วิธีการจัดระเบียบเอกสารอย่างมีประสิทธิภาพเมื่อเดินทาง?

ทุกครั้งที่ฉันเดินทางจะมีเอกสารสิ่งพิมพ์และเอกสารอื่น ๆ ที่ฉันต้องพกติดตัวไปด้วย

บางส่วนเป็นเอกสารที่ฉันต้องใช้บ่อยๆ: ตั๋วหนังสือเดินทางหนังสือเดินทาง ฯลฯ ที่ฉันเก็บไว้ในกระเป๋าหรือกระเป๋าที่ง่ายต่อการเข้าถึง และมีเอกสารอื่น ๆ เช่นใบเสร็จการชำระเงินซึ่งไม่จำเป็นต้องใช้บ่อย แต่ยังมีเอกสารจำนวนมากที่ทำให้ฉันสับสน

ฉันสงสัยว่านักเดินทางที่มีประสบการณ์มาจัดระเบียบเอกสารเมื่อคุณเดินทางได้อย่างไร มีเครื่องมือเฉพาะ (กระเป๋า, โฟลเดอร์, กระเป๋าเอกสาร) ที่คุณใช้หรือไม่?

เอกสารจะต้องมีการจัดระเบียบอย่างดีและเบา

ภรรยาของฉันและฉันมีกระเป๋าเดินทาง / ผู้จัดงานที่เราใช้ในการเดินทางทุกครั้ง มันเป็นสิ่งที่น่ารัก แต่มีประโยชน์มาก มันทำจากวัสดุไนลอนและมีขนาดใหญ่พอแผ่น A4 ที่พับเป็นหนึ่งในสามจะพอดีภายในมีซิปลงสามด้านและมีหลายช่อง มันทำโดย Eagle Creek และมีลักษณะคล้ายกับคนนี้ เรามีเวลาสิบปีและมันเป็นการเดินทางที่นับไม่ถ้วนและยังคงอยู่ในสภาพดีเยี่ยม

ในนั้นเราแพ็ค:

• หนังสือเดินทาง
• พิมพ์ตั๋วเครื่องบิน / บัตรผ่านขึ้นเครื่อง / การจองโรงแรมและเส้นทางซ้อนกันตามลำดับที่จะใช้ในการเดินทาง
• ใบรับรองการฉีดวัคซีน
• เอกสารประกันการเดินทาง
• บัตรสะสมไมล์
• บัตรรับรองการดำน้ำลึก (หากเรากำลังออกทริปดำน้ำ)
• ประมาณหนึ่งในสามของสกุลเงินใด ๆ ที่เรากำลังไปเที่ยว (อีกสองในสามส่วนแบ่งระหว่างกระเป๋าเงินของฉันและกระเป๋าเงินของภรรยาของฉัน

โดยทั่วไปกระเป๋าเดินทางจะอยู่ในกระเป๋าเดินทางพกติดตัวระหว่างการเดินทาง

สำหรับการเดินทางบางครั้งฉันจะเก็บชุดเอกสารแยกต่างหาก (ปิดผนึกในซองจดหมายขนาดใหญ่) ไว้ในกระเป๋าเดินทาง

ในการสำรองข้อมูลเพิ่มเติมเอกสารอิเล็กทรอนิกส์ใด ๆ ที่เกี่ยวข้องอยู่ในโฟลเดอร์ OneDrive / Dropbox และฉันจะทำข้อมูลให้ตรงกับโทรศัพท์ของฉันก่อนที่จะออก (ในกรณีที่ฉันต้องการพวกเขาในสถานที่ที่ฉันไม่ได้รับโทรศัพท์)

ขณะที่ความคืบหน้าการเดินทางที่ฉันจะลบงานพิมพ์จากกระเป๋าสตางค์ที่พวกเขากลายเป็นซ้ำซ้อนและซ่อนไว้ที่อื่นในกระเป๋าเดินทางของฉันพร้อมที่จะหั่นเมื่อเราได้รับที่บ้าน

นี่อาจฟังดูเป็นเรื่องยุ่งยากและก่อนการเดินทางมากมาย แต่หมายความว่าเมื่อเราไม่อยู่เราจะได้พักผ่อนและเพลิดเพลินกับสิ่งต่าง ๆ !

