เก็บข้อความเท่านั้นซึ่งจะไม่ลด ปริมาณของดิสก์ที่ใช้ มันจะหมายถึงว่าพื้นที่ว่างสามารถใช้ได้ก่อนซึ่งจะทำให้การเพิ่มขึ้นของขนาดร้านค้าช้าลงชั่วขณะหนึ่ง (ขึ้นอยู่กับว่าคุณกำจัดและปริมาณจดหมายที่เซิร์ฟเวอร์จัดการกับปริมาณเท่าใด)