ทางออกที่ดีที่สุดสำหรับการเก็บเอกสารคืออะไร

ฉันกำลังมองหายูทิลิตี้ที่ช่วยฉัน (และเพื่อนร่วมงาน) ในการจัดเก็บเอกสารอย่างเป็นระบบ (เช่น Zeitgeist แต่ถาวร)

ยูทิลิตี้จำเป็นต้องทำความสะอาดเอกสารเก่าจากเดสก์ท็อปและเก็บไว้ในเซิร์ฟเวอร์ (โดยอัตโนมัติเท่าที่จะทำได้และสอดคล้องกัน) อาจจะมาจากสถานที่เพียงไม่กี่แห่ง (ไดเรกทอรีเอกสาร)
เอกสารจะถูกเก็บไว้ในสื่อขนาดใหญ่ราคาถูกเป็นเวลาหลายปีมา - ฮาร์ดดิสก์และระบบไฟล์อาจ? ง่ายต่อการบำรุงรักษาและจัดการสำหรับองค์กรขนาดเล็ก
เอกสารจะต้องง่ายต่อการค้นหาและกู้คืน

วิธีหนึ่งที่เป็นระบบอาจเป็นโครงสร้างไดเรกทอรีตามปีเดือนผู้ใช้หรือผู้ใช้ปีเดือน ข้อดีคือถ้าเอกสารสามารถเชื่อมโยงกับโครงการหากเอกสารสามารถค้นหาได้และหากเอกสารอาจเป็นอีเมลได้การสนทนากับ IM ไม่เพียง แต่เป็นเอกสารดั้งเดิมของ OpenOffice

ความคิดใด ๆ

software-recommendation document-management

— Anders Wallenquist
แหล่งที่มา

ฉันไม่คิดว่ามันเกี่ยวข้องกับอูบุนตู

— chris

อาจเป็นไปได้ว่าถ้าผู้ถามกำลังมองหาโซลูชันการจัดเก็บเอกสารบน Linux โดยเฉพาะ Ubuntu เขาไม่ได้กล่าวถึงข้อกำหนดใด ๆ ในการใช้ Windows

— Torben Gundtofte-Bruun

มันเป็นคำถามที่ถูกต้อง ดูlinuxappfinder.com/office/documentmanagementสำหรับรายการเครื่องมือการจัดการเอกสารสำหรับ Linux ข้อกำหนดหนึ่งที่ควรโดดเด่นคือความสามารถในการเข้าใจรูปแบบเช่น PDF และ ODT และจัดทำดัชนีโดยอัตโนมัติค้นหารายการที่ซ้ำ ฯลฯ

— user4124

เรามีสภาพแวดล้อม Ubuntu กับลูกค้าและเซิร์ฟเวอร์ Ubuntu ดังนั้นฉันคิดว่านี่เป็นเรื่องเกี่ยวกับ Ubuntu ฉันไม่ชอบระบบการจัดการเอกสารแบบดั้งเดิมหลายอย่าง ฉันได้ทดสอบ Knowledgeware, Alfresco, Drupal และ OpenERP แล้ว แต่ไม่มีใครทำงานบนเดสก์ท็อป (และจัดเก็บเอกสารโดยอัตโนมัติเช่น Backintime, Deja-Dup, UbuntuOne, pam_csync และ DropBox สำหรับการสำรองข้อมูลและทำข้อมูลไดเรกทอรีให้ตรงกัน) DMS แบบดั้งเดิมอาจเป็นแพลตฟอร์มการจัดเก็บข้อมูลที่รวมกับไคลเอนต์ที่ทำการ "ล้างข้อมูล" และย้ายเอกสารที่เก่าพอสำหรับการจัดเก็บลงสื่อถาวร

— Anders Wallenquist

ข้อเสียของ DMS ในการจัดเก็บคือการเติบโต "เก่า" อย่างรวดเร็วในมุมมองการเก็บถาวร DMS มาพร้อมกับรุ่นใหม่หลายครั้งในช่วงทศวรรษที่ผ่านมาและต้องการความรักและการโยกย้ายมากเมื่อเปรียบเทียบกับระบบไฟล์ที่เรียบง่าย อาจเป็น fileserver + indexserver (เช่น Solr) และ Zeitgeist บนไคลเอนต์ที่จะทำงานได้หรือไม่

— Anders Wallenquist

คำตอบ:

คุณสามารถอุทิศเครื่องคอมพิวเตอร์เก่า (ที่มี HDD ใหม่ใหญ่) เป็นเซิร์ฟเวอร์สำรองและติดตั้งBackupPC

ไม่จำเป็นต้องใช้ซอฟต์แวร์ฝั่งไคลเอ็นต์ - เพียงแค่ส่งออกผ่าน NFS สำรองข้อมูลบนไคลเอนต์ (เช่น / home / หรือ / home / ชื่อผู้ใช้ / เดสก์ท็อปเป็นต้น) หรือแชร์โฟลเดอร์บนสถานี Windows
ส่วนต่อประสานผู้ใช้บนเว็บที่ทรงพลังช่วยให้สามารถจัดการดูไฟล์บันทึกการกำหนดค่า
สามารถกำหนดนามสกุลของไฟล์เพื่อรวม / ยกเว้นไฟล์ได้
ใช้ rsync เพื่อการสำรองข้อมูลที่รวดเร็ว