ด้านล่างนี้เป็นรูปกระเป๋าเดินทางสองสามใบ นอกจากนี้ยังมีพื้นที่สำหรับปากกา - มีประโยชน์มากเมื่อกรอกบัตรลงจอดและแท็กกระเป๋า! :-)

หลังจากได้รับวีซ่าตั๋วประกันภัยการจองโรงแรม ฯลฯ ฉันจะสแกนทุกอย่างเป็นไฟล์ PDF

เอกสารสองประเภทหนึ่งประเภทที่มีความสำคัญต่อการเดินทางส่วนเอกสารอื่น ๆ มีไว้เพื่อขอความช่วยเหลือ จากนั้นฉันสร้างสองโฟลเดอร์ในดรอปบ็อกซ์สิ่งสำคัญและข้อมูล วีซ่า, ตั๋วเครื่องบิน, จองโรงแรม, ประกัน, ตั๋ว, หน้าข้อมูลพาสปอร์ต ฯลฯ ไฟล์ pdf ไปที่สำคัญ คู่มือการเดินทางทัวร์แผนที่ข้อมูลสภาพอากาศ ฯลฯ ไปที่ข้อมูล จากนั้นฉันก็รวมไฟล์ pdf ทั้งหมดในแต่ละโฟลเดอร์เป็นไฟล์ pdf ใหม่พิมพ์สองสำเนาของแต่ละรายการใน A5 Double side เย็บกระดาษแต่ละชุดที่มุมซ้ายบน

ขนาด A5 ทำให้มีขนาดเล็กพอที่จะเก็บในขณะที่ทำให้อ่านง่าย การพิมพ์สองด้านจะลดปริมาณลงครึ่งหนึ่ง

สิ่งสำคัญชุดหนึ่งไปในกระเป๋าเดินทางชุดที่สองอยู่กับฉันในกระเป๋ากล้องเอกสารพร้อมกับหนังสือเดินทางต้นฉบับ

สำเนาหนังสือคู่มือทั้งสองของ pdf ข้อมูลยังอยู่ในกระเป๋าเดินทาง ฉันใช้หนึ่งในวันหยุดที่สองเป็นการสำรองในกรณี

ต้นฉบับเป็นเพียงหนังสือเดินทาง, บัตรประจำตัวประชาชน, บัตรเงินและอื่น ๆ

แก้ไข: ฉันยังถือ ziplock หรือสองขนาดเกือบ A5 และฉันผลักใบเสร็จรับเงินตั๋วโทเค็นและอื่น ๆ ทั้งหมดที่ฉันได้รับในวันหยุดพักผ่อนในพวกเขาและเรียงลำดับเมื่อฉันกลับบ้าน

แก้ไข 2: ฉันใช้แอพ FolderSync Android เพื่อทำให้โฟลเดอร์นี้ซิงค์กับโทรศัพท์ของฉันสองทางและเกือบทุกครั้งที่โรงแรมสายการบินและอื่น ๆ ก็โอเคกับสำเนาของเอกสารเนื่องจากพวกเขาต้องการตัวเลขเพื่อค้นหาข้อมูลของฉันในระบบของพวกเขา .

