วิธีการจัดทำเอกสารค่าใช้จ่ายในการเดินทาง?

ฉันพบว่านักท่องเที่ยวจำนวนมากเขียนค่าใช้จ่ายของพวกเขาขณะเดินทาง อย่างไรก็ตามฉันมักจะพบว่ามันยากเป็นการส่วนตัวเพราะมีสถานการณ์มากมายที่ฉันไม่มีเวลาพอที่จะจดบันทึกเช่นจ่ายเงินค่ารถแท็กซี่และจากนั้นก็รีบไปข้างหน้า ดังนั้นฉันจึงหลงทางได้อย่างรวดเร็ว

คุณจะจัดการกับค่าใช้จ่ายในการจัดทำเอกสารได้อย่างไร? คุณมักจะทำหลังจากการจ่ายเงินหรือค่อนข้างจะรวมตัวกันในตอนเย็น? คุณจดทุกค่าใช้จ่ายหรือแค่ค่าใช้จ่ายหลัก?

ข้อกังวลหลักของฉันคือเกี่ยวกับค่าใช้จ่ายที่คุณไม่ได้รับใบเสร็จเช่นการจ่ายเงินในตลาดหรือการรวมกำไรรถยนต์

เท่าที่ใช้จ่ายเป็นเงินสด:

พกพาสมุดบันทึกขนาดพกพาขนาดเล็กและดินสอกอล์ฟ (หรืออุปกรณ์ที่คล้ายกันตามที่คุณต้องการ) ลงวันที่หน้าจากนั้นทุกครั้งที่คุณทำการซื้อเงินสดให้จดจำนวนและบันทึกย่อเกี่ยวกับสถานที่หรือสิ่งที่ซื้อมาเพื่อให้คุณจำได้เมื่อคุณทำบัญชีแยกประเภทในภายหลัง ยิ่งคุณบันทึกค่าใช้จ่ายได้เร็วเท่าไหร่ก็จะยิ่งจดจำจำนวนเงินที่แน่นอนได้ง่ายขึ้นเท่านั้น คุณอาจต้องการนับเงินสดในกระเป๋าเงินของคุณก่อนและหลังออกนอกบ้านหากคุณคาดว่าจะไม่มีเวลาทำโน้ตย่อในสมุดบันทึกของคุณหรือทำบันทึกให้เร็วที่สุดเท่าที่จะเป็นไปได้หลังจากความจริง (เช่น: รอจนกว่าคุณจะนั่งลง บนรถบัสเพื่อจดสิ่งที่คุณใช้ในค่าโดยสารรถบัสเมื่อเข้าสู่)

สิ่งที่ต้องติดตามเป็นหลักนั้นขึ้นอยู่กับวัตถุประสงค์ในการติดตามค่าใช้จ่าย หากคุณเพียงแค่พยายามทำให้แน่ใจว่าคุณยังคงอยู่ในงบประมาณคุณอาจติดตามแตกต่างไปจากถ้าคุณพยายามประเมินว่าจะจัดสรรจำนวนเท่าไรสำหรับการเดินทางในอนาคตที่มีระยะเวลาใกล้เคียงกัน หากการติดตาม "รู" ในค่าใช้จ่าย (เช่นมีคนอื่นปฏิบัติต่อคุณเป็นอาหารเย็น) คุณอาจต้องการจดบันทึกว่าค่าใช้จ่ายควรไปที่ใดเพื่อให้คุณจำได้ว่าต้องปรับค่าใช้จ่ายในอนาคต

สามสิ่งที่ช่วยฉันจัดระเบียบ:

• เป็นนิสัยในการเขียนใบเสร็จรับเงินที่ไม่ชัดเจน (เช่นแท็กซี่หลายแห่งมีเมืองไม่ใช่วันที่ - การเขียนหวัดไปที่สนามบินตอนนี้จะช่วยให้คุณเติมส่วนที่เหลือในภายหลัง)
• มีสถานที่มาตรฐานที่คุณใส่ใบเสร็จรับเงินที่คุณไม่ได้ดำเนินการ (สำหรับฉันนี่คือในสมุดบันทึกเพื่อช่วยป้องกันพวกเขาจากการขยำ - ถ้าฉันไม่ได้รับใบเสร็จฉันมักจะเขียนจำนวนลงในสมุดบันทึกเวลา)
• มีวิธีการ "รับ" ใบเสร็จรับเงินโดยการเขียนลงในการสรุปหรือพิมพ์ลงในสเปรดชีตและสถานที่ที่จะนำพวกเขาหลังจากทำเช่นนั้น