แยกกันคุณสามารถใช้การค้นหาเว็บบนเซิร์ฟเวอร์ linux โดยใช้XapianหรือOmega

— เครื่องบินไอพ่น
แหล่งที่มา

ฉันสามารถกำหนดค่า BackupPC สำหรับย้ายไฟล์ไปยังที่เก็บถาวรได้หรือไม่ โดยปกติการสำรองข้อมูลจะเป็นภาพสะท้อนของกลุ่มของไฟล์ สิ่งที่ฉันต้องการก็คือกระบวนการจัดเก็บไฟล์ถาวรในบางช่วงอายุไปยังที่เก็บไฟล์

— Anders Wallenquist

Xapian / omega ฟังดูน่าสนใจฉันคิดว่า Drupal มี API การค้นหาสำหรับการค้นหาแบบ xapian และ faceted ฉัน googled เกี่ยวกับ Zeitgeist และปลั๊กอิน xapian - นี่เป็นวิธีแก้ปัญหาในการค้นหาไฟล์เก็บถาวรส่วนกลางเหมือนกับการค้นหาในท้องถิ่นหรือไม่ เป็นไปได้หรือไม่ที่จะสงวนสิทธิ์ในการอ่านและกลุ่มเมื่อสร้างดัชนีด้วย Xapian teamgeist-extension สำหรับ Zeitgeist เป็น indexserver สำหรับองค์กรหรือไม่?

— Anders Wallenquist

ฉัน googled สำหรับการรวมกันของ BackupPC และ Xapian และไม่พบอะไรเลย ดูเหมือนว่า BackupPC เก็บเอกสารที่บีบอัดไว้ Xapian สามารถจัดทำดัชนีไฟล์บีบอัดเหล่านั้นได้หรือไม่

— Anders Wallenquist

คุณสามารถใช้บริการคลาวด์คอมพิวติ้งเช่นDropboxหรือUbuntuOne

ผมแนะนำให้คุณใช้ Dropbox คุณสามารถเลือกระหว่างฟรี (2gb + 8by เชิญคนอื่น ๆ ) หรือแผนชำระเงิน (50 หรือ 100gb)

คุณสามารถแชร์โฟลเดอร์กับผู้ใช้ดรอปบ็อกซ์รายอื่นหรืออ่านอย่างเดียวกับทุกคน

และกู้คืนไฟล์ที่ถูกลบ

— Matteo Pagliazzi
แหล่งที่มา

ฉันมีความกังวลเกี่ยวกับความปลอดภัยต้นทุนและความสามารถในการใช้บริการประเภทนี้ เช่นนี้หมายความว่าไดเรกทอรีบ้านของพนักงานทุกคนในอุปกรณ์ทั้งหมดจะต้องมีขนาดใหญ่หลาย TB ด้วยเหตุผลด้านความปลอดภัยบริการคลาวด์จึงมีพื้นที่เก็บข้อมูลที่เข้ารหัส ฉันไม่คิดว่า Dropbox หรือ UbuntuOne สามารถแข่งขันกับดิสก์ขนาดใหญ่ราคาประหยัดได้ หากโลคัลดิสก์ไม่ใช่ปัญหา rsync / backup-pc การย้อนกลับในเวลาหรือ deja-dup ไปยังเซิร์ฟเวอร์จะทำงาน

— Anders Wallenquist

ในขณะที่มันไม่ได้ขึ้นอยู่กับอูบุนตู, งานพิพิธภัณฑ์สำหรับผมได้มีการประเมินArchivista มันเป็นชุดซอฟต์แวร์สำหรับการจัดเก็บแคตตาล็อกและการจัดทำดัชนี (และหากจำเป็นต้องสแกนและ OCRing) เอกสารที่มีอยู่ในซีดี (ค่อนข้างค่อนข้างไม่ได้มาตรฐาน) ที่เรียกว่า " Archivista BOX " (เป็นโอเพ่นซอร์ส) แต่ บริษัท ส่วนใหญ่ขาย เครื่องใช้ไฟฟ้าที่ใช้ซอฟต์แวร์ แคตตาล็อกให้ส่วนหน้าเว็บ

พวกเขาอ้างว่ารูปแบบที่ใช้นั้นเป็นเอกสารที่เปิดกว้างและมุ่งมั่นเพื่อให้มีอายุยืนยาว ฉันต้องเพิ่มว่าส่วนตัวฉันยังไม่ได้ประเมินว่าในรายละเอียดที่ดีแม้ว่า

— jstarek
แหล่งที่มา

ภาษาเยอรมันของฉันเป็นสนิมเล็กน้อย มีบทหนึ่งเกี่ยวกับการเก็บถาวร archivista.ch/de/pages/produkte/dms-und-erp/ …แนวคิดทั่วไปเกี่ยวกับการเก็บถาวรคืออะไร พวกเขาใช้เครื่องมือจัดทำดัชนีแยกกันหรือไม่? ถ้าเป็นเช่นนั้นมีการเชื่อมต่อใด ๆ เพื่อค้นหาสิ่งของบนแพลตฟอร์ม Gnome หรือไม่? ดูเหมือนว่าพวกเขาแปลงเอกสารเป็น pdf แล้วเก็บไว้ในไฟล์เซิร์ฟเวอร์ (การอ่านถูกต้องหรือไม่)

— Anders Wallenquist

เพียงแค่ใช้archivista.ch/en/pages/products/dms-erp.php - ทุกหน้าดูเหมือนจะเป็นภาษาอังกฤษเช่นกัน :-) ลิงค์การเลือกภาษาอยู่ในกล่องเมนูสีฟ้าด้านซ้ายที่ด้านล่าง

— jstarek