ฉันเก็บไว้กับฉัน: หนังสือเดินทาง, บัตรประกัน, กระเป๋าเงิน (id, เงิน ... )

ฉันเก็บไว้บน iPhone: ตั๋วเครื่องบินอิเล็กทรอนิกส์ การจองโรงแรม / ที่พักและอีเมลยืนยัน

ฉันเก็บไว้ในซองงานฝีมือในกระเป๋าถือของฉันพิมพ์ซ้ำทุกการยืนยันที่ฉันได้รับทางอีเมล

อีเมลจะถูกเก็บไว้ในคลาวด์ (hotmail / gmail ... ) เพื่อให้สามารถเข้าถึงได้ง่ายในอินเทอร์เน็ตคาเฟ่หากจำเป็น

สแกนหนังสือเดินทางและบัตรเครดิต (ภาพถ่าย) จะถูกส่งทางอีเมลถึงตัวเองและ GF (และในทางกลับกัน) เพื่อให้พวกเขาถูกเก็บไว้ในคลาวด์หากจำเป็น

อย่างที่ริชาร์ดเขียนฉันทิ้งเอกสารที่ไม่จำเป็นทั้งหมดไว้ในกระเป๋าเพื่อคัดแยกและรีไซเคิลเมื่อเดินทางกลับบ้าน

ฉันจะแบ่งปันประสบการณ์ล่าสุดของฉัน

เราจะไปเที่ยววันหยุดกับ X-Mas และฉันสแกนและบันทึกเอกสารสำคัญทั้งหมดในแล็ปท็อปซึ่งอยู่กับฉันตลอดเวลา

มันเชื่อมต่อกับ Dropbox แล้วฉันก็คิดว่าฉันทำดีและฉันจะมีสำเนาทั้งหมดในสมาร์ทโฟนของฉันเพื่อการเข้าถึงที่รวดเร็วซึ่งฉันไม่สามารถนำแล็ปท็อปออกมาได้

เรากำลังจะไปถึงประเทศแรกและต้องกรอกบัตรตรวจคนเข้าเมืองของสายการบินเอาโทรศัพท์ออกเพื่อดูรายละเอียดหนังสือเดินทางของเราและพบว่าฉันลืมซิงค์โทรศัพท์กับ Dropbox (Anti-virus ได้บล็อกไม่ให้ทำงานใน พื้นหลัง). ฉันไม่สามารถทำอะไรได้นอกจากหัวเราะที่ความโง่เขลาของฉัน

คุณธรรม: อย่าเพิ่งสันนิษฐานว่าเอกสารจะอยู่ที่นั่น ตรวจสอบอีกครั้ง

แต่สิ่งหนึ่งที่ฉันทำได้ดีคือฉันพิมพ์สิ่งเหล่านั้นทั้งหมดแล้ววางลงในไฟล์ในกระเป๋าแล็ปท็อปของฉันและกำหนดหมายเลขตามลำดับที่ฉันคาดหวังไว้ว่าจะใช้

1. ตั๋ว
2. สำเนาหนังสือเดินทางวีซ่าและประกันภัย
3. จองสนามบิน
4. จองโรงแรม
5. จองทัวร์
6. โอนออกการจอง

จากนั้นตัวเลขถัดไปสำหรับประเทศที่สอง ฉันพบว่าการเรียงลำดับ1,2,3อย่างง่ายมีประโยชน์ตลอดทางทั้งสองประเทศที่เราไปเยือน มีการจองอย่างน้อย 15 ครั้งและลำดับนั้นทำให้ง่ายมาก

ไฟล์นี้อยู่ในส่วนเอกสารของกระเป๋าแล็ปท็อปของฉันซึ่งเป็นแบ็คแพ็คทุกครั้งที่เราไปถึงจุดต่อไปที่เราต้องการเอกสารภรรยาของฉันจะเอาเอกสารหมายเลขถัดไปออกจากกระเป๋าของฉันซึ่งอยู่ด้านหลังของฉัน , เอะอะไม่. ไม่จำเป็นต้องถอดถุงในแถว (ไม่ฉันไม่ขี้เกียจแค่ว่าฉันมีลูกของเราที่ไม่ชอบรถเข็นเด็กในอ้อมแขนของฉัน: P)