หากข้อมูลสรุปของคุณมีรูปแบบที่ค่อนข้างเป็นมาตรฐานมันจะช่วยให้คุณทราบว่าคุณพลาดค่าใช้จ่ายได้อย่างรวดเร็วคุณสามารถเห็นว่าไม่มีรายการอาหารกลางวันในวันอังคาร ในเหมืองถ้ามีคนอื่นซื้ออาหารให้ฉันหรือฉันแชร์แท็กซี่และคนอื่น ๆ ยืนยันที่จะจ่ายเงินสำหรับเรื่องทั้งหมดฉันเขียนว่า "โจจ่ายเงิน" หรืออะไรก็ตามที่อยู่ในบทสรุปนั้นดังนั้นฉันจึงรู้ว่ามันไม่ใช่ใบเสร็จที่ขาดหายไป หากเป็นใบเสร็จรับเงินที่หายไปฉันสามารถหาได้ก่อนที่จะเช็คเอาท์จากโรงแรมหรือลองจำหมายเลขอย่างน้อยประมาณ

สุดท้ายรับบัตรเครดิตหนึ่งใบเพื่อใช้ในการเดินทางเพื่อธุรกิจและใส่ลงไปในบัตรได้มากเท่าที่คุณจะทำได้ คุณสามารถสร้างใหม่ได้มากมายจากใบแจ้งยอดบัตรเครดิต แต่จาก "ฉันเข้ามาในเมืองด้วยราคา $ 73 และเหลือด้วย $ 14" ไม่มากนัก นอกจากนี้คุณยังได้รับบัตรเครดิตอย่างน้อยแม้ว่าคุณจะไม่ได้รับรายการแยกรายการที่มีภาษี

ฉันใช้Homebankสำหรับการเงินส่วนบุคคลทั้งหมดของฉัน บางคนก็สาบานโดยGnuCashแต่ฉันพบว่ามันไม่จำเป็นซับซ้อน Homebank นั้นง่ายกว่าและมีคุณสมบัติทั้งหมดที่ฉันสนใจ

ฉันมักจะรวบรวมใบเสร็จรับเงินทั้งหมดในระหว่างวันและใช้เวลาสิบนาทีในการเพิ่มลงในฐานข้อมูล หากคุณชำระเงินด้วยบัตรและมีบริการธนาคารอิเล็กทรอนิกส์คุณสามารถข้ามใบเสร็จและรับข้อมูลค่าใช้จ่ายที่แน่นอนจากเว็บไซต์ธนาคารของคุณ (สิ่งนี้มีประโยชน์เมื่อชำระเงินในสกุลเงินอื่นอัตราแลกเปลี่ยนของธนาคารแตกต่างจากของทางการและอาจมีภาษีเพิ่มเติม ค่าใช้จ่าย)

สิ่งนี้ต้องมีวินัยเล็กน้อย - ถ้าคุณข้ามการยื่นเอกสารเพียงไม่กี่วันกองใบเสร็จรับเงินจะกลายเป็นอุปสรรคผ่านไม่ได้ซึ่งคุณไม่สามารถพาตัวเองไปได้อย่างง่ายดาย นอกจากนี้หากคุณไม่ทำเช่นนี้ทุกวันคุณมักจะลืมสิ่งที่คุณใช้จ่ายเงินสดหากคุณยังไม่ได้รับใบเสร็จ - คุณไม่สามารถติดตามได้อย่างง่ายดาย

สำหรับค่าใช้จ่ายฉันเพิ่มทุกหนึ่งรายการเพื่อให้จำนวนเงินจริงและที่ตรงกับหนังสือ หากคุณจำไม่ได้ว่ามีธุรกรรมใดที่เฉพาะเจาะจงคุณสามารถวางไว้ในหมวดหมู่ "อื่น ๆ " และยังคงรักษาสมดุลทุกอย่าง สิ่งเหล่านี้มักจะเป็นการซื้อแบบครั้งเดียวเล็กน้อย

สมุดบันทึกเล็ก ๆ น้อย ๆ และงานมหัศจรรย์ปากกาหรือดินสอ ไม่จำเป็นสำหรับเครื่องชาร์จแบตเตอรี่ :)

ฉันได้พัฒนาแอพ Android ที่ออกแบบมาเพื่อทำสิ่งนั้น: ติดตามค่าใช้จ่ายของคุณได้อย่างง่ายดายขณะเดินทาง รองรับหลายสกุลเงินแบ่งค่าใช้จ่ายและติดตามพวกเขาบนแผนที่ วัตถุประสงค์หลักคือการติดตามค่าใช้จ่ายที่ใช้ร่วมกันของกลุ่มคน แต่คุณสามารถใช้เป็นคนเดียวได้