ทุกครั้งที่มีการใช้งานหนึ่งครั้งฉันจะใส่กากบาทลงและย้ายไปไว้ด้านหลังของไฟล์

ไม่แน่ใจว่าผู้คนจะชอบมันเป็นคำตอบของคำถามนี้หรือไม่: D

สำหรับเอกสารที่เป็นกระดาษฉันใช้โฟลเดอร์พลาสติกเป็นมัด ฉันจัดกลุ่มเอกสารในโฟลเดอร์ตามเวลาที่ฉันต้องใช้ เป็นไปได้ที่จะใช้สีที่แตกต่างกันในโฟลเดอร์เพื่อแยกความแตกต่างระหว่างพวกเขา อย่างไรก็ตามมันเป็นแบบกึ่งโปร่งใสดังนั้นคุณจะเห็นข้อความในเอกสารหนึ่งซึ่งคุณมีโฟลเดอร์

สำหรับฉันวิธีเดียวที่จะจัดเรียงสิ่งต่าง ๆ เหล่านี้คือแต่ละงานพิมพ์ตามลำดับที่คุณจะใช้มันจากนั้นทิ้งสิ่งต่าง ๆ ตามที่คุณใช้

เช่นหากคุณกำลังจะขับรถไปสนามบินขึ้นเครื่องบินแล้วรับรถเช่าเมื่อคุณลงจอดจากนั้นขับรถไปที่โรงแรมเพื่อเช็คอินฉันจะสั่งพิมพ์แบบนี้:

1. รายละเอียดที่จอดรถสนามบิน
2. รายละเอียดการเช็คอินที่สนามบิน
3. รายละเอียดการเช่ารถ
4. รายละเอียดโรงแรม
5. ส่งคืนรายละเอียดการเช็คอินเที่ยวบิน

อย่าลืมโยนสิ่งของ - เช่นหลังจากที่ฉันเช็คอินสำหรับเครื่องบินฉันจะโยนผ้าปูที่นอน 1 & 2 หมายถึงแผ่นที่ 3 (รายละเอียดการเช่ารถยนต์) อยู่ด้านบนสุดเมื่อฉันไปรับรถเช่า สิ่งนี้ทำให้ง่ายและรวดเร็วมากเพียงแค่ดึงแผ่นแรก / แผ่นด้านบนออกมาเสร็จแล้ว

Protip: หากมีงานพิมพ์หนึ่งแผ่นบนกระดาษหลายแผ่นตรวจสอบให้แน่ใจว่าได้เย็บเข้าด้วยกันเพื่อให้ง่ายต่อการจัดการ

สำหรับการเดินทางระยะสั้น / แบบง่ายฉันเพียงแค่เอาส่วนลึก ๆ ของการพิมพ์เหล่านี้ใส่ในซองจดหมายขนาด A4 แบบง่าย ๆ และเก็บไว้ในกระเป๋าพกพาของฉัน

Protip: เขียนสิ่งสำคัญไว้ที่ด้านนอกของซองจดหมายด้วยตัวอักษรตัวใหญ่ - หมายเลขเที่ยวบิน & เวลาเทอร์มินัลที่อยู่โรงแรม ฯลฯ ซึ่งหมายความว่าคุณสามารถรับข้อมูลนั้นได้อย่างรวดเร็วหากคุณกำลังรีบ

สำหรับการเดินทางระยะยาว / ซับซ้อนที่มีการจองจำนวนมากฉันวางสิ่งพิมพ์ลงใน "หนังสือที่แสดงผล" ซึ่งเป็นซองพลาสติก A4 ห่อมัดไว้ในหนังสือเล่มหนึ่งเพื่อให้ฉันสามารถพลิกดูได้ทั้งหมด หนังสือแสดงราคาถูกและเบา - ฉันเคยใช้หนังสือเหล่านี้ในการเดินทางระยะไกลด้วยการจอง 30 หรือ 40 ครั้งสำหรับสิ่งต่าง ๆ และพวกเขาก็ทำงานได้ดีมาก ๆ