ได้ดู: TravelMoney

ไชโยฟรานซิส

เพื่อนและฉันใช้เวลาช่วงวันหยุดฤดูร้อนที่ผ่านมาและใช้ Google Spreadsheet ที่ใช้ร่วมกันเพื่อสร้างความสมดุลในตอนท้าย ตรวจสอบให้แน่ใจว่าคุณเก็บใบเสร็จรับเงินทั้งหมดและยินดีที่จะตัดสิ่งเล็ก ๆ น้อย ๆ จากนั้นเพียงทำบัญชีแยกประเภทในสเปรดชีตและเปรียบเทียบค่า สิ่งนี้ยังช่วยให้คุณได้รับประโยชน์จากการดูว่าเงินสะสมมากแค่ไหน (เช่นถ้าคุณจ่ายค่าที่พักและคนอื่นจ่ายค่าเดินทางคุณสามารถดูยอดรวมของเงินที่ไปได้มากที่สุด)

สิ่งที่ฉันพบว่ายากที่สุดคือการติดตามในหัวของฉันสิ่งที่ฉันใช้เป็นเงินสดและสิ่งที่ฉันใช้สำหรับการ์ด สิ่งหนึ่งที่เกี่ยวกับเงินสดคือการถอนเงินจำนวนมากรอบ - จากนั้นคุณจะเห็นสิ่งที่เหลืออยู่และรับการประมาณการที่ดีสำหรับสิ่งที่ใช้ไป

ฉันชอบติดตามค่าใช้จ่ายเมื่อฉันเดินทางเนื่องจากฉันมีงบประมาณ จำกัด แต่สิ่งที่ฉันไม่ชอบคือการติดตามว่าใบเสร็จรับเงินทั้งหมดของฉันคืออะไร! คำตอบอื่น ๆ ส่วนใหญ่ดูเหมือนจะแนะนำว่า: เก็บใบเสร็จแล้วใช้อย่างอื่นเพื่อติดตาม

โดยทั่วไปสิ่งที่ฉันทำคือฉันทำให้เป็นนิสัยในการถ่ายรูปใบเสร็จในแอพEvernoteบนโทรศัพท์ของฉัน (ฉันตั้งให้ Evernote ซิงค์เฉพาะกับเครือข่าย WiFi เพื่อให้ฉันไม่ต้องอัปโหลดบนเครือข่ายมือถือที่ช้ามันยังเก็บสำเนาในเครื่องไว้ด้วย) จากนั้นมันไม่สำคัญว่าฉันจะทำใบเสร็จรับเงินของฉันหายหรือไม่ ในบันทึกเดียวกันคุณสามารถพิมพ์หรือบันทึกบันทึกค่าใช้จ่ายที่คุณไม่ได้รับอย่างรวดเร็ว นี่เป็นการดำเนินการที่ง่ายและรวดเร็วหลังจากนั้นเมื่อคุณกลับมาและต้องยื่นค่าใช้จ่ายคุณสามารถนั่งลงและเพิ่มพวกเขาในครั้งเดียว

วิธีนี้ใช้ได้ดีพอสำหรับฉัน ฉันเดาว่าในบางจุดวิธีใดก็ตามที่คุณใช้คุณแค่ต้องทำให้มันเป็นนิสัย! คุณสามารถไปรอบ ๆ พูดว่า "แต่ฉันใช้เงินสด! วันละหลายครั้ง! แล้วฉันลืมพวกเขาทั้งหมด!" แต่นั่นไม่ใช่คำตอบที่แท้จริงสำหรับสิ่งนั้น :)

ฉันทำแอพเพื่อติดตามค่าใช้จ่ายของฉัน ... คุณสามารถหาได้ที่นี่: https://itunes.apple.com/us/app/share-travel-expense/id808843677?l=it&ls=1&mt=8

ติดตามค่าใช้จ่ายของคุณในการเดินทางหรือในช่วงสุดสัปดาห์กับเพื่อนของคุณ บันทึกการใช้จ่ายเงินของคุณที่คุณใช้จ่ายไปมากน้อยเพียงใดกับใครและคุณมีส่วนร่วมในงานปาร์ตี้ของคุณมากแค่ไหน คุณจะรู้ว่าคุณจะได้รับเงินคืนเท่าใดและคุณเป็นเจ้าของเท่าไหร่

• สร้างโปรไฟล์ผู้ใช้สำหรับเพื่อนของคุณและเพิ่มพวกเขาในการเดินทางของคุณ
• เพิ่มค่าใช้จ่ายของคุณ
• เพิ่มผลงานของเพื่อนทุกคนของคุณ
• รู้ว่าคุณและเพื่อนของคุณใช้เวลาไปทุกนาที
• สร้างแผนที่เพื่อติดตามค่าใช้จ่ายในการเดินทางของคุณ
• ส่งอีเมลสรุปข้อความไปยังเพื่อนร่วมเดินทางของคุณทุกคน
• นำเข้าเพื่อนร่วมเดินทางจากสมุดที่อยู่ของคุณ
• การเดินทางที่สร้างไว้ล่วงหน้าเพื่อทดสอบแอป