แน่นอนกระดาษพิมพ์เหล่านี้เป็นข้อมูลสำรอง ฉันจะเปิดใช้งานมัน / ปักหมุดสำหรับออฟไลน์ส่วนใหญ่บนโทรศัพท์ของฉัน

ฉันมีโน๊ตบุ๊ค Moleskine ขนาดเล็ก (A5) ที่ฉันใช้สำหรับเดินทาง ในปกด้านในฉันเขียนสิ่งต่าง ๆ ที่ไม่ค่อยเปลี่ยนแปลงและจะเหมือนกันตลอดการเดินทางหลายครั้งเช่นหมายเลขหนังสือเดินทางของฉัน (ในกรณีที่มันหายไป) หมายเลขบัตรหมายเลขโทรศัพท์สำหรับธนาคารของฉัน (ในกรณีที่ฉันต้องการยกเลิกบัตรของฉัน) เป็นต้นจากนั้นในแต่ละหน้าฉันเขียนรายละเอียดของแต่ละแง่มุมของการเดินทางตามลำดับเวลา หน้าเหล่านี้ง่ายต่อการลบหลังจากการเดินทาง / ก่อนหน้าถัดไป

สำหรับเที่ยวบินฉันจะมีสนามบินสายการบินหมายเลขเที่ยวบินเทอร์มินัล (ถ้ามี) และเวลาออกเดินทาง สำหรับโรงแรม (หรือที่เป็นไปได้มากขึ้นตอนนี้ airbnbs) ชื่อที่อยู่หมายเลขโทรศัพท์หมายเลขยืนยันการจองวันที่ฉันเข้าพัก

มันมีขนาดเล็กพอที่จะใส่ในกระเป๋าได้ แต่ก็ใหญ่กว่านิดหน่อย (ถึงแม้จะเป็นจำนวนที่ค่อนข้างหนา) กว่าพาสปอร์ตของฉันและมีสายรัดยางยืดเพื่อไม่ให้ฝาปิดปิดดังนั้นฉันจึงสามารถใส่พาสปอร์ตไว้ข้างใน

ในโทรศัพท์ของฉันฉันมักจะมีแอพ airbnb แอพสำหรับ United และฉันติดดาว / ยืนยันอีเมลเพื่อให้ฉันสามารถค้นหาได้อย่างรวดเร็วหากต้องการ ฉันมักจะพกแบตเตอรี่ก้อนที่สองเมื่อเดินทางดังนั้นฉันจึงไม่ต้องกังวลมากนักเกี่ยวกับแบตเตอรี่ที่กำลังจะตาย

ในเรื่องของการพิมพ์ให้น้อยที่สุด โดยทั่วไปสิ่งเดียวที่ฉัน (อาจ) ต้องผ่านการควบคุมชายแดนในประเทศที่ฉันกำลังเดินทางไป (เช่นพิมพ์ออกมาจากการจองเที่ยวบินของฉัน (s) เพื่อพิสูจน์ว่าฉันมีตั๋วกลับ) และสิ่งที่พวกเขาระบุอย่างชัดเจนว่าพวกเขาไม่ ไม่ยอมรับสำเนาอิเล็กทรอนิกส์ / ตั๋วอิเล็กทรอนิกส์ (ฉันเดินทางโดย Greyhound ระหว่าง Seattle และ Spokane เป็นส่วนหนึ่งของการเดินทางไปสหรัฐอเมริกาเมื่อปีที่แล้วพวกเขายอมรับเฉพาะตั๋วที่พิมพ์ออกมาเท่านั้น)

ใบเสร็จรับเงินที่ฉันสะสมในระหว่างการเดินทางเพียงไปในกระเป๋าเงินของฉันเพื่อแยกออกเมื่อฉันกลับถึงบ้